Médecins Sans Frontières Espagne est une association privée sans but lucratif et appartient à l’organisation internationale Médecins Sans Frontières (MSF). Cette organisation apporte son secours aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes d’origine naturelle ou humaine, ou de situations de belligérance. Les principes d’action de MSF sont la non-discrimination, la neutralité, l’impartialité et l’indépendance.
POSTE 1 : Un(e) RESPONSABLE FIN /RH PROJET
Médecins Sans Frontières Espagne recherchent Un(e) RESPONSABLE FIN /RH PROJET pour le bureau TERA (Tillabery) dans le cadre de ses activités au Niger.
Nombre de position : 01
Lieu d´affectation : Téra (avec des déplacements fréquents dans les sous bases)
Type de contrat : Contrat à durée déterminée (CDD) de six (6) mois renouvelable une fois.
Grade : Niveau 9 (selon la grille de fonction MSF)
NB : Soucieux de promouvoir l’accès des femmes à l’emploi, les candidatures des femmes sont fortement encouragées.
But principale
- Conseiller le coordinateur du projet pour la mise en place (organigramme) et conjointement avec le coordinateur des RH, mettre à jour l’organigramme de projet et les descriptions de postes.
- En étroite coordination avec le coordinateur du projet et les coordinateurs des RH et Finance, calculer les besoins opérationnels des RH et le budget correspondant afin d’assurer efficacement le dimensionnement nécessaire et les capacités du projet et faciliter le suivi budgétaire.
- Se charger de l’embauche, effectuer les modifications et gérer les formalités de résiliation du contrat pour les employés au niveau des projets, conformément aux lois locales du travail, l’archivage et la mise à jour des dossiers individuels des employés, en les informant sur leurs droits et en préparant toutes les déclarations fiscales obligatoires, afin d’assurer la conformité légale.
- Aider le coordinateur du projet, et/ou les chefs d’équipe et les superviseurs dans l’élaboration de la planification des congés annuels et des mouvements de personnel afin de prévoir les besoins en RH et d’assurer leur disponibilité pour les activités du projet en selon le contexte.
- Superviser/effectuer les procédures de paiement, faire en sorte que toutes les données relatives au calcul du salaire mensuel des employés nationaux du projet soient correctement entrées dans Homère (jours de congé, congés sans solde, congés maladie, heures supplémentaires, avance de salaire, etc.), afin d’assurer le versement ponctuel de la paie et son exactitude.
- Sous la supervision du coordinateur des RH, assurer le processus d’indexation des grilles de salaires du personnel national afin d’assurer l’équité en interne, les ajustements du coût de la vie et l’application adéquate des conditions d’emploi au sein des sites du projet.
- En étroite coordination avec le coordinateur RH, apporter un soutien aux responsables de ligne de projets dans la détection des besoins de formation, dans l’évaluation correcte des résultats du personnel et l’identification de potentiel, afin d’améliorer les capacités des personnes et leur contribution aux résultats finaux d’objectifs de mission.
- En coordination étroite avec le coordinateur RH, planifier et superviser les processus associés (recrutement, formation/intégration, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel placé sous sa responsabilité afin d’assurer à la fois la taille et la quantité de connaissances demandées
- En collaboration avec le coordinateur de projet, apporter son soutien aux responsables hiérarchiques dans l’application des politiques de communication interne afin de stimuler la participation active des employés et l’engagement MSF.
- En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur HR et Finance, appliquer les procédures administratives et financier présentes dans tout Protocole d’entente (MoU) en vigueur entre les partenaires locaux (par exemple, ministère de la Santé, etc.) et MSF.
- En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur HR, rechercher les meilleures options pour éviter et/ou résoudre les conflits de travail qui pourraient surgir au cours du projet.
- Veiller à ce que l’ensemble du personnel du projet (national, international, régional, visites, etc.) soit dûment informé et/ou intégré (Briefing Admin et Financier).
- Responsable de tous les déplacements et/ou hébergement du personnel au cours du projet.
- Mettre en œuvre des circuits et des flux (gestion de caisses d’argent, transferts, avances, procédures d’achat, validations de paiement, suivi des paiements réguliers, conciliation bancaire) afin d’anticiper les dépenses au niveau des projets et d’optimiser les besoins de trésorerie et la sécurité de celle-ci.
- Mettre en œuvre et superviser les procédures et les systèmes transactionnels, afin de garantir des pratiques comptables transparentes et la complète traçabilité documentaire (factures, reçus, relevés bancaires, etc.), et par là même, respecter les lignes directrices et les règles de MSF, en utilisant le logiciel ad hoc en place.
- Veiller à ce que la clôture comptable mensuelle se fasse sous contrôle, de façon intègre et en temps voulu.
- En étroite collaboration avec le coordinateur de projet et le coordinateur financier, analyser et exercer le suivi budgétaire du projet afin de garantir l’utilisation des fonds conformément aux contrats de financement et aux mesures correctives proposées.
- Coacher son ou ses assistants pour l’amélioration de leurs compétences techniques et organisationnelles
- Assure toute l’information des RH, administrative et financière relative au projet (Homère et clôture mensuelle FFC, rapports de situation, etc.)
- Participer à l’élaboration de la révision budgétaire.
- Mener une réunion mensuelle avec les délégués de personnel et gérer les possibles solutions aux doléances.
- Gérer en fonction du règlement intérieur et en concertation avec la coordination de la mission, les sanctions disciplinaires éventuelles.
- Actualiser les PdP en collaboration avec les responsables techniques, les superviseurs et assurer que tous les employés ont un profil de poste actualisé, signé avec copie dans leur dossier individuel.
- Responsable de la rédaction d’un rapport mensuel (SITREP)
- Gestion des contrats de bail et assurer le payement du loyer
- Administrer l’intendance de la maison Expats
NB : cette liste de responsabilités n’est pas exhaustive
Critères de sélection : Nous recherchons des personnes flexibles avec une capacité de travailler en équipe, sous pression en autonomie, Capacité à travailler sous pression avec de multiples échéances concurrentes, intègre des valeurs MSF.
| Éducation: | Diplôme en finance, gestion (entreprise, RH) ou administration souhaitable. |
| Expérience:
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Expérience souhaitable avec MSF ou d’autres ONG. |
| Langues: |
La maitrise de deux langues locale souhaitable (Germa/Haoussa) |
| Connaissance:
Compétences |
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Constitution de dossier : (tous les documents ci-dessous sont obligatoires)
- Une lettre de motivation décrivant en quoi votre expérience, vos qualifications et vos compétences font de vous un(e) bon(ne) candidat(e) ;
- Un curriculum vitae actualisé avec 3 références ;
- Copie de diplômes légalisées
- Certificat de nationalité ;
- Copie du/des certificats et attestations de travail pour chaque expérience professionnelle ;
Note :
Les candidats doivent déposer une copie de tous les documents, car les dossiers ne seront pas récupérables. MERCI DE NOTER QUE LES CANDIDATS RETENUS DEVRONT SE PRESENTER A L’ENTRETIEN AVEC DES COPIES CERTIFIEES.
Médecins Sans Frontières Espagne se réserve le droit de ne pas donner suite à cette offre.
Toute personne qui désire postuler ce poste peut soumettre son dossier via le formulaire google form :
https://forms.gle/DKUUAdyNKaW2o74P8
Date limite de la réception des dossiers : Vendredi 15 novembre 2024 à 17h00.
Nous remercions les candidats ayant déjà postulé ce poste de ne plus re postuler.
POSTE 2 : Assistant(e) Finance
Pour ses activités au Niger, MEDECINS SANS FRONTIERES recrute :
UN (E) ASSISTANT(E) FINANCE PROJET ET POOL ASSISTANT(E) ADMIN
RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE
Lieu d’affectation : MARADI
Type de contrat : CDD
Prise de fonction : Dès que possible
Type de contrat Pool : CDD-TI et au besoin
RAISON D’ETRE DU POSTE
Sous la supervision hiérarchique du Responsable Finances du projet, l’Assistant Finances effectue des travaux administratifs et financiers et assure le suivi de la comptabilité du projet. Produit dans les délais prescrits au responsable comptable et finances, un rapport mensuel de sa comptabilité, nécessaire à la production du rapport comptable mensuel de l’ensemble de la mission, ceci conformément aux normes et procédures MSF et de manière à garantir la conformité aux règlements et à exercer un contrôle strict des moyens financiers nécessaires aux objectifs de la coordination.
RESPONSABILITES PRINCIPALES
- Prendre en charge la gestion des liquidités et en assurer totalement le contrôle et la sécurité ; assister le Responsable finances pour les prévisions de trésorerie mensuelle et élaborer un échéancier pour couvrir les besoins quotidiens, avances sur salaires, paye, etc.
- Procéder au paiement des fournisseurs et exiger tous les documents concernés ; informer le responsable administratif si vous constatez une quelconque anomalie.
- Effectuer toutes les opérations de comptabilité, classifier, préparer et saisir tous les éléments comptables dans le logiciel de comptabilité de manière à assurer le strict contrôle de toutes les dépenses et la fiabilité des états financiers et des documents.
- Assurer le suivi de toutes les dates d’expiration des contrats de location et informer le responsable administratif suffisamment à temps pour une reconduction ou une solution alternative.
- Toute autre tâche déléguée par le Coordinateur Finances.
RESPONSABILITES SPECIFIQUES
GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE
- Assure la gestion de la caisse (suivi des avances et tenue des cahiers de caisse et d’avance, inventaires physiques quotidiens) ;
- Effectue les Rapprochements bancaires des comptes chaque fin de mois ;
- Suivi des avances opérationnelles, s’assurer que celles-ci sont clôturées (recouvrement des avances et enveloppe) avant la fin du mois ;
- Préparer les paiements des prestataires à effectuer par chèque, virement, espèce, mobile money (AMANA) et chèques certifiés…
- Responsable de la bonne saisie comptable du projet : assurer la transparence des informations financières, la bonne affectation dans le logiciel de comptabilité ;
- Archivage complet des pièces comptables et des justificatifs des dépenses dans les classeurs dédiés ;
- Garantir la bonne application des procédures : dans le cadre de ses activités l’assistant finances veille à ce que les engagements des dépenses respectent les cadres définis, alerte sur les incohérences.
- Veille à la sécurité des fonds et documents placés sous sa responsabilité
GESTION ADMINISTRATIVE
- Préparer des contrats de travail en conformité avec les prescriptions légales, en incluant quand nécessaire, des modifications spécifiques, afin d’assurer le respect du droit du travail local et fiscal.
- Saisir des données dans le logiciel de la gestion RH (HOMERE) et les dossiers personnels, les maintenir à jour afin de faciliter la gestion des procédures RH.
- Elaborer des fiches de paye mensuelles pour tout le personnel, modifier et mettre à jour les données nécessaires afin d’assurer la ponctualité et l’exactitude des salaires du personnel.
- Elaborer la dernière fiche de paie (Solde de tout compte) et les certificats de travail en fin de contrat afin de répondre aux exigences réglementaires en la matière.
- Suivi des fiscalités : Etablir les déclarations fiscales et soumettre à la validation de l’Administrateur Finances après validation du Responsable Comptable : ISB + TVA+IRBH+IRBP ; ITS+CNSS, Transmettre aux Administrations fiscale et sociale les déclarations mensuelles ;
- Assurer l’archivage sécurisé des dossiers du personnel selon le standard MSF, et au respect de la confidentialité de ceux-ci.
AUTRES
- Sur demande de l’employeur, remplacer le collègue Assistant des Finances et/ou des Ressources Humaines, tant au niveau du projet qu’à la coordination (Niamey).
- Assurer toute autre tâche déléguée par l’Administrateur des Finances ou RH
QUALIFICATIONS ET COMPETENCES REQUISES
- Éducation :Diplôme en finance, gestion des affaires, administration souhaitée.
- Expérience :Expérience professionnelle d’au moins deux ans dans des postes
Correspondant indispensables ; Expérience dans des pays en voie de développement avec MSF ou d’autres ONG souhaitée
- Langues: Français obligatoire, Haoussa souhaitée.
- Connaissance Maîtrise de l’informatique indispensable (Word, Excel, internet, Unifield ou autres logiciels de Comptabilité)
- Compétences :Résultats et sens de la qualité ; Travail d’équipe et coopération ; Souplesse de comportement ; Adhésion aux principes de MSF ; Sens du service ; Etre capable de travailler dans un milieu multiculturel ; Etre capable de travailler sous pression.
COMPOSITION DU DOSSIER
- Lettre de motivation
- Curriculum Vitae
- Copies certifiées du ou des diplôme(s), Certificats de travail/ attestations de travail,
- Copie d’acte de naissance, Copie du Certificat de nationalité,
- Certificat de visite-contre visite datant de moins de trois (3) mois,
- Casier judiciaire datant de moins de trois (3) mois,
- Carte d’inscription à l’ANPE,
- Et tout autre document complétant le dossier (recommandations, formations suivies …).
DEPOT DES DOSSIERS SOUS PLIE FERME AVEC MENTION « Assistant Finance Projet » SUR L’ENVELOPPE :
- Maradi : Rue Sadé Elhadji N°17 Porte 9. BP : 385 Maradi – NIGER
- Niamey : Rue YN Haut N° 34, Boulevard de la nation BP :12 003 Niamey
OU PAR MAIL A L’ADRESSE : [email protected]
Au plus tard le 13 novembre 2024 à 17H.
NB : Les Candidatures féminines sont vivement encouragées
Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s) et aucun dossier ne sera restitué.
MSF France se réserve le droit de ne pas donner suite à cette offre.
