À propos de Mercy Corps
Mercy Corps est animé par la conviction qu’un monde meilleur est possible. Pour ce faire, nous savons que nos équipes font de leur mieux lorsqu’elles sont diversifiées et que chaque membre de l’équipe se sent à sa place. Nous sommes ouverts à la diversité des parcours, des perspectives et des compétences afin de pouvoir être plus forts et avoir un impact à long terme.
POSTE : RESPONSABLE DES SUBAWARDS ET DE LA CONFORMITÉ-ABUJA
Lieu : Abuja, Nigéria.
Statut du poste : Temps plein, régulier.
Résumé du programme/département
Mercy Corps est présent au Nigeria depuis 2012, concentrant ses interventions sur l’aide humanitaire, le développement économique et l’atténuation des conflits. Alors que l’insurrection en cours dans le nord-est du Nigeria entraîne le déplacement de millions de personnes, Mercy Corps a lancé sa réponse humanitaire en 2014 pour répondre aux besoins humanitaires croissants. Alors que la crise persiste, la stratégie de Mercy Corps s’est également élargie pour s’attaquer aux causes profondes du conflit et chercher à renforcer la résilience à long terme des communautés avec des programmes intégrés axés sur la gouvernance, la reprise des marchés et des moyens de subsistance, la cohésion sociale et le développement social. protection, autonomisation des jeunes et gestion des conflits locaux.
Sommaire général du poste
Le sous-prix & Le responsable de la conformité est responsable de la gestion des aspects programmatiques, financiers et opérationnels de toutes les sous-récompenses émises dans le cadre de tous les programmes de Mercy Corps Nigeria. En travaillant avec un ensemble de partenaires locaux et internationaux de plus en plus larges et diversifiés à tous les niveaux de la société publique, privée et civile, il est nécessaire de renforcer le soutien programmatique et financier aux partenaires pour permettre une croissance et un développement plus robustes des bénéficiaires de subventions auxiliaires. Le respect des réglementations des donateurs et des politiques et procédures internes de Mercy Corps est un élément essentiel du processus de renforcement des capacités et essentiel pour permettre aux sous-bénéficiaires de développer des systèmes solides qui aideront à la mise en œuvre des interventions programmatiques.
Le sous-prix & Le responsable de la conformité supervise l’équipe des sous-attributions. Il/elle travaille sous la direction du directeur financier et conformité et travaille en étroite collaboration avec le personnel de l’équipe des opérations, de l’équipe financière, des équipes de programme et des responsables du suivi et de l’évaluation. De plus, le responsable des subventions secondaires et de la conformité établira des liens étroits avec notre siège mondial et européen grâce à des consultations régulières avec les services de conformité et juridiques de Mercy Corps à Édimbourg (EDI) et à Portland (PDX).
Responsabilités professionnelles essentielles
GESTION DES SOUS-COMPENSES
- Participer à l’élaboration de la stratégie programmatique globale et de la stratégie du programme de sous-prix.
- Veiller à ce que les sous-subventions soient gérées conformément au manuel de gestion financière des sous-subventions de Mercy Corps.
- Participer à la conception de nouvelles initiatives qui nécessitent des stratégies de partenariat et gérer les relations avec les partenaires potentiels.
- Administrer les processus concurrentiels conformément au manuel de gestion financière des sous-subventions qui définit et communique clairement les étapes de sélection, de négociation et d’attribution des sous-subventions.
- Responsable de l’examen des budgets et des descriptions budgétaires des candidats aux sous-subventions pour en vérifier l’exhaustivité, le réalisme des coûts et la conformité aux exigences budgétaires.
- Responsable de l’examen financier préalable à l’attribution et d’autres diligences raisonnables des candidats apparemment retenus.
- Travailler en étroite collaboration avec les organisations sous-récipiendaires au niveau du consortium pour garantir qu’elles émettent, gèrent et surveillent les sous-subventions conformément au manuel des sous-subventions.
- Assurez-vous que tous les sous-bénéficiaires se conforment aux procédures du manuel des sous-subventions et que les annexes sont pleinement utilisées.
- Rédiger des modifications aux sous-subventions, si nécessaire.
- Examiner les rapports financiers et programmatiques des sous-récipiendaires pour en vérifier l’exactitude et l’exhaustivité et garantir que les rapports sont soumis à temps.
- Élaborer des plans de suivi des sous-récipiendaires, effectuer un suivi financier et programmatique des sous-récipiendaires. Visiter les sous-récipiendaires et produire des rapports réguliers de visites de suivi financier et programmatique.
- Effectuer le suivi de tous les problèmes de conformité des sous-attributions, des audits et des résolutions de documents.
- Créer et mettre à jour/maintenir les cartes de sous-subventions et garantir que les rapports sur les dépenses des sous-subventions sont saisis dans Navigator.
- Tenir à jour les dossiers de sous-subventions conformément au manuel financier de terrain et au manuel de sous-subventions.
- Traitez les paiements des sous-récipiendaires et rapprochez le suivi financier des sous-subventions avec les rapports du grand livre général.
- Responsable de la clôture financière des sous-subventions, notamment en s’assurant que toutes les exigences de l’accord de sous-subvention ont été respectées et que les fonds de la sous-subvention ont été correctement réglés.
- Aider l’équipe du programme à évaluer les besoins organisationnels des sous-récipiendaires, afin que le processus de sous-attribution renforce la capacité des ONG/OSC locales à répondre aux normes de classe mondiale.
- Élaborer un calendrier et des échéanciers de planification et de reporting pour garantir que les programmes et les activités sont planifiés et offrent un bon rapport qualité-prix.
- Développer et examiner le système et les outils de gestion financière.
- En coopération avec les agents de programme, s’assure que les partenaires du projet disposent des liquidités nécessaires pour mettre en œuvre le programme et que les demandes de fonds sont traitées de manière précise et en temps opportun.
- Superviser le processus de budgétisation et de reporting en aidant les responsables du budget à produire des informations budgétaires de qualité qui correspondent à la stratégie et à la planification des activités du programme.
- Examiner et réviser régulièrement les politiques/procédures organisationnelles pour garantir qu’elles sont conformes à la stratégie opérationnelle actuelle et future.
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe PaQ pour garantir que l’inclusion de l’éthique, des politiques de sauvegarde, du CARM et des directives de communication soit intégrée dans chaque partenariat.
- Combler le fossé entre les finances, les programmes et les sous-subventions au sein de Mercy Corps.
PARTENARIAT ET RENFORCEMENT DES CAPACITÉS DES PARTENAIRES
- Fournir des orientations stratégiques en matière de programme et un soutien technique pour le renforcement des capacités en matière d’attribution de subventions secondaires en fournissant un soutien aux organisations partenaires selon les besoins et en coordination avec l’équipe du programme concernée.
- Mener l’évaluation des capacités des organisations identifiées à l’aide des outils organisationnels de Mercy Corps.
- L’outil d’indice de capacité (OCI) et l’utilisation des résultats de l’OCI aident les organisations partenaires à créer des plans de développement des capacités.
- Affiner les outils de développement organisationnel et recommander les meilleures approches pour le développement des capacités des partenaires sur la base des connaissances et de l’expérience existantes de Mercy Corps.
- Offrir une formation pour renforcer les capacités et les compétences techniques des partenaires.
- Élaborer des documents de sous-projets, un plan de travail et des budgets avec les parties concernées des programmes, des finances, des contrats et des subventions.
- Élaborer un calendrier de réunions mensuel/trimestriel montrant les réunions régulières
- Fournit un soutien technique et de gestion à l’ensemble des projets à travers la conception, la mise en œuvre, la détermination du personnel clé et des sous-bénéficiaires.
- Développer des activités de formation et de renforcement des capacités pour les sous-récipiendaires.
- Fournir des conseils et des consultations en matière de conformité aux sous-récipiendaires en fonction de la demande.
- Soutenir le partage des connaissances entre pairs et les opportunités de mentorat par les pairs, y compris les visites sur le terrain et les événements d’apprentissage.
- Fournir des conseils techniques pour développer/renforcer les systèmes et structures de gestion administrative et financière de l’organisation partenaire.
- Travailler en étroite collaboration avec les organisations sous-récipiendaires au niveau du consortium pour garantir qu’elles émettent, gèrent et surveillent les sous-subventions conformément au manuel des sous-subventions.
CONFORMITÉ
- Veiller à ce que les sous-subventions soient exécutées conformément à l’accord d’attribution principale et aux réglementations applicables des donateurs, en restant au courant des changements dans l’environnement réglementaire lié à la conformité des donateurs/subventions.
- Identifier et communiquer les risques de conformité associés à la mise en œuvre du programme. Travailler avec les équipes du programme pour garantir que les activités du programme sont conçues pour être conformes, tout en facilitant la réalisation des objectifs du programme.
- Examiner les transactions d’approvisionnement et de programme, les contrats et autres documents pour vérifier les exigences de conformité et s’assurer que ces exigences sont respectées.
- Assurer la soumission rapide et précise des demandes d’approbation au donateur et au siège de MC.
- Préparer l’approbation préalable, la renonciation et d’autres demandes de conformité au donateur. Aider les sous-récipiendaires, si nécessaire, avec les demandes de conformité des sous-récipiendaires adressées à Mercy Corps.
- Préparer et maintenir des rapports internes et liés à la conformité des donateurs.
- Assurer le leadership et l’orientation en ce qui concerne toutes les fonctions de subvention ou de contrat nécessaires au succès du programme et fournir des commentaires sur les fonctions du programme.
- Fournir régulièrement des conseils et des consultations en matière de conformité aux sous-récipiendaires en fonction de la demande.
- Développer et animer des ateliers de formation sur les finances et la conformité des sous-récipiendaires.
GESTION D’ÉQUIPE
- Développer les capacités de l’équipe, approfondir la compréhension de leurs rôles et contribuer au développement de carrière.
- Aider les membres de l’équipe avec des informations, des outils et des ressources pour améliorer les performances et les performances. atteindre les objectifs.
- Promouvez la responsabilité, communiquez vos attentes et fournissez des commentaires constructifs de manière informelle et formelle via des entretiens individuels et des évaluations de performance régulières.
- Créer et maintenir un environnement de travail de respect mutuel où les membres de l’équipe s’efforcent d’atteindre l’excellence.
- Embaucher, orienter et diriger les membres de l’équipe si nécessaire.
INFLUENCE ET REPRÉSENTATION
- Interface avec les représentants (des donateurs) pour transmettre des informations sur les programmes, le cas échéant.
- Participer au partage des meilleures pratiques avec les ONG et les agences gouvernementales.
- Faire constamment preuve de flexibilité, de résilience et de capacité à maintenir des relations positives et un sang-froid, même dans des circonstances difficiles.
- Maintenir des normes éthiques élevées et traiter les gens avec respect et dignité.
- Démontrer une conscience de ses propres forces et de ses besoins de développement.
SÉCURITÉ
- Assurer le respect des procédures et politiques de sécurité déterminées par les dirigeants du pays.
- Assurez-vous de manière proactive que les membres de l’équipe opèrent dans un environnement sécurisé et connaissent les politiques.
L’APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL
- Dans le cadre de notre engagement en faveur de l’apprentissage organisationnel et de notre compréhension selon laquelle les organisations apprenantes sont plus efficaces, efficientes et pertinentes pour les communautés qu’elles servent, nous attendons de tous les membres de l’équipe qu’ils consacrent 5 % de leur temps à des activités d’apprentissage qui profitent à Mercy Corps. ainsi qu’eux-mêmes.
Responsabilités de supervision
Directes : Sous-attribution adjointe et responsable de la conformité.
Indirect : Coordonnateur de la conformité des sous-subventions, responsable principal du partenariat des sous-subventions (2), responsables principaux des sous-subventions (1), sous-subventions et amp; Responsable Conformité/Assistant, Stagiaire Sous-Prix et Conformité
Responsabilité
Rapporte directement à : Directeur des finances et de la conformité
Travaille directement avec : Département des finances (avec autorité pour les questions financières techniques) ; Département des opérations, CoPs/DCoPs/directeurs de programme/responsables de programme, conformité du siège MCG/MCE et autres.
Responsabilité envers les participants et les parties prenantes
Les membres de l’équipe de Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier envers les participants à nos programmes, les partenaires communautaires, les autres parties prenantes et les normes internationales guidant le travail international de secours et de développement. Nous nous engageons à impliquer activement les communautés en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain.
Connaissance et expérience
- Un BA/S ou équivalent en comptabilité ou en finance est requis ; diplôme d’études supérieures (Master) préféré.
- Au moins 7 ans d’expérience pertinente sur le terrain ou en gestion dans une programmation complexe et multidimensionnelle, y compris l’administration de petites sous-bourses dans un environnement international.
- Au moins 4 ans d’expérience dans la gestion de subventions ainsi qu’une compréhension des réglementations USAID, FCDO, UE et ECHO requises.
- Au moins 3 ans d’expérience internationale requise ; Une expérience internationale dans un bureau de terrain d’ONG/OVP est préférable.
- Expérience et compétences démontrées dans l’administration des sollicitations pour les sous-récipiendaires, l’évaluation des sous-récipiendaires potentiels et la capacité avérée de superviser une équipe chargée de surveiller les sous-récipiendaires.
- Solides compétences et expérience de travail avec les donateurs pour obtenir les approbations et les dérogations nécessaires au respect des réglementations des donateurs.
- Expérience préalable en gestion et solides compétences organisationnelles.
- Compétences informatiques avancées dans les programmes MS Office, en particulier Excel.
- Communication verbale et écrite efficace, compétences multitâches, organisationnelles et de priorisation.
- Excellentes compétences en anglais oral et écrit requises ; la maîtrise des langues locales du Nigeria est préférable.
- Capacité à travailler efficacement avec une équipe ethniquement diversifiée dans un environnement sensible.
- Expérience antérieure dans des environnements ou des contextes non sécurisés.
Facteurs de succès
Le candidat retenu aura la capacité d’interagir efficacement avec les équipes de programmes internationales et nationales, tant en termes de gestion que de formation. Il / elle sera en mesure de soutenir les objectifs du programme avec des informations financières opportunes et significatives, aura une capacité démontrée à effectuer plusieurs tâches à la fois, à respecter les délais et à traiter les informations pour soutenir l’évolution des activités du programme. Un standard professionnel irréprochable en matière d’éthique en matière de finance et d’approvisionnement ainsi que la volonté et la capacité de faire respecter les politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs sont essentiels. Le responsable des sous-subventions et de la conformité doit être disposé à se rendre régulièrement dans les bureaux extérieurs et sur les sites des projets de Mercy Corps. Les membres du personnel de Mercy Corps les plus performants sont fortement engagés dans le travail d’équipe et la responsabilité, s’épanouissent dans des environnements en constante évolution et changent et font de la communication écrite et verbale efficace une priorité dans toutes les situations.
