L’initiative MENTOR (« MENTOR ») est une organisation humanitaire spécialisée dans la lutte contre les maladies et l’amélioration de l’accès aux soins de santé dans des situations d’urgence dans des pays d’Afrique, du Moyen-Orient et d’Amérique du Sud. L’ONG MENTOR Initiative recrute un Chef de projet Finance et Administration.
MENTOR se consacre à la lutte contre le paludisme et d’autres maladies à transmission vectorielle dans des contextes complexes et difficiles.
MENTOR met en œuvre des interventions de lutte contre les maladies à grande échelle en travaillant avec des communautés isolées et mal desservies, touchées par des situations d’urgence telles que les conflits et les catastrophes naturelles. Nous contribuons également à renforcer les capacités techniques et opérationnelles des partenaires locaux et internationaux afin qu’ils intègrent des systèmes de contrôle des maladies à moyen et long terme dans leurs opérations et leur stratégie nationale. Le chef de projet finance et administration aidera le programme de MENTOR en République centrafricaine à atteindre les objectifs du projet dans les délais impartis et soutiendra le chef de projet dans le développement stratégique des réponses aux besoins identifiés sur le terrain et aux opportunités de financement des bailleurs de fonds.
Le titulaire du poste établira, mettra à jour et maintiendra les systèmes et processus financiers, administratifs et de ressources humaines standardisés de l’organisation en RCA, et assurera la mise en œuvre de ceux-ci à tous les niveaux des programmes nationaux de l’organisation.
Dans ce contexte, le gestionnaire du projet financier et administratif fait partie de l’équipe de gestion du projet national. Les rapports et les informations nécessaires seront soumis au chef de projet à Bangui.
Les exigences du poste comprennent :
- Au moins quatre ans d’expérience en gestion administrative et financière dans des situations d’urgence, y compris une expérience directe de la gestion de la sécurité.
- Familier avec les environnements de travail des ONG et les procédures standard.
- Familiarisé avec les procédures des donateurs.
- Une solide expérience préalable de travail dans des contextes de sécurité complexes sera un avantage.
- Langue : Anglais et français courants.
Gestion financière du projet
- Veiller à ce que des systèmes financiers et administratifs de bonne qualité, conformes aux directives standard de MENTOR, fonctionnent et soient maintenus dans le programme et dans toutes les bases. – Assurer une gestion correcte des comptes pour toutes les subventions conformément à la/aux convention(s) de subvention.
- Superviser et former les membres du personnel concernés de l’initiative MENTOR aux procédures financières et administratives.
- Superviser l’utilisation et la compréhension du logiciel de comptabilité MENTOR par le personnel concerné (local et international) dans chaque base.
- Veiller à ce que tous les membres de l’équipe MENTOR soient formés et respectent les procédures financières et administratives de MENTOR.
- Préparer des rapports mensuels électroniques et papier sur les dépenses par rapport au(x) budget(s) du projet et les envoyer ensemble au coordinateur financier/administratif de MENTOR/à l’équipe de gestion des subventions au niveau du siège.
- Préparer des aperçus mensuels du contrôle budgétaire pour chaque base du programme.
- Aider le programme à garantir la conformité avec tous les accords de subvention en matière de rapports financiers et d’approvisionnement. Cela inclut le respect, sur le terrain, de tous les aspects juridiques de l’accord de subvention.
- Sur la base des liquidités disponibles dans le pays, des dépenses prévues et du budget disponible, veiller à ce que des demandes régulières d’avances de fonds soient envoyées aux bases en fonction des demandes.
- Il est globalement responsable du paiement des salaires et des honoraires de tous les membres de l’équipe locale, y compris des travailleurs journaliers, le cas échéant.
- Responsabilité générale de la distribution de l’ICLA et de l’argent de sécurité (le cas échéant) aux membres de l’équipe internationale, ainsi que du remboursement des dépenses approuvées.
- Tenir un compte bancaire MENTOR dans le pays du programme.
- Participer aux réunions mensuelles de coordination financière avec les autres ONG.
- Suivi et contrôle de tous les paiements d’impôts locaux (IRIS, IRPP, CNSS, ACFPE et autres)
- Soutien de tous les efforts d’audit et du processus de documentation à l’appui, à la fois en version papier et électronique.
Administration
- Suivi de tous les contrats de location pour les maisons d’hôtes, les bureaux, les véhicules, etc. de l’initiative MENTOR et renouvellement des contrats de location si nécessaire.
- Suivi des demandes et décrets gouvernementaux ayant un impact direct sur le travail du projet.
- Le cas échéant, assurer le suivi de l’enregistrement de MENTOR dans le pays auprès du ministère des affaires étrangères et d’autres acteurs locaux.
- Assister aux réunions externes (administration et groupe de ressources humaines, forum des ONG, etc.) pour représenter l’initiative MENTOR si nécessaire. Les procès-verbaux des réunions doivent être rédigés et partagés par la suite.
- Assister le coordinateur financier/administratif dans toutes les autres tâches administratives nécessaires.
Ressources humaines
- Responsable de tous les aspects administratifs du recrutement du personnel local. Cela comprend l’élaboration de descriptions de postes non techniques et l’aide à la rédaction de descriptions de postes techniques, la publication d’annonces, l’organisation d’entretiens, etc.
- Veiller à ce que le barème des salaires et les indemnités journalières soient en place et mis à jour régulièrement après validation par l’équipe de gestion du projet et le siège.
- Veiller au respect de toutes les réglementations locales en matière de fiscalité et de travail concernant les contrats de travail.
- Veiller à ce que le personnel national respecte les contrats de l’initiative MENTOR, les politiques de sauvegarde, le code de conduite, les conflits d’intérêts et les règles internes.
- Présider les réunions mensuelles avec le personnel national et assurer le suivi des demandes et des suggestions.
- Assister aux réunions mensuelles avec les délégués du personnel national.
En collaboration avec le coordinateur financier/administratif et d’autres responsables hiérarchiques, veiller à ce que les membres de l’équipe internationale respectent les règles et politiques internes.
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