L’ONG Médecins Sans Frontières (MSF) Suisse recrute (07 juillet 2025)

Avis de Recrutement Interne /Externe

Dans le cadre de ses activités, Médecins Sans Frontières Suisse recherche pour sa Coordination de Niamey :

Un Spécialiste de la gestion documentaire

But Principal

Le/La spécialiste de la Gestion documentaire est responsable de mettre en œuvre et gérer les processus de gestion, de conservation et d’élimination des documents et dossiers papier et électroniques reçus ou générés par le projet ou la coordination; préserver leur confidentialité (le cas échéant), leur intégrité, leur fiabilité et leur traçabilité; faciliter leur récupération pour le personnel qui le demande; expliquer les procédures à ses coéquipiers; il fait la promotion d’une gestion responsable des données personnelles des patients, des communautés, des employés et des partenaires. Pour ce faire, ils appliquent les directives et le protocole de MSF à leur contexte.

Responsabilités et spécificités du poste 

• Pour chaque activité, dans chaque site, identifier et tenir à jour une liste de documents, les informations nécessaires pour assurer la continuité des opérations (dont la perte pourrait avoir un impact sur les opérations ou les personnes de MSF) ou utiles pour une compréhension claire des activités et des décisions de MSF, en identifiant un « propriétaire » par document/dossier.
• Identifier les risques liés à une mauvaise gestion des données personnelles lors de leur collecte, de leur utilisation ou du partage et proposer des mesures pour les limiter,
• S’aligner sur les réglementations sur la protection des données personnelles et mettre en œuvre la politique et les bonnes pratiques de MSF en la matière.
• Organiser l’archivage les documents et les enregistrements dans un référentiel physique ou numérique sécurisé et, organiser des audits réguliers et des journées de nettoyage ;
• Assurer un accès facile, en accord avec les propriétaires de documents et de dossiers et selon les besoins, en établissant des droits d’accès physiques ou numériques et/ou de publication (sur le tableau d’affichage local, le site SharePoint de la mission, Kompas, etc.)
• Élaborer et mettre en œuvre des processus pratiques et réalistes pour documenter et enregistrer la sauvegarde, l’évacuation, l’hibernation ou la destruction en cas d’urgence (évaluation des risques et planification d’urgence), et rendre compte de leur mise en œuvre.
• Évaluer et rendre compte de la maturité de la gestion des documents. Élaborer et mettre en œuvre des tactiques / stratégies créatives pour améliorer la qualité de la gestion des dossiers par site, en appliquant la politique et les meilleures pratiques de MSF, en travaillant avec les informaticiens pour organiser les serveurs locaux et avec les conseillers juridiques pour adapter le calendrier de conservation des dossiers MSF à la législation locale (conformité) ; proactivement.
• Informer systématiquement les nouveaux employés et rappeler régulièrement au personnel existant les processus, les mesures de sécurité, la protection des données et leur rôle dans la gestion des documents et des dossiers. Débriefer tout le personnel sortant facilitant la conservation et le transfert de la propriété des documents et des dossiers avant le départ

Responsabilités Spécifiques à la Section MSF / Contexte

• Dans le contexte de la mission MSF Suisse au Niger, le Spécialiste de la Gestion des documents aura entre autres missions :
• Protection des données personnelles
• Assurer la diffusion de documents de transparence (Note de confidentialité Ressources Humaines,
• Etablir une liste des risques protection des données personnelles au niveau de chaque projet et de chaque département
• Partager les guidances MSF sur la gestion des données des employés et santé.
• Maintenir une liste des parties tierces avec qui MSF partage des données personnelles.

Gestion de l’information numérique (site SharePoint privé de la mission et Kompas)

• Mettre en œuvre et suivre le processus d’onboarding / offboarding documentaire à la coordination, en lien avec les RH et les IT. Assurer la formation et le support continu aux équipes pour l’utilisation des outils numériques (SharePoint, OneDrive, Kompas, Teams)
• Veiller à la mise à jour continue du site SharePoint de la coordination et de projets, en collaboration avec les différents départements, via la mise en œuvre des standards OCG pour la gestion des documents numériques : structuration, nommage, stockage, conservation et suppression selon le calendrier de rétention OCG adapté au contexte local.
• Accompagner les futurs projets dans la préparation au déploiement de son site SharePoint : nettoyage des fichiers, formation des équipes, structuration selon les standards OCG.
• Organiser des audits réguliers et des journées de nettoyage (cleaning days) sur SharePoint, pour identifier et supprimer les doublons, fichiers obsolètes ou triviaux, assurer l’archivage pertinent et maintenir la structure conforme aux standard MSF OCG. En parallèle, veiller à ce que Kompas soit à jour, en vérifiant que l’ensemble des documents essentiels ont bien été chargés et sont accessibles

Gestion des archives papier

• La réorganisation des archives de la coordination stockés dans l’entrepôt dites « stock » faire le tri et séparer distinctement les archives des anciens projets fermés tel que Diffa.
• Séparer et classer les dossiers médicaux de l’ancien projet de Diffa entassés à l’entrepôt, en les archivant suivant la politique d’archive en vigueur en gardant et privilégiant leur confidentialité.
• Réorganiser les archives physiques de Torodi et les ramener à Niamey, en mettant en place un système d’archivage électronique en suivant les recommandations du référent pour une gestion des dossiers RH.
• Pendant les différentes visites sur le projet de Magaria, réorganiser les archives médicales, et si nécessaire, les archives RH & Logistiques de manière à permettre à retracer facilement les documents utiles des patients, du personnel…
• Suivant les critères et la politiques en place, organiser la destruction des vieilles archives ayant dépassé leurs dates de conservation pour l’ensemble des archives de la mission et trier celles qui devront être envoyé au siège.

Qualifications requises

Diplôme : Un diplôme en archivage, bibliothèque, gestion de l’information ou secrétariat, gestion de bureau, collecte de données, encodage.

Candidature

Les dossiers de candidature seront composés de :

• Lettre de motivation,
• Curriculum vitae,
• Copies des diplômes
• Certificats et Attestations de travail,
• Carte ANPE (2025)

Les dossiers de candidature sont à déposer sous enveloppe fermée portant la mention

 « Spécialiste de la gestion documentaire » aux adresses suivantes :

• Bureau MSF-CH Magaria, sis au quartier Sabon Gari ;
• Bureau MSF-CH Zinder, sis au quartier kourandaga.
• Bureau MSF-CH Niamey, sis quartier Plateau, Rue Maurice Delens à côté de Zamani
• Bureau MSF-CH de Torodi, sis au quartier Tondobon

La date limite du dépôt est fixée au mercredi 09/07/2025 à 17h00