MENTOR est une organisation humanitaire spécialisée dans le contrôle des maladies et l’amélioration de l’accès aux soins de santé dans les situations d’urgence dans les pays d’Afrique, du Moyen-Orient et d’Amérique du Sud. MENTOR est la principale organisation dédiée à la lutte contre le paludisme et d’autres maladies à transmission vectorielle dans des contextes complexes et difficiles.
MENTOR fournit des interventions de lutte contre les maladies à grande échelle en travaillant avec les communautés éloignées et mal desservies touchées par des urgences telles que les conflits et les catastrophes naturelles. Nous participons également à la construction technique et opérationnelle ! capacité des partenaires locaux et internationaux à intégrer des systèmes de lutte contre les maladies à moyen et à long terme dans leurs opérations et leur stratégie par pays.
La MENTOR Initiative recrute un Responsable de l’administration et des finances de projet, Bangui, RCA
Le gestionnaire du financement et de l’administration du projet aidera le programme MENTOR Initiative République centrafricaine à atteindre les objectifs du projet en temps opportun et soutiendra le chef de projet CO dans le développement stratégique de réponses aux besoins identifiés sur le terrain et possibilités de financement des donateurs. Le consultant établira, mettra à jour et maintiendra les systèmes et processus financiers, administratifs et de ressources humaines normalisés de l’organisation en RCA, et en assurera la mise en œuvre à tous les niveaux des programmes nationaux de l’organisation. Dans ce contexte, le CO du projet Finance et Administration fait partie de l’équipe de gestion de projet du pays.
Les rapports et les informations nécessaires seront soumis au chef de projet CO à Bangui.
Gestion financière du projet
– S’assurer que les systèmes financiers et administratifs de bonne qualité, conformément aux lignes directrices standard de l’Initiative MENTOR, fonctionnent et sont maintenus dans le programme et dans toutes les bases.
– Assurer une gestion correcte des comptes pour toutes les subventions conformément aux accords de subvention
– Superviser et former les membres du personnel concernés à l’initiative MENTOR sur les procédures financières et administratives
– Superviser l’utilisation et la compréhension du logiciel de comptabilité MENTOR par le personnel concerné (local et international) dans chaque base de terrain.
– S’assurer que tous les membres de l’équipe MENTOR sont formés et respectent les procédures financières et administratives de MENTOR.
– Préparer des rapports mensuels électroniques et papier sur les dépenses par rapport au budget du projet et les envoyer ensemble à l’initiative MENTOR
Coordonnateur des finances/de l’administration/équipe de gestion des subventions au niveau de l’AC.
– Préparer des aperçus mensuels du contrôle budgétaire pour chaque base de la mission
– Aider la mission à assurer le respect de tous les accords de subvention pour les rapports financiers et l’approvisionnement. Cela comprend la conformité sur le terrain à tous les aspects juridiques de l’accord de subvention
– Sur la base des liquidités disponibles dans le pays, des dépenses prévues et du budget disponible, veiller à ce que les demandes régulières d’avances de fonds soient envoyées aux bases sur demande.
– Assumer la responsabilité générale du paiement des salaires et des honoraires à tous les membres de l’équipe locale, y compris les travailleurs quotidiens, au besoin.
– Responsabilité globale de la distribution de l’ICLA et des fonds de sécurité (au besoin) aux membres de l’équipe internationale, ainsi que du remboursement des dépenses approuvées.
– Tenir un compte bancaire MENTOR dans le pays du programme
– Participer aux réunions mensuelles de coordination financière avec d’autres ONG
– Assurer le suivi et le contrôle de tous les paiements fiscaux locaux (IRIS, IRPR CNSS, ACFPE et autres)
– Soutenir tous les efforts de vérification et le processus de documentation à l’appui, en version électronique et papier
Administration
– Faire le suivi de tous les contrats de location pour les maisons d’hôtes, les bureaux et les véhicules de l’initiative MENTOR, etc., et renouveler les contrats de location au besoin
– Assurer le suivi des demandes et des décrets gouvernementaux qui ont un impact direct sur le travail de la mission.
– Au besoin, suivi de l’enregistrement de l’initiative MENTOR dans le pays auprès du ministère des Affaires étrangères et d’autres acteurs locaux
– Participer à des réunions externes (administration et groupe de ressources humaines, forum des ONG, etc.) pour représenter l’initiative MENTOR au besoin. Les procès-verbaux des réunions doivent être établis et partagés par la suite.
– Aider le coordonnateur des finances et de l’administration à accomplir toute autre tâche administrative, au besoin.
Ressources humaines
– Responsable de tous les aspects administratifs du recrutement du personnel local. Cela comprend la mise en place de descriptions de travail non techniques et l’aide à la rédaction de descriptions de travail techniques, l’affichage d’annonces. organiser des entrevues, etc.
– S’assurer que l’échelle salariale standard et les politiques sur les indemnités journalières sont en place et mises à jour régulièrement après validation par l’EGC et l’AC.
– Veiller au respect de l’ensemble des réglementations fiscales et du travail des collectivités locales concernant les contrats de travail.
– Veiller à ce que le personnel national adhère aux contrats de l’Initiative MENTOR, Politiques de protection. Code de conduite. conflit d’intérêts et règles internes.
– Présider des réunions mensuelles avec le personnel national et assurer le suivi des demandes et des suggestions
– Participer aux réunions mensuelles avec les délégués du personnel national
– En collaboration avec le coordonnateur des finances et de l’administration et d’autres gestionnaires hiérarchiques. Veiller à ce que les membres de l’équipe internationale respectent les règles et politiques internes relatives à la gestion du personnel national sous leur responsabilité.
– Responsable de toute l’administration des expatriés, y compris le rôle de point focal pour les vols internationaux, la planification des vacances.
– Point focal, en coopération avec le coordinateur financier/administratif, pour l’inspection nationale du travail (y compris pour toutes les plaintes juridiques émises par le bureau national.
Soutien au programme
– Aider l’équipe à rédiger des protocoles d’entente
– Au besoin, représenter l’initiative MENTOR lors des réunions de coordination externe (y compris les réunions avec les donateurs)
– à la demande du chef de mission/coordonnateur des finances/de l’administration, fournir un soutien financier/administratif et/ou en ressources humaines pendant les missions d’évaluation,
Production de rapports et rédaction de propositions
– Conseiller et assister l’équipe de coordination dans la création de nouvelles propositions et budgets viables
– En liaison avec l’équipe de coordination, rédiger des propositions budgétaires basées sur les dépenses courantes et prévues, dans le cadre du modèle de donateur, et les envoyer à l’équipe de gestion du pays pour approbation avant soumission.
– Soutien à la préparation des rapports financiers aux donateurs afin qu’ils soient préparés et soumis en temps opportun, conformément aux accords de subvention,
Participer à l’élaboration de rapports de situation internes réguliers (« sitreps ») pour les sujets directement liés aux responsabilités du gestionnaire de projet Finances et administration.
Expériences / Formation
Exigences du poste :
– Au moins 4 ans d’expérience en tant que directeur administratif et financier dans des situations d’urgence, y compris une expérience directe de la gestion de la sécurité
– Connaissance des environnements de travail et des procédures standard des ONG
– Connaissance des procédures des donneurs
– Une solide expérience préalable dans des contextes de sécurité complexes sera un avantage
– Langue : anglais et français courants
– Compétences organisés et de bonne coordination / gestion de projet
– Excellentes compétences de communication
– Capacité avérée à former les autres
Salaire
Contrat de 12 mois initialement
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Pour postuler, veuillez envoyer votre CV, lettre de motivation et coordonnées de trois répondants (y compris votre employeur le plus récent) à [email protected].
L’initiative MENTOR est un employeur de l’égalité des chances et valorise la diversité au sein de son entreprise. Nous assurons la non-discrimination constante tout au long de notre processus de recrutement.
L’initiative MENTOR s’engage à promouvoir la diversité et l’égalité des sexes au sein de l’organisation. Nous encourageons donc fortement les femmes à postuler.
L’Initiative MENTOR applique une approche de tolérance zéro à l’égard de l’exploitation sexuelle, des mauvais traitements, du harcèlement et d’autres types de comportements contraires à l’éthique, y compris la fraude.
L’initiative MENTOR contactera les employeurs précédents des candidats pour déterminer s’ils ont des antécédents de violation des normes internationales et des codes de conduite relatifs à ces questions.
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