L’ONG médicale BEFEN recrute pour ce poste (07 Juin 2023)

L’ONG médicale BEFEN (Bien Être de la Femme et de l’Enfant au Niger) a été créée en 2002. L’ONG médicale BEFEN recrute Superviseur administration, finances & rh.

Ainsi, en quelques années, BEFEN est devenu la plus importante ONG nationale du Niger et dans la sous-région concernant la prise en charge de la malnutrition aigüe et un acteur incontournable dans la prise en charge des pathologies prioritaires de l’enfant (paludisme, diarrhée et IRA). L’innovation médicale, la prise en charge hospitalière de qualité pour les cas les plus graves et la prise en charge / diagnostique au sein même des ménages sont pour BEFEN et ALIMA des axes opérationnels essentiels afin d’améliorer sans cesse la pratique de la médecine humanitaire et renforcer le système de santé national. C’est pourquoi BEFEN met en œuvre des programmes médicaux en étroite collaboration avec les équipes cadres de district où elle intervient, à travers la formation médicale du personnel et le renforcement de capacité des districts (gestion des intrants, appui aux structures de santé…).

Travailler aujourd’hui avec BEFEN, relevant les défis de santé publique auxquels les populations les plus vulnérables sont confrontées, ouvre de nombreuses perspectives au Niger, mais également dans la sous-région et permettra à terme l’intégration des programmes médico – nutritionnels dans le système de santé nigérien.

PRÉSENTATION DU POSTE

Mission principale

Le financement d’ALIMA dépend principalement de la confiance de ses donateurs institutionnels ainsi que de la transparence de ses procédures et de sa comptabilité.

Le Superviseur Administration est en charge de la gestion administrative et comptable du projet.

Il est le garant du respect des procédures financières.

Liens fonctionnels et hiérarchiques

Il rend compte au Responsable RH et au Responsable Comptabilité

Il collabore avec tous les employés et les partenaires de BEFEN

MISSION ET ACTIVITÉS PRINCIPALES

A – GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

I. FORMALITÉS LIÉES AUX CONTRATS DE TRAVAIL

1. Il effectue les formalités d’embauche des personnes salariées

• Reçoit la demande de contrat de travail, établit le contrat et le fait viser,
• Accueille les nouveaux embauchés, leur présente le contrat de travail et le règlement intérieur,
• Constitue et met à jour les dossiers individuels des salariés, papier et informatique
• Crée la fiche du salarié dans le logiciel RH Homère, rentre les informations, et les tient à jour.

2.   Il effectue le suivi administratif du contrat de travail

• Reçoit les demandes de modifications et établit les avenants aux contrats de travail,
• Suit les échéances des contrats de travail et en avertit le RRH

Il informe les salariés de leurs droits au regard de la législation et des règles applicables dans l’Organisation

• Au quotidien, il renseigne les salariés sur les questions concernant leur bulletin de paie, leurs droits au regard de la législation du travail.

1. Il assure le suivi des congés

• Informe l’employé de ses droits aux congés,
• Participe avec le RRH à l’élaboration du planning des congés suivant les requêtes du personnel,
• Suit les soldes de congés non pris sur Homère et anticipe les régularisations à mener.

II. GESTION DE LA PAIE

1. Il saisit les éléments variables du bulletin de paie dans Homère

• Il valide les demandes d’acomptes et les enregistre sur Homère,
• Il recueille auprès des responsables de service les feuilles de présence et note les diverses absences, collecte les fiches d’heures supplémentaires et contrôle leur validité, et il saisit ces divers éléments dans le logiciel de paie Homère.

1. Il établit les bulletins de paie mensuels

• Il édite les bulletins et il vérifie que chaque bulletin est correctement établi,
• Il fait contrôler et viser les listings de salaires par le CoRH
• Il imprime les bulletins et clôture la paie du mois.

1. En fin de contrat, il établit les soldes de tout compte

• Appui le RRH dans la vérification des droits à congés payés, saisit les éléments variables du salaire dans le logiciel de paie,
• Il édite le bulletin de paie, le certificat de travail,
• Il fait viser ces éléments et les transmet au salarié.

III. RÈGLEMENT DES CHARGES SOCIALES

1. Il établit les déclarations auprès des organismes collecteurs

• Il appui le RRH dans la préparation des déclarations des sommes versées aux tiers en respectant les échéances prévues,
• Il appuie le RRH dans l’édition mensuellement des fiches de déclaration d’impôts et taxes salariales et patronales et les transmet au responsable administratif RH projet,
• Il archive le paiement de ces impôts/taxes dans un classeur prévu à cet effet,
• Il organise l’archivage des documents légaux ou provenant des différentes administrations et le tient à jour.

1. Suivi et archivage administratif du projet

• Tient à jour, de façon organisée et logique, l’archivage administratif (dossier RH, documents administratifs,).

B – GESTION COMPTABLE

• Il est en charge de la gestion comptable dans le respect strict des procédures internes de l’organisation,
• Il s’assure de connaître ces procédures,
• Il signale les incohérences au Superviseur.

Mission 1 : Gérer la caisse de la base :

Activités :

• Est responsable de la sécurité des fonds placés dans sa petite caisse et gère l’argent avec discrétion
• Maintient les registres de suivi (pour des avances opérationnelles, salaires ou fournisseurs actualisés et correctement classés)
• S’assure que les avances sont soldées dans un cadre temporel donné, avec des factures correctes, et qu’elles ne s’accumulent pas
• Fait un suivi scrupuleux de toutes les entrées et sorties quotidiennes dans sa caisse
• S’assure au moins une fois par semaine, en collaboration avec le responsable comptable, l’inventaire physique de sa caisse, et vérifie qu’il correspond au solde du livre de caisse
• Vérifie le solde des relevés de comptes
• Indique toute différence de caisse dans son livre de caisse et informe le responsable financier /RH immédiatement

Mission 2 : Tenir le journal de banque :

Activités :

• Réceptionner, vérifier l’éligibilité des factures présentées en paiement (conformité avec le bon d’achat, mentions obligatoires) ;
• Enregistrer les factures d’achat dans le livre de banque
• Informe le Responsable comptable immédiatement en cas de problème rencontré lors de la saisie des pièces comptables dans SAGA;
• Clôture la comptabilité mensuelle selon le calendrier administratif et financier et transmet au Responsable comptable Financier;

Mission 3 : Contrôle financier des dépenses et vérification des procédures d’achat :

Activités :

• Pré-vérifier/codifier la partie financière des Demandes d’Achat sur base TVE et des plans de financement
• Contrôler la cohérence entre les Bons de Commande Fournisseur et les Demandes d’Achats
• Contrôler la qualité des factures fournies par la Logistique et la présence des dossiers d’achat correspondant
• Classer les contrats cadres

Mission 4 : Participation à la gestion de la trésorerie et à l’élaboration du prévisionnel de trésorerie mensuel :

Activités :

• Préparer les chèques sur base des factures validées
• Anticiper les besoins en trésorerie et s’assurer d’avoir les moyens de paiements nécessaires en caisse
• Appliquer et respecter la Cash Management Policy de la mission

PROFIL RECHERCHE

Formation

• BAC + 2 en Finances, Comptabilité, Gestion des Ressources Humaines

Expériences

• Expérience de 2 ans sur un poste de Superviseur Administration, RH en termes d’organisation de travail

Informatique

• Maitrise exigée de SAGA (logiciel de comptabilité)
• Maitrise exigée d’Homère (logiciel de gestion RH)
• Maitrise du pack Office (Excel, Word)

Langue

• Bonne maitrise du Français (lu, écrit, parlé) indispensable
• La langue locale (Zarma, Haoussa) sera un atout

Composition des dossiers :

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae avec au moins deux contacts téléphoniques des personnes de référence.
• Copies légalisées des diplômes.
• Carte ANPE
• Extrait de naissance
• Certificat de nationalité
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (attestation de travail; lettre de recommandation; etc…)

Dépôt des dossiers :

Toute personne intéressée par cette annonce devra déposer son dossier de candidature aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention « Superviseur Administration Finances et RH » à :

• Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta
• Zinder, au quartier Charé Zamna, ex-Bureau de l’ONG GOAL
• Maradi, au quartier Bourja derrière la nouvelle tribune
• Abala, derrière école medersa non loin de l’INHCR
• Tchinta au bureau de l’ONG BEFEN/ALIMA
• Dakoro au bureau de l’ONG BEFEN/ALIMA en face du BAGRI

Vous pouvez aussi postuler en envoyant vos dossiers de candidature à l’adresse suivante :

[email protected]

Tout en mentionnant en objet « Superviseur Administration, Finances et RH »

La date de clôture de candidature est fixée au 20 Juin 2023

 

Notes importantes :

1. Les dossiers incomplets ne seront pas traités

2. Aucun document original ne doit être mis dans le dossier.

3. En cas de rejet d’une candidature, celui-ci ne pourra pas être récupéré.

4. Aucune information ne pourra être transmise quant au rejet de la candidature, ni par téléphone, ni par email en raison du grand nombre de candidature.

5. Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour passer les tests

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