L’ Initiative MENTOR est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde dédiée à la lutte contre le paludisme et d’autres maladies.
L’ONG COOPI recrute pour ces 02 postes (22 Août 2023)
L’Initiative MENTOR recherche une personne très motivée, dynamique et compétente en tant que responsable des achats et de la chaîne d’approvisionnement.
Objectif général du poste :
II/elle s’assure que les programmes sont bien fournis.
II/elle est le point focal et le lien entre le programme et le siège pour toutes les questions concernant les achats. Gestion des achats
-Recevoir, vérifier et traiter les demandes de devis et les demandes internes/demandes d’achat et autorisations émises par les bases.
-Effectuer le suivi des IR/PRA et informer l’équipe de l’avancement de leurs commandes.
-Apporter un support à l’équipe logistique des bases pour la réalisation des achats et la rédaction des études de marché.
-Rédiger les appels d’offres et les contrats nécessitant une validation de coordination.
-Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation.
-Centraliser les gros volumes d’achats au niveau de la coordination selon les standards de Mentor et les faire valider par le coordonnateur logistique avant d’être acheminés au siège social pour validation.
-S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés conformément aux procédures Mentor.
-Construire le suivi des achats
Coordination et gestion
-Assurer la capitalisation des tarifs et des fournisseurs, ainsi que de la documentation utilisée (import — export, demande de dérogation, liste agréée, taxes…)
-Fournir des rapports de situation hebdomadaires et mensuels sur toutes les demandes d’achat à tous les niveaux du programme.
-Organiser et prioriser les achats en fonction de la nature de la demande (urgences, petits objets, achats internationaux, services, etc.)
-Veiller à ce que l’équipe d’approvisionnement à tous les niveaux se coordonne avec les départements/projets pour garantir que les spécifications techniques et autres détails (y compris les sources de financement, les lieux de livraison, etc.) sont fournis au programme.
-Assurez-vous que tous les documents d’expédition (lettre de transport aérien, facture commerciale, liste de colisage, etc.) sont disponibles pour toutes les fournitures reçues et expédiées.
-Assurez-vous que les demandes d’exonérations de NA et de droits de douane ont été déposées pour tous les achats, le cas échéant. Effectuer le suivi de toutes les demandes pour assurer la ponctualité.
-Traitez toutes les demandes d’achat pour Mentor.
Gestion des fournisseurs
-Assurer l’amélioration continue des relations de travail avec les fournisseurs et plus largement la conformité des fournisseurs aux politiques et bonnes pratiques des règles et lois en matière de passation des marchés de la République Centrafricaine.
-Rechercher et garantir que les règles des fournisseurs sont élargies si nécessaire et que les opportunités de remise sont suivies.
-Prévenir et résoudre les plaintes des clients et les litiges avec les fournisseurs.
-Veiller à ce que la liste des fournisseurs soit soumissionnée et mise à jour annuellement conformément aux directives de passation des marchés et aux lois en vigueur en République Centrafricaine.
Gestion des ressources humaines
-Élaborer un plan d’action et aider tout le personnel des achats à préparer leur plan de travail. Évaluer leurs progrès directement et indirectement à travers la gestion du programme dans le programme.
-Assurez-vous que chaque personne du service des achats dispose d’une description de poste claire, et qu’elle est lue et approuvée.
-S’assurer que chaque personne du service des achats respecte les politiques d’achat.
-Superviser et guider le personnel des achats tout au long de la mission, directement et indirectement, le cas échéant.
-Veiller à ce que des formations sur les achats et les approvisionnements soient dispensées à chaque nouveau personnel et assurer des formations de recyclage régulières
-Évaluer les performances du personnel sous supervision directe.
-Participer au dimensionnement du service achats.
Coordination générale
-Assurer la préparation des dossiers à soumettre au service financier.
-Participer aux réunions régulières entre les services financiers et logistiques.
-Participer à la préparation des documentations pour les audits.
Reporting/Capitalisation :
-Consolider les rapports mensuels d’approvisionnement logistique de chaque base Mentor.
-Participer à la revue et à la mise en œuvre des procédures logistiques
-Assurer la capitalisation des tarifs et listes de fournisseurs, ainsi que de la documentation utilisée (import/export, exonération, taxes).
Expériences / Formation
Exigences de l’emploi:
-Au moins 2 ans d’expérience en tant que responsable des approvisionnements logistiques
-Familier avec les environnements de travail des ONG et les procédures standard
-Solide expérience préalable de travail dans des contextes de sécurité complexes
-Une expérience préalable en RCA sera un atout
-Organisé et bonnes compétences en coordination/gestion de projet
-Excellentes aptitudes de communication
-La maîtrise du français est obligatoire — l’anglais sera un atout
-Expérience avec les procédures de donateurs
Salaire
Durée : 2 mois (avec prolongation sous réserve de financement) Date de début : dès que possible
Date limite de candidature : 03/09/2023
Comment postuler
Pour postuler, veuillez envoyer en anglais, votre CV, votre lettre de motivation et les coordonnées de trois références (y compris votre employeur le plus récent) à: [email protected]
