Mercy Corps est une organisation mondiale de premier plan, animée par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Lors de catastrophes et de difficultés dans plus de 40 pays à travers le monde, nous collaborons pour mettre en œuvre des solutions audacieuses, aidant les gens à triompher de l’adversité et à bâtir des communautés plus fortes de l’intérieur, aujourd’hui et pour l’avenir.
POSTE 1 : Assistant(e) Administration & Protocole – Kinshasa
LES FONCTIONS ESSENTIELLES DU POSTE
Sous la supervision du Conseiller Senior Relation Publiques & Ressources Humaines, l’Assistant.e Administration et Protocole participera au bon fonctionnement de la mission de Mercy Corps en RDC. Travaillant en étroite collaboration avec son superviseur, l’Assistant.e Admin & Protocole assurera son travail dans le respect des règles et procédures de Mercy Corps globale.
a. Appui suivi des visas
– Faire la légalisation des lettres d’invitation auprès des ministères de la Justice et des Affaires Etrangères et faire le rapport à qui de droit,,
– Faire les achats des prises en charges de la Direction Générale des Migrations (DGM), les remplir par visiteur et s’assurer qu’elles reçoivent tous les cachets et signatures (communes & chancellerie DGM),
– Être en contact régulier avec les services de la Direction Générale des Migrations pour le suivi de tout genre de visa,
– Travailler de concert avec l’Officier Senior Protocole pour la mise à jour des visas en cours de traitement au niveau de la DGM,
– Obtenir toute demande de déplacement pour les visiteurs du projet mené par Mercy Corps.
b. Accueil des visiteurs expatriés du projet
– Faire les réservations de chambres d’hôtels pour les staffs en mission à Kinshasa.
– Accueillir les visiteurs expatriés au niveau de l’aéroport international de N’Djili et assurer leur logement à l’hôtel.
– S’assurer que les visiteurs ont reçu les téléphones et cartes sims locales rechargées en crédits téléphoniques.
– Remplir régulièrement le tableau des arrivées internationales et nationales ainsi que son fichier électronique.
c. Gestion des courriers
– Assurer la réception, l’expédition et l’archivage des courriers,
– Enregistrer et classer les correspondances,
– Assurer le dispatch à l’interne et à l’externe des correspondances reçues et sortantes tout en assurant leur classement électronique et physique,
– Distributeur des correspondances auprès des partenaires,
– Toutes autres tâches connexes.
CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :
– Diplôme d’Etat ou Universitaire,
– La faculté à pouvoir suivre plusieurs tâches à la fois et à changer ses priorités selon les besoins du département,
– Très bonne aptitude d’organisation et de planification,
– Capacité à travailler sous pression et à correctement gérer son stress,
– Bonnes connaissances du pack Microsoft Office (Microsoft Word, Excel, Powerpoint).
– Maîtrise de la langue française.
FACTEURS DE SUCCÈS :
L’habilité prouvée d’interagir efficacement avec le personnel national et international et les communautés bénéficiaires est fortement demandée. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir de multiples tâches dans un délai requis sans supervision est fortement demandée.
L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. La confidentialité, la discrétion, l’honnêteté et l’intégrité dans l’accomplissement de ce travail sont obligatoires. Être un communicateur parfait et surtout donner les feedbacks à temps.
