L’ONG Mercy Corps recrute (16 Février 2023)

 DESCRIPTION DES TÂCHES

 A Propos de Mercy Corps

Mercy Corps est une organisation internationale humanitaire et de développement, qui a pour mission de réduire la souffrance, la pauvreté et l’oppression en aidant les populations à construire des communautés plus sûres, productives et équitables dans le monde. Mercy Corps est présente dans plus de 40 pays à travers le monde. En collaboration avec les communautés et autres partenaires, Mercy Corps propose des solutions audacieuses et durables pour aider à bâtir des communautés plus fortes et plus résilientes aux chocs. Mercy Corps est opérationnelle au Niger depuis septembre 2005 et au Burkina depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec les gouvernements et les communautés du Niger et Burkina Faso pour contribuer au développement socio-économique durable de ces pays.

Contexte General

Mercy Corps est présente au Sahel depuis 2005, avec des programmes en cours au Niger, Mali, Burkina Faso et au Nigeria. Dans ces pays, Mercy Corps intervient prioritairement dans les domaines de la résilience, sécurité alimentaire, moyens de subsistance, gouvernance, atténuation des conflits et réponse humanitaire. A travers ces programmes, Mercy Corps vise à stimuler les opportunités économiques, à catalyser les systèmes de gouvernance inclusifs et responsables, à stimuler les économies locales et à rompre le cycle de l’insécurité alimentaire et hydrique tout en répondant aux besoins immédiats, moyens et longs termes des populations. Le travail de Mercy Corps contribue à promouvoir la résilience aux chocs et aux stress et permet aux individus, aux ménages et aux communautés de réaliser un développement inclusif, équitable et durable. La vision du changement de Mercy Corps encourage le secteur privé, le gouvernement et la société civile à travailler ensemble pour créer un changement significatif et durable. Au Burkina Faso, Mercy Corps est opérationnelle depuis 2016. Elle travaille en partenariat avec le Gouvernement, les partenaires nationaux et internationaux et les communautés du Burkina pour contribuer au développement socio-économique et durable du pays.  Elle intervient dans le domaine de la promotion de la résilience des communautés dans la lutte contre la faim, de l’entreprenariat et l’employabilité des jeunes, la promotion de la cohésion sociale et la promotion de la collaboration, l’apprentissage et l’adaptation des approches entre les partenaires de mise en œuvre des programmes et projets financés par l’USAID. Mercy Corps intervient dans les localités de Ouagadougou, Kaya, Fada, Po, Ouahigouya et Gaoua.

DESCRIPTION GENERALE DU POSTE :

Etant membre à part entière de l’équipe des Opérations du Burkina Faso et sous la supervision du Chef de base de Ouahigouya, l’Officier Logistique sera responsable de la gestion efficace et rationnelle de la flotte, des assets, des entrepôts, des équipements et mobiliers du bureau ainsi que la gestion des achats. L’Officier Log veillera au respect strict des procédures, politiques et SOP de Mercy Corps et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion de tous les services logistiques et les achats. Il/elle renforce les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la références de ceux aux ressources internes de Mercy Corps. Il/elle apporte un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de Mercy Corps en matière de gestion logistique soient observées et correctement mises en application. Il/elle joue le rôle de Point Focal Sécuritaire de la base en l’absence du Chef de Base.

Responsabilités Essentielles

 GESTION DE LA FLOTTE

• Assurer le suivi de la maintenance et réparation du parc automobile et générateurs ;
• Assurer le suivi et la gestion des mouvements des véhicules ;
• Elaborer le rapport mensuel de consommation carburant véhicule et générateurs ;
• Elaborer le rapport mensuel maintenance et réparation véhicules et générateurs ;
• Assure la gestion des archives de la flotte (rapports, dossiers achats véhicules et générateurs, documents d’assurance, docs véhicules, docs des chauffeurs …) ;
• S’assure que le logsheet des véhicules et générateurs sont en place et bien suivis (systématiquement renseignés) ;
• S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,) ;
• S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, first aid, triangle de signalisation, trousse de clés secours,) ;
• S’assurer que tous les documents du véhicule sont au complet et bien gérés.

GESTION DES ACHATS

• Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l’état d’avancement des achats ;
• Veiller à ce que les activités d’achat de Mercy Corps soient effectués dans le strict respect de la politique des achats de MC, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat ;
• Vérifier la conformité des demandes d’achats avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter ;
• Appuyer le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises par la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du reste du processus de sélection des fournisseurs ;
• Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services.
• Procéder aux évaluations de performances des prestataires de service et fournisseurs et appuyer le processus de préparation des avenants aux contrats ;
• S’assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de MC ;
• Coordonner avec le département des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de MC ;
• Créer et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés ;
• Établir des accords de fournisseur privilégié pour les articles couramment utilisés.

GESTION DES ASSETS

• Il/elle s’assure que la politiques et SOP en matière de gestion des assets/actifs de Mercy Corps soient correctement mises en application. Il/elle d’assure du respect des règles des bailleurs en matière de gestion des assets/actifs ;
• Former toute l’équipe sous sa supervision sur le cycle de vie des actifs
• Suivre le mouvement des assets ;
• Enregistrer et étiqueter tous les assets ;
• Archiver les documents de gestion des assets (fiches de mouvement des assets, Assets registers, waybills, Fiche de remise et d’affectation d’équipement, rapports assets, rapport d’inventaire physique des assets) ;
• Assurer le respect de de la politique des perte et endommagement des actifs sur la base de Ouahigouya ;
• S’assurer que toutes les nouvelles politiques et SOP sur la gestion des assets soient diffusées et expliquées au personnel en charge de gérer les actifs ;
• Appuyer à la consolidation et préparation des rapports de gestion des actifs de fin fiscale ;
• Assister les programmes à la préparation des rapports de gestion des assets des programmes qui ferment ;
• Assurer l’inventaire physique périodique des assets (une fois chaque trois mois) ;
• Appuyer les processus de disposition des assets dans le respect des règles des bailleurs et de la législation locale—Donation, transfère –déclassement et ventes aux enchères des assets/actifs ;
• Responsable de la préparation des rapports mensuels des assets.

 Gestion des équipements et mobiliers du bureau

• Gérer tous les équipements et mobiliers du bureau ;
• Procéder à l’inventaire systématique des équipements et mobiliers du bureau ;
• Produire sur base mensuelle les rapports d’inventaire des équipements et mobiliers du bureau ;
• Fais le suivi de la maintenance et des petites réparations du bureau (Plomberie, électricité, froid, menuiserie…) ;
• Faire le suivi des achats des équipements et mobiliers du bureau.

 Gestion des Entrepôts

 S’assurer que la gestion des entrepôts et petits magasins se fasse dans le respect strict de la politique de Mercy Corps en matière de gestion des entrepôts ;

• Responsable de la gestion efficace, rationnelle et transparente des stocks ;
• Renforcer la capacité des staffs en charge de la gestion des entrepôts et petits magasins ;
• S’assurer que le staff impliqué dans la gestion des entrepôts et petits magasins comprennent l’utilisation des outils de gestion des entrepôts et le mode de rapportage ;
• S’assurer que tous les outils de gestion des entrepôts sont en place et systématiquement renseignés dans le cadre de la gestion des entrepôts et petits magasins ;
• Appuyer la diffusion et explication des nouvelles politiques et SOP de gestion des entrepôts auprès du staff concerné ;
• Effectuer des contrôles sporadiques et périodiques des stocks physiques dans les entrepôts et documenter les constats tout en prenant des mesures correctives si applicable ;
• Vérifier et transmettre les rapports mensuels de gestion des entrepôts et petits magasins ;
• S’assurer du bon archivage de toute la documentation en lien avec la gestion des entrepôts.

GESTION SECURITAIRE

• Il/elle appuie le chef de base dans la gestion sécuritaire de la base de Ouahigouya ;
• Appuie à la collecte des données et information dans le cadre de la gestion sécuritaire de la base et des activités de terrain ;
• Il/elle joue le rôle de Point Focal Sécuritaire en absence du Chef de Base ;
• Il/elle contribue à la mise à jour de tous les plans de gestion sécuritaire de la base (Plan de gestion sécuritaire de la base, plan de contingence si nécessaire, le bulletin de bord sécuritaire).

Responsabilité envers les bénéficiaires :

Les membres de l’équipe du Mercy Corps sont censés soutenir tous les efforts de responsabilisation, en particulier à nos participantes et aux normes internationales guidant le travail international de secours et de développement, tout en engageant activement les communautés bénéficiaires en tant que partenaires égaux dans la conception, le suivi et l’évaluation de nos projets sur le terrain ;

Les membres de l’équipe doivent se comporter de manière professionnelle et respecter les lois, les coutumes et les politiques, les procédures et les valeurs de MC à tout moment et dans tous les lieux du pays.

Rapports :

Rapporte directement au : Chef de Base de Ouahigouya
Rapporte Techniquement au : Manager des Opérations du Burkina Faso

Responsabilité de supervision directe : Le Chauffeur, Le/la Stagiaire Logistique (lorsqu’il y en aurait)

Travail directement avec : L’équipe des opérations de Ouagadougou et d’autres bases, tout le personnel du bureau de Ouahigouya en lien avec les activités et les livrables des projets.

Connaissances et Expériences

• Avoir au minimum un diplôme universitaire niveau BAC+2 en logistique, comptabilité, finances, informatique de gestion ou tout autre diplôme/certificat équivalent, est requis ;
• Avoir au moins 3 années d’expérience de gestion logistique de préférence avec une ONG internationale, idéalement sur le terrain ;
• Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique –MS office (Word, Excel, Explora, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données ;
• Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national ;
• Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français est requise, la connaissance de l’anglais est un bon avantage ;
• Une habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision ;
• Bonne connaissance du contexte de travail de la région du Nord serait un atout.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficient et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous espérons à ce que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

FACTEURS DE SUCCES

• Aptitudes de communication efficace aussi bien verbale qu’écrite, de mener plusieurs tâches à la fois, organisationnelle, et de priorisation sont nécessaires ;
• Excellente capacité rédactionnelle ;
• Démontrer une attention aux détails, aptitude à suivre les procédures, respect des délais et travailler de façon indépendante et coopérative avec les autres membres de l’équipe ;
• Sensibilisation et sensibilité au travail multiculturel – développement et la capacité à former et à faciliter le dialogue entre un groupe diversifié de personnes avec divers aptitudes et styles de travail ;
• Engagement à travailler avec les membres de la communauté pour apporter des améliorations concrètes à leurs moyens d’existence et conditions de vie dans le secteur de l’Agriculture et Micro-entreprenariat ;
• Capacité à résoudre des problèmes de façon créative, à jongler avec de multiples priorités dans des délais serrés, et de faire face calmement et diplomatiquement à des événements inattendus et soudains et pouvant impacter sur les activités ;
• Patience, honnêteté, intégrité, ténacité et bon sens de l’humour souhaités.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu’individu et équipe et collabore pour faire le meilleur travail de sa vie.

Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu’aujourd’hui.

 Egalité des chances pour l’emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l’égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.
Sauvegarde et éthique

Mercy Corps s’engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse des membres de l’équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d’autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC. Nous ne tolérerons pas l’abus d’enfants, l’exploitation sexuelle, l’abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le Code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.

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