L’ONG MÉDECINS SANS FRONTIÈRES (MSF) recrute pour ces 2 postes (29 Juin 2024)

Médecins Sans Frontières fondée en 1971, est une organisation internationale médicale humanitaire qui apporte une assistance médicale d’urgence aux personnes affectées par les conflits, les épidémies, les catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels de la santé, de personnels logistiques, administratifs et de divers autres métiers, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.

MSF WaCA, crée en 2019, est le 1^er siège MSF en Afrique et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations affectées dans le monde.

Vous vous préparez à devenir membre de la grande famille MSF, forte de plus de 50 années d’actions médicales d’urgence qui lui a valu le prix Nobel de la paix en 1999.

Nous sommes une organisation inclusive qui considère que le bien-être social et professionnel est un droit pour tous, et qui offre un environnement qui tient compte de la diversité de chacun de ses membres.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui considère l’expertise locale avec qui elle contribue dans la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé́ de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.

Nous Recherchons :

POSTE 1 : COMPTABLE GENERALE

Département : Finance

Supérieur hiérarchique : Chef Comptable

Supérieur Fonctionnel : Chef Comptable

Travail %: 100%

Poste Basé à: Abidjan, Siège

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF – WaCA

Contrat : CDD Renouvelable

Début de contrat : Le plus tôt possible.

Objectifs

Sous la responsabilité du chef comptable, le comptable général est chargé de superviser, de gérer et d’interpréter les données financières, en veillant à ce que les transactions financières soient enregistrées avec précision. Il s’agit d’un poste polyvalent au sein du département financier de MSF WaCA, qui soutient le chef comptable dans la gestion de la comptabilité sur le terrain et au siège.

Responsabilités principales

Comptabilité HQ :

• Contrôler et enregistrer les documents comptables entrants et sortants dans le logiciel de comptabilité HQ.
• Planifier les paiements aux fournisseurs et aux tiers non-salariés. Effectuer les paiements des impôts et de la sécurité sociale, les récupérations et les rapprochements conformément aux réglementations locales.
• Assurer le classement et l’archivage des documents financiers.
• Participer à la clôture des comptes : justification des comptes, écritures d’inventaire, documentation du dossier de clôture, rapprochements des comptes bancaires et des soldes, etc.
• Effectuer la consolidation de la clôture comptable de la mission dans le logiciel comptable du siège et gérer les écarts de soldes.
• Rapprocher les transferts, les refacturations et les remboursements entre le siège et les missions et/ou d’autres sections.
• Participer à la production des états financiers de fin d’année en conformité avec les GAAP locaux et internationaux.

Audit et contrôle interne :

• Fournir la documentation pour les audits externes et aider les auditeurs dans leurs évaluations, en fournissant les informations nécessaires pour les finances du siège et du terrain.
• Être le point de contact entre les missions de MSF WaCA et les auditeurs externes du siège.
• Assurer la mise en œuvre des recommandations d’audit au niveau de la mission.
• Effectuer des contrôles financiers internes et des audits des missions/projets qu’il/elle supervise.

Comptabilité terrain :

• Garantir et contrôler la cohérence et la fiabilité des documents comptables des pays de missions MSF WACA, en veillant au respect des politiques comptables.
• Fournir des conseils et un soutien technique aux missions relevant de son portefeuille afin d’assurer une documentation appropriée des écritures comptables ainsi qu’un stockage et un archivage adéquats de ces documents.
• Collaborer à la définition des procédures financières et comptables de MSF WaCA. Elaborer et mettre à jour le manuel des procédures.
• Garantir et contrôler le respect des normes, règles et réglementations comptables locales, y compris l’audit annuel local.
• Superviser les clôtures mensuelles et annuelles de la comptabilité de la mission sur le terrain en veillant à ce que tous les rapprochements soient effectués et signés par les personnes concernées. Contrôler les délais de clôture mensuelle sur le terrain et encourager les mesures correctives en cas de retard.
• Fournir des conseils sur la stratégie de la comptabilité terrain afin de renforcer la qualité et le contrôle.

Soutien et suivi aux terrains :

• Agir en tant que premier point de contact pour les questions de la comptabilité des missions.
• Assurer la responsabilité fonctionnelle des gestionnaires comptables de terrain (ACMA) inclus dans son portefeuille de missions régulières et d’urgence de MSF WaCA.
• Fournir des conseils et un soutien technique aux gestionnaires comptables sur les processus de gestion comptable, le suivi de la saisie des données dans les systèmes comptables avec des conseils pour les enregistrements comptables complexes. Assurer la cohérence entre les données provenant des missions et les comptes généraux de MSF en garantissant la responsabilité et la transparence.
• Collaborer au processus de recrutement et d’intégration des nouveaux ACMA avec la mission.
• Fournir des formations aux responsables comptabilité et aux FinCo sur les politiques de la comptabilité financière, les outils comptables, les systèmes d’information financière sur le terrain et les procédures et collaborer pour faciliter que le reste de l’équipe de comptabilité sur le terrain reçoive les formations adéquates.

• Soutenir le terrain et le siège dans la configuration des paramètres des logiciels comptables et financiers.

Formation

 

Diplôme en finance, comptabilité ou dans un domaine connexe. Une certification professionnelle telle que ACCA, CPA ou équivalente est un atout supplémentaire.

Compétences

 

Bonne capacité d’analyse pour interpréter les données financières et identifier les évolutions.

Excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles pour interagir efficacement avec les parties prenantes internes et externes.

Attention aux détails et précision dans l’établissement des rapports financiers et l’analyse.

Adaptation à des différents contextes, des circonstances, des tâches, des responsabilités et des personnes.

Capacité à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et diversifié, en étant sensible aux différences culturelles et au contexte local.

Expériences professionnelles requises

 

Au moins 5 ans d’expérience dans des fonctions comptables ou financières.

Familiarité avec les GAAP ivoiriens et internationaux, le SYCEBNL et d’autres cadres réglementaires pertinents en Afrique de l’Ouest et Centrale.

Une expérience dans un cabinet comptable ou d’audit est un atout supplémentaire.

Une expérience en matière de formation/transfert de connaissances est un atout pour ce poste.

Connaissance Linguistique

• Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

• Suite Office (principalement MSF Word, Excel et Powerpoint)
• Connaissance pratique d’un logiciel ERP

MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n’est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : Vendredi 19 Juillet à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

POSTE  2 : COORDINATEUR(TRICE) DE LA GOUVERNANCE ET DU SUPPORT AU CONSEIL D’ADM INISTRATION

Département : Governance

Supérieur hiérarchique : Président du conseil d’administration

Supérieur Fonctionnel : Président du conseil d’administration

Travail %: 100%

Mobilité : Toutes les zones d’intervention MSF – WaCA

Contrat : CDD (6mois)

 

Début de contrat :1^er Août 2024

Objectifs

 

Ce poste fournit un soutien direct au président du conseil d’administration et au conseil dans son ensemble, au directeur exécutif uniquement pour les questions de liaison avec le conseil d’administration et assure la coordination avec l’assistant du directeur exécutif. Le rôle principal est d’assurer le bon fonctionnement général du conseil d’administration de MSF WaCA et la supervision de la gouvernance. Le rôle est essentiel pour permettre une préparation et un déroulement harmonieux et efficace des réunions du conseil d’administration, en veillant à ce que MSF WaCA respecte les lois, les réglementations, les contrats, les décisions du conseil d’administration et les politiques internes propres à une organisation caritative enregistrée et à une société à responsabilité limitée.

Responsabilités principales

 

Politique de gouvernance et soutien aux administrateurs

• Maintenir et assurer une révision régulière des instruments de gouvernance de MSF WaCA (par exemple, les statuts, les mandats des membres du conseil, les politiques, la répartition des rôles et des tâches des membres du conseil (comités, groupes de travail et responsabilités ad hoc), les statuts, le règlement intérieur, etc.)

• Coordonner le recrutement des membres du conseil d’administration et la planification de la relève, notamment en facilitant l’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration et en procédant à des audits de compétences.

• Faciliter l’utilisation des compétences et des intérêts de tous les membres du conseil d’administration, en tenant le conseil au courant des possibilités de formation et en organisant des formations sur demande.

• Mettre en œuvre la politique de conflit d’intérêts du conseil d’administration de la WaCA.
• Se tenir au courant des développements au sein du conseil de MSF WaCA, de ses sous-comités, du partenariat WaCA et des protocoles d’accord,avec d’autres associations MSF et MSF International.

• Se tenir au courant des meilleures pratiques en matière d’associations caritatives d’Afrique de l’Ouest et du Centre et des exigences en matière de gouvernance, ainsi que des exigences en matière de gouvernance et des meilleures pratiques de MSF.

• Être le point focal pour tous les administrateurs de WaCA.

• Travailler avec le directeur exécutif pour s’assurer que le personnel et les membres de MSF WaCA comprennent le rôle du conseil d’administration, et gérer les demandes et le partage d’informations entre le conseil d’administration et l’exécutif.

• Il s’assure que les membres du personnel et les membres de MSF WaCA comprennent le rôle du conseil d’administration et gère les demandes et le partage d’informations entre le conseil d’administration et l’exécutif.

• Organiser des évaluations régulières (annuelles) du conseil d’administration (auto ou externe) et travailler avec le président du conseil d’administration pour suivre les progrès sur les points d’apprentissage.

Respect des règles, de la réglementation et des politiques internes

•Tenir à jour tous les dossiers du conseil d’administration, y compris les mandats, les procès-verbaux des réunions et les pouvoirs délégués en utilisant les outils appropriés (par exemple, SharePoint).

•Conservation des registres, des procès-verbaux et des dossiers – rassembler et mettre à disposition les informations pertinentes de manière systématique et durable afin de soutenir la santé de la mémoire institutionnelle.

•Dépositaire de tous les documents de gouvernance, y compris les statuts de l’association, les statuts de MSF International et tout règlement intérieur.

•En collaboration avec le chef du bureau exécutif et le secrétaire général, veiller au respect des règles et réglementations externes :

• La tenue des registres de la société et de tout autre document pertinent, en veillant à ce qu’ils soient disponibles pour inspection en cas de besoin
• Tenue d’une liste des membres habilités à recevoir les convocations aux réunions et autres documents.

• Coordonner la responsabilité et l’engagement des administrateurs lors des assemblées générales annuelles avec le coordinateur de l’association / l’équipe d’engagement public, y compris aider au bon déroulement de l’assemblée générale annuelle (y compris les réunions associatives).
• Assurer, avec le coordinateur de l’association / l’équipe d’engagement public, la représentation et la responsabilité de MSF WaCA dans les projets de partenariat de MSF OC et du conseil associatif international.

Assurer le bon fonctionnement du conseil d’administration et des comités

• Construire et maintenir le calendrier annuel et le plan annuel du conseil d’administration.
• Soutenir la préparation et le déroulement des réunions du conseil d’administration et des sous-comités de WaCA (en collaboration avec le président du conseil d’administration et les responsables des comités, le cas échéant).

• émettre les convocations aux réunions
• soutenir le président et le directeur exécutif, ou, le cas échéant, le président du comité, le chef du bureau exécutif et le secrétaire général, dans la préparation et la coordination des ordres du jour, en veillant à ce que les sujets internationaux, opérationnels, associatifs et exécutifs soient inclus et alignés afin de permettre une prise de décision bien informée et opportune.
• Travailler avec l’assistante exécutive pour veiller à ce que les ordres du jour du conseil d’administration et de la direction soient alignés et que les registres de décisions soient à jour et facilement accessibles
• Rassembler, contrôler la qualité et partager les informations avant les réunions (y compris tenir les administrateurs informés entre les réunions) et contrôler les systèmes de collecte et de partage des informations
• Assurer la logistique et le bon déroulement des réunions du conseil d’administration et des comités (en veillant à ce qu’elles soient accessibles à tous)
• Rédiger les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration et des comités, suivre les listes d’actions et gérer le processus d’approbation.
• Gérer la logistique des réunions (en veillant à ce qu’elles soient accessibles à tous) et organiser un soutien supplémentaire si nécessaire.

• Faciliter l’approbation du conseil en dehors des réunions du conseil, comme convenu par le président.
• Soutenir le président dans la réalisation d’un discours sain au sein du conseil entre tous les administrateurs, l’exécutif et d’autres parties du mouvement MSF.
• En étroite collaboration avec le directeur de l’association et le trésorier du conseil d’administration, établir, maintenir et contrôler le budget de l’association.

Soutien au président du conseil d’administration de la WaCA

• De temps en temps, aider à la préparation de présentations, de discours, de dossiers et d’autres documents internes et externes.

• Soutenir le président du conseil d’administration de MSF WaCA dans ses tâches administratives, le cas échéant. Par exemple, la correspondance, les dépenses, les besoins de voyage et les briefings.

• Garder en sécurité et organiser toute la correspondance, les autres documents pertinents et tous les dossiers sensibles ou confidentiels.

• Toute autre tâche qui pourrait lui être confiée de temps à autre.

Formation

Minimum Licence en gestion, relations internationales, sciences politiques, communication organisationnelle ou tout autre domaine pertinent.

Compétences

• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite.
• Solides compétences en matière d’organisation et de gestion de projets.
• Connaissance approfondie des outils et des ressources qui améliorent l’efficacité de la gouvernance et permettent une gestion efficace des réunions.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
• Solides compétences interpersonnelles, avec une capacité à écouter, à interagir efficacement avec des personnes à tous les niveaux de l’organisation et à développer des relations tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’association.
• Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Expériences professionnelles requises

Un minimum de 3 ans d’expérience dans un poste de soutien administratif/associatif de haut niveau ; une expérience de travail avec un conseil d’administration sera appréciée.

Une expérience de la coordination de réunions, de rédaction de rapports et le suivi des politiques et procédures est requise.

Des équivalences d’expérience peuvent être prises en considération.

Connaissance Linguistique

• Niveau professionnel en Français et Anglais

Connaissance informatique

 

• Suite Office (principalement MS Word, Excel et Powerpoint) ; sharepoint

MSF offre des opportunités de recrutement et de développement équitables sans aucune forme de discrimination basée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine géographique ou ethnique, handicap physique ou aucun autre facteur de discrimination.

Les femmes répondant aux critères sont vivement encouragées à candidater.

N.B. : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et les principales activités du poste. Elle n’est pas exhaustive. Par conséquent, les responsabilités et les activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.

Date Limite : Vendredi 19 Juillet à 18:00 GMT

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.