L’ONG médicale BEFEN recrute pour ce poste (06 Octobre 2023)

L’ONG médicale BEFEN (Bien Etre de la Femme et de l’Enfant au Niger) a été créée en 2002 avec pour objectif de « promouvoir le bien être de la femme et de l’enfant au Niger dans les domaines de la santé et de l’éducation ». L’ONG médicale BEFEN recrute Responsable Comptable. Née de la volonté d’un groupe de médecins de rendre accessibles les soins de santé à la population nigérienne, BEFEN a d’abord intervenu au sein d’une clinique à Niamey puis a choisi à partir de 2009 d’étendre ses activités dans d’autres localités du Niger en partenariat avec l’ONG médicale internationale ALIMA (The Alliance for International Médical Action).

Ainsi, en quelques années BEFEN/ALIMA est devenu la plus importante ONG du Niger et dans la sous-région concernant la prise en charge de la malnutrition aigüe et un acteur incontournable dans la prise en charge des pathologies prioritaires de la mère et de l’enfant (paludisme, diarrhée, IRA …).  L’innovation médicale, la prise en charge hospitalière de qualité pour les cas les plus graves et la prise en charge / diagnostique au sein même des ménages sont pour BEFEN et ALIMA des axes opérationnels essentiels afin d’améliorer sans cesse la pratique de la médecine humanitaire et renforcer le système de santé national. C’est pourquoi BEFEN/ALIMA met en œuvre des programmes médicaux en étroite collaboration avec les équipes cadres de district où elle intervient, à travers la formation médicale du personnel et le renforcement de capacité des districts (fourniture et gestion des intrants, appui aux structures de santé…).

Travailler aujourd’hui avec BEFEN/ALIMA, relevant les défis de santé publique auxquels les populations les plus vulnérables sont confrontées, ouvre de nombreuses perspectives au Niger mais également dans la sous-région et permettra à terme l’intégration des programmes médico – nutritionnels dans le système de santé nigérien.

II. MISSION PRINCIPALE

Le financement de BEFEN dépend principalement de la confiance de ses donateurs institutionnels ainsi que de la transparence de ses procédures et de sa comptabilité.

Le Responsable Comptable est garant, par délégation et sous sa supervision du coordinateur Finances et RH, de la qualité, de la fiabilité et de la transparence de la comptabilité et de la gestion de trésorerie. Il est responsable de la comptabilité générale de la mission et la vérification des comptabilités terrains avant transmission à son responsable hiérarchique.

 III. RESPONSABILITÉ ET TACHES

• Garant du respect des procédures de gestion de l’argent

• Contrôler la gestion des caisses de coordination (contrôle le cahier de suivi des avances, inventaires physiques et rapprochements).
• S’assurer du respect des procédures d’achats (bons de commandes systématiques signés par les personnes autorisées, devis suivant les montants)
• Être garant du système de paiement fournisseurs (suivi des baux etc)
• S’assurer que les enveloppes sécurités sont rendues et que les différentes dettes sont remboursées avant le départ des personnes expatriées.
• Gérer et contrôler le paiement des avances sur salaires, des salaires et des taxes d’après les fiches de paye et les bordereaux de paiement dûment validés par le coordinateur financier
• Faire le suivi des comptes en banque, en particulier suit quotidiennement les soldes et alerte le coordinateur financier dès qu’un transfert s’avère nécessaire.
• Faire le Briefing initial sur la gestion de l’argent pour tous les personnels bénéficiant d’une prise en charge particulière (perdiem, logement) et/ou d’avances de fonctionnement

Garant du respect des procédures comptables

• Vérifier la validation des factures par les responsables
• Vérifier la Conformité des justificatifs, selon les règles bailleurs ou partenaire (en cas de portage)/ALIMA et spécifiques au pays.
• Préparer les audits ALIMA/Bailleurs des pièces et envoie à Dakar si nécessaire.
• Contrôler la gestion des dépenses autres missions.
• Faire un briefing spécifique sur la gestion comptable pour le coordinateur Projet et/ou les logisticiens, ainsi que pour les administrateurs projet.

Veiller sur le respect des législations nationales

• Se documenter sur la législation fiscale (impôts, taxes douanières, TVA, taxes sur contrats de location, déclarations annuelles, etc) et transmet les informations au coordinateur financier. Si besoin, lien avec des consultants externes (avocat, …)
• Proposer des adaptations spécifiques des règles BEFEN /ALIMA si besoin et les soumet à la validation du coordinateur financier
• Rédiger les déclarations nécessaires et les soumet au coordinateur financier pour validation.
• S’assurer que les originaux des documents officiels sont en possession de l’administration.

Faire la demande de trésorerie

• Réaliser la demande de trésorerie de la capitale en collaboration avec les départements techniques. Il renseigne les dépenses courantes, identifier les possibles demandes exceptionnelles, Sous la supervision du coordinateur Finances.

Suivre les dépenses réalisées dans la mission financière

• Effectuer la vérification des comptabilités (terrains et coordination)
• Faire la saisie des comptabilités de la coordination, en l’absence de la caissière.
• Assurer la vérification des pièces et des imputations (codes projets, comptables et codes budgétaires) selon les procédures et internes et qui permette un bon suivi budgétaire et l’élaboration des Rapports financiers.
• Être garant des documents justificatifs et de leur conformité (bons de commandes, factures, inventaires, …) selon les procédures internes et des bailleurs.
• Analyser les éventuels problèmes d’écarts de caisse et aide techniquement à la résolution (propositions de réorganisation), Sous la responsabilité du coordinateur financier

Clôture mensuelle

• Préparer les check list et pack comptable à envoyer au siège après lettrage
• Réaliser et suivre les lettres de clôtures mensuelles, Siège et projet.
• Renvoyer les comptabilités définitives aux terrains avec commentaires et plan d’action en fonction des erreurs constatées.

 Gestion du Logiciel SAGA

• Assurer la préparation et la diffusion des informations nécessaires à l’utilisation de ces nouvelles versions.
•  Faire la mise à jour régulière des paramètres (taux de change, codes projets, etc) sous supervision COFIN
• Contrôler la conformité des comptabilités entre terrain et coordination

Collaborer au suivi des budgets et des trésoreries

• Participer à la réalisation des budgets en aidant au recueil d’informations (notamment sur les achats locaux)
• Suivre les volumes de dépenses locales au quotidien et le transmettre   au coordinateur financier.
• Formation et encadrement d’équipe
• Former la caissière de la coordination à la comptabilité et à la gestion de l’argent
• Former la caissière de la coordination au guide d’imputation spécifique au pays et à son budget
• Identifier les erreurs et aider à leur résolution
• Participer à l’évaluation technique des assistants (comptabilité)
• Effectuer des visites régulières sur les terrains (avec reporting), proposition de formations supplémentaires si besoin
• Faire des remplacements éventuels (en cas de congé ou d’absence, …) sous la demande du superviseur
• Archivage comptable
• Réaliser un classement des fichiers informatique permettant de retrouver facilement toutes les données et s’assurer de la mise à jour du back up des ordis admin de la mission
• Réaliser un classement clair et logique de toutes les pièces comptables de la mission et tenir à jour un plan de classement de la mission
• S’assurer de répondre de manière rapide aux différents e-mails des terrains où il est en destinataire principal.

IV.  COMPOSITION DU DOSSIER

• Lettre de motivation
• Curriculum vitae avec au moins trois (3) personnes de référence avec leurs adresses mails et téléphones
• Copies légalisées des diplômes.
• Carte ANPE
• Extrait de naissance
• Certificat de nationalité
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (attestation de travail ; lettre de recommandation ; etc…)

V. DÉPÔT DES DOSSIERS

Toute personne intéressée par cette annonce devra soit déposer son dossier de candidature aux bureaux de l’ONG BEFEN, en précisant sur l’enveloppe la mention « RESPONSABLE COMPTABLE » à : Niamey, ou l’envoyer à l’adresse électronique suivante : [email protected]

• Dakoro, ancien bureau MSF Belgique, 100 m de la banque BAGR/Dakoro
• Niamey, au quartier Foulani Koira, Rue Fk127, en allant vers CES Kokaranta
• Zinder, au quartier Charé Zamna, ex-Bureau de l’ONG GOAL.
• Maradi, au quartier ADS, à côté du bureau du programme Sida et du bureau de SOS village des enfants
• Abala,   derrière Ecole Medersa
• Tchinta, au quartier Elevage non Loin du bureau de la Nigelec

La clôture de dépôt de dossier est prévue pour le 20 Octobre 2023 à 18 H 00 min.

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