Médecins Sans Frontières (MSF) est une organisation internationale d’aide humanitaire qui fournit une assistance dans plus de 60 pays aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou causées par l’homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de l’origine, de la religion, de la croyance ou de l’affiliation politique.
L’organisation internationale MALARIA CONSORTIUM recrute pour ce poste (07 Novembre 2023)
Commis aux achats
Objectif principal
- Réaliser les achats d’un bureau d’approvisionnement selon les normes et protocoles MSF pour assurer un approvisionnement continu de toutes sortes de marchandises.
Description de l’emploi
- Réaliser les achats d’un bureau d’approvisionnement sur la base des documents d’achat émis par le supérieur hiérarchique et gérer les procédures administratives et comptables liées aux achats.
- A la demande du supérieur hiérarchique, obtention des différents devis auprès des fournisseurs selon la procédure Achats MSF. En dessous d’un seuil convenu, évaluant directement le marché local, recherche les produits et les fournisseurs offrant le meilleur rapport qualité-prix et négocie les prix.
- Passer les commandes à des fournisseurs présélectionnés avec lesquels les prix ont été convenus.
- Demander sans délai des factures ou des reçus pour tous les achats, vérifier qu’ils sont correctement remplis et traduire les informations écrites dans la langue locale avant approbation.
- Mettre régulièrement à jour les données fournisseurs-articles-prix sur le bureau d’approvisionnement. Informer le Responsable Logistique ou Approvisionnement et Log Co/ Responsable Logistique de toutes informations ou modifications des données « article-fournisseur » : prix, adresse, articles disponibles….
- Gérer les procédures administratives et comptables liées aux achats : compléter les bons de commande, vérifier les bons de livraison (par rapport aux commandes), les avances émises par la Direction Financière, etc. Mettre à jour les informations sur les listes d’achats après la réalisation des achats.
- Aider au processus de contrôle de réception avec le magasinier et le responsable de la chaîne d’approvisionnement.
Exigences
- Formation : Diplôme essentiel en achats et approvisionnement, chaîne d’approvisionnement, métré / domaine lié à l’administration des affaires
- Expérience : Essentiellement deux années d’expérience préalable dans des emplois similaires
- Langue : Langue de la mission essentielle. Langue locale souhaitable
- Connaissances : Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel et Internet);
Acheteur
Description de l’emploi
Responsabilités / Responsabilités (liste non exhaustive) :
- Aider à réaliser des achats locaux à Calabar pour le fonctionnement des bureaux, des maisons d’hôtes et des établissements de santé soutenus par MSF-WaCA (Ndebijji, Akor, CTC, besoins d’urgence, etc…)
- Avec l’appui du superviseur Supply Chain, aligner les approvisionnements et les transports selon les besoins opérationnels.
- Avec l’appui du superviseur de la chaîne d’approvisionnement, recueillir les devis pour les achats récurrents (carburant, papeterie, produits d’hygiène, etc.) afin de signer un accord-cadre avec les fournisseurs sélectionnés.
- Mettre à jour les outils d’approvisionnement (suivi, suivi des commandes en souffrance, liste de prix, liste des fournisseurs…) et clôture des activités d’achats terminées.
- Aider à maintenir le système de classement des archives existant pour tous les documents liés à l’approvisionnement ; effectuer le remplissage hebdomadaire des demandes internes fermées, des LPO, des SO et des reçus pour référence future.
- Informer les demandeurs et le supérieur hiérarchique de l’état des demandes (en attente, rupture de stock, etc.) sur les variabilités du marché (prix, rareté, etc.)
- Rapporter les activités d’achat mensuelles (nombre total d’IR, LPO, SO et FO traités) et partager avec le supérieur hiérarchique.
- En tant que membre de l’équipe logistique du projet, informer le superviseur de la chaîne d’approvisionnement de toute difficulté dans l’exécution des tâches assignées.
- Effectuer toute autre tâche logistique selon les instructions du superviseur : soutenir la base de données/l’agent des installations comble également les lacunes pendant les congés.
- Suivre toutes les demandes d’emploi en Bureau/Chambre d’hôtes/Pharmacie, faire une tournée hebdomadaire dans toutes les installations et signaler toute panne (électricité, fuite d’eau, etc…)
- Faites un tour hebdomadaire et mettez à jour pour une maintenance et un entretien plus approfondis sur différents équipements (climatisation, ordinateurs, distributeur, générateur, etc… et mise à jour sur le tableau blanc du bureau de logistique.
- Aider à établir une liste de fournisseurs pour le projet et effectuer la diligence raisonnable pour les fournisseurs.
Compétences et conditions requises
- Éducation : Études secondaires requises. Des études liées au commerce sont souhaitables.
- Expérience : Au moins 2 ans d’expérience dans un poste lié à la chaîne d’approvisionnement. Expérience avec MSF ou d’autres ONG souhaitable.
- Langues : l’anglais est requis. Des langues locales supplémentaires sont souhaitables.
- Connaissances informatiques : connaissances informatiques (Word, Excel) souhaitables.
- Compétences et qualités : Flexibilité, travail d’équipe et coopération, résultat, service et qualité Orientation, gestion du stress et engagement envers les principes MSF.
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