Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sûres, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.
POSTE : Procurement Officer / agent d’approvisionnement
CONTEXTE SPECIFIQUE
Mercy Corps est présent au Niger depuis 2005 et concentre ses interventions sur l’amélioration de la sécurité alimentaire, des moyens de subsistance, du genre, de la cohésion sociale, de la gouvernance et des résultats des interventions d’urgence. Mercy Corps travaille également au Burkina Faso depuis 2016 avec des activités de recherche sur les conflits et de programmation de l’élevage. Notre travail dans ces domaines contribue à la résilience des communautés locales aux chocs et aux stress et leur permet d’atteindre un développement à long terme, inclusif et équitable. La vision du changement de Mercy Corps nécessite que le secteur privé, le gouvernement et la société civile travaillent ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Niger, Mercy Corps intervient dans les régions de Tillabéry, Maradi et Niamey avec deux principaux bureaux de terrain situés à Flingué et Maradi, et 3 autres bureaux satellites à Abala, Tillabéry et Tahoua.
[Décrire un aperçu de la mission d’emploi RESPONSABILITE GENERALE
Sous la supervision du Manager des Opérations du Niger, le/la Chargé(e) des Achats est chargé d’appuyer, de faciliter et de conduire les processus d’achats conformément au manuel des procédures d’achat de Mercy Corps et des règles des donateurs. Il/elle est également responsable des opérations de dédouanement et d’obtention des exonérations, sous la supervision du Manager des Opérations. Il/elle veille à l’adhésion de tout le staff et au respect des procédures et politiques des achats et contribue dans le renforcement des capacités du personnel et des partenaires sur les procédures d’achat, et dans la préparation et la revue des plans d’achat/Plans de passation des marchés. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le programme, l’administration, les finances et la logistique pour soutenir la mise en œuvre des activités des programmes. Il/elle veille au respect des règles des bailleurs et de la législation pendant tout processus d’achat ou de passations de marchés, et contribue activement dans la réduction des risques des fraudes.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
Appui aux Programmes
Le/la Chargé(e) des Achats joue un rôle central dans la mise en œuvre des activités des programmes à travers les approvisionnements. Ainsi et sous la supervision du Manager des Opérations, il/elle :
- Coordonne les activités d’approvisionnement de MC.
- S’assure que le service des achats soutient les programmes de manière efficace et efficiente.
- Comprend les politiques et procédures d’approvisionnement de MC et participe à la formation du personnel et au renforcement continu de leurs capacités sur les politiques et procédures d’achat.
- Participe activement aux réunions régulières des équipes des programmes et des opérations sur la planification des achats, la revue des plans d’achat/plans de passation des marchés.
- Appuie les équipes programme à remplir en temps opportun les demandes d’achat et autres documents liés aux achats.
- Supervise la collecte des devis et des offres auprès des prestataires de service et ou fournisseurs conformément aux procédures de Mercy Corps et des donateurs.
- Effectue un suivi efficace des contrats/accords-cadres, contrats de service/achat, bons de commande en cours avec les fournisseurs et prestataires.
- Interagit avec les fournisseurs et prestataires, en coordination avec les responsables des programmes et des opérations.
- S’assure que la documentation requise des fournitures et des transactions est effectuée conformément aux normes de MC.
- Effectue un suivi rigoureux de toutes livraisons et s’assure de la préparation des rapports des livraisons.
- S’assure d’une très bonne gestion/archivage des dossiers d’approvisionnement –S’assure que tous les dossiers d’achat des assets et les dossiers de passation des marchés soient archivés selon la politique d’archivage de MC.
- Aide à identifier tous les achats qui nécessitent un contrat-cadre et appuie le processus d’établissement des contrats-cadres pour les services et les biens concernés.
- Participe activement dans la collecte des données, la mise en place et l’actualisation périodique du catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés.
- S’assure que tous les articles achetés dans le cadre de la mise en œuvre des activités du programme soient effectivement livrés aux bénéficiaires –S’assure que les documents attestant les livraisons aux bénéficiaires soient complétés et archivés.
- Appuie les programmes dans la bonne préparation des dossiers de paiements des fournisseurs et ou prestataires de service – Effectue le suivi des paiements des fournisseurs et prestataires de service.
- Se comporte de manière professionnelle et fait preuve d’un comportement éthique exemplaire.
Gestion des achats et production des rapports
Le/la Chargé(e) des Achats contribue activement à assurer que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière d’achat et logistique sont comprises et que tout le personnel y adhère. Ainsi ; il/elle :
- Produit régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l’état d’avancement des achats.
- Compile les rapports des achats fournis par les bureaux de terrain, et produit un rapport mensuel des achats pour la mission, à soumettre au Directeur des Opérations et de la Sécurité après la revue du Manager des Opérations.
- Veille à ce que les activités d’achat de Mercy Corps soient effectués dans le strict respect de la politique des achats de MC, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat
- Vérifie la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter ; et fournit la numérotation des demandes d’achat.
- Appuie le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises à travers la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du reste du processus de sélection des fournisseurs et de passation des marchés.
- Effectue le suivi de tous les contrats/accords-cadres, contrats d’achats et contrats de services.
- Procède aux évaluations de performances des prestataires de service et fournisseurs et appuie le processus de préparation des avenants aux contrats.
- Prépare les analyses des offres ainsi que les bons de commande/contrats après la vérification documentée de leur éligibilité.
- S’assure que le système de classement de la documentation relative aux achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de MC.
- Coordonne avec le département des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de MC.
- Établit des accords de fournisseur privilégié pour les articles couramment utilisés.
- Contribue activement dans la mise en place et le suivi de la base des données des fournisseurs et prestataires de services et assure l’archivage de leur documentation d’éligibilité administrative.
- Recherche les exonérations auprès de l’Administration compétente et suit les processus de dédouanement des biens de Mercy Corps.
Gestion du personnel
- S’assure que les membres de l’équipe placée sous sa supervision sont adéquatement supervisés, techniquement appuyés, disposent des objectifs périodiques de performance, et que leurs évaluations de performance sont adéquatement faites.
- S’assure que le membres de l’équipe placée sous sa supervision disposent des outils de travail requis.
COLLABORATION ET SUPERVISION
Rapporte au : Manager des Opérations Niger
Responsabilité de supervision : Elle/il supervise les stagiaires aux approvisionnements, le cas échéant.
Travail/collabore directement avec : les chefs des bases, les équipes des programmes (les Gestionnaires des Projets (PM), etc.), les équipes des Finance et des RH/Admin, les équipes logistiques des bases.
EXPÉRIENCES ET QUALIFICATIONS
- Avoir un diplôme universitaire (BAC+2) dans le domaine pertinent
- Prêter une grande attention aux détails et disposer d’une capacité d’effectuer plusieurs taches à la fois ;
- La connaissance des systèmes de gestion logistique et d’achat de Mercy Corps serait d’un grand atout ;
- Démontrer un comportement d’éthique et de travail exemplaire ;
- Avoir une expérience d’au moins 2 ans dans la gestion des approvisionnements ;
- Avoir au moins 1 ans d’expériences de travail avec des ONG internationales ;
- Avoir une expérience dans la supervision des équipes.
- Avoir un raisonnement analytique et une capacité à formuler pertinemment des concepts.
- Avoir une excellente capacité de négociation et de discrétion ;
- Avoir une très bonne maitrise du français. La connaissance d l’anglais est un atout ;
- Bonne maîtrise de l’informatique, surtout dans les applications MS Office ;
- Avoir une attention particulière aux détails, une capacité de suivre et d’appliquer les procédures, et une capacité à travailler de façon autonome est essentielle ;
- Patience, honnêteté, intégrité, flexibilité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.
- Avoir des bonnes aptitudes communicationnelles et de développement des bonnes relations interpersonnelles.
- La connaissance du contexte humanitaire et sécuritaire du Niger serait d’un grand atout.
FACTEURS DE SUCCES
La capacité de travailler efficacement avec les membres du personnel international et national, est nécessaire. Une capacité démontrée de travail en équipe mais aussi de façon indépendante. Une capacité de travailler sous pression de manière rapide et efficace en accomplissant des tâches multiples tout en respectant les délais. Être capable de travailler avec autonomie et moins de supervision. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.
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