Médecins Sans Frontières, fondée en 1971, est une organisation médicale humanitaire internationale qui fournit une assistance médicale d’urgence aux personnes touchées par des conflits, des épidémies, des catastrophes ou l’exclusion des soins de santé. Nos équipes sont composées de dizaines de milliers de professionnels médicaux, logistiques, administratifs et diverses autres professions, tous guidés par notre éthique médicale et nos principes d’impartialité, d’indépendance et de neutralité.
MSF WaCA, créée en 2019, est le premier siège de MSF en Afrique, et répond à la volonté de réinventer le mouvement MSF après 50 ans d’actions humanitaires dans le monde, pour plus d’accès aux soins, plus de réactivité et de proactivité pour une plus grande couverture médicale des populations touchées dans le monde.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous vous préparez à devenir membre de la famille MSF, fort de plus de 50 ans d’action médicale d’urgence qui lui ont valu le prix Nobel de la paix en 1999.
Nous sommes une organisation inclusive qui considère le bien-être social et professionnel comme un droit pour tous et offre un environnement qui prend en compte la diversité de chaque membre.
MSF WaCA revendique un ancrage africain qui prend en compte l’expertise locale avec laquelle elle contribue à la mise en œuvre de ses activités et fait de chaque membre, un acteur clé de la nouvelle dynamique de l’action humanitaire dans le monde.
Nous recherchons : UN COORDONNATEUR DE SOUTIEN AU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET DE GOUVERNANCE
Département : Gouvernance
Gérant direct : Président du Conseil d’administration
Responsable Fonctionnel : Président du Conseil d’Administration
% de travail : 100 %
Poste basé à : Abidjan, siège
Mobilité : Toutes les zones d’interventions de WaCA
Type de contrat : Durée déterminée (renouvelable)
Poste à pourvoir : Dès que possible
Objectifs
Ce rôle consiste à fournir un soutien direct au président du conseil d’administration et au conseil d’administration dans son ensemble, au directeur exécutif exclusivement sur les questions de liaison avec le conseil d’administration et à assurer la coordination avec l’adjoint des directeurs exécutifs. Le rôle principal est d’assurer le bon fonctionnement général du conseil d’administration de MSF WaCA et la supervision de la gouvernance. Ce rôle est essentiel pour permettre la préparation et le déroulement fluides et efficaces des réunions des administrateurs, garantissant ainsi la conformité de MSF WaCA aux lois, réglementations, contrats, décisions du conseil d’administration et politiques internes applicables à un organisme de bienfaisance enregistré et à une société à responsabilité limitée.
Principales responsabilités
Politique de gouvernance et soutien aux fiduciaires
- Maintenir et assurer un examen régulier des instruments directeurs de MSF WaCA (par exemple, les statuts, les termes de référence des membres du conseil d’administration, les politiques, la répartition des rôles et des tâches des membres du conseil d’administration (comité, groupe de travail et responsabilités ad hoc), les statuts, les règles internes, etc.) .
- Coordonner le recrutement des membres du conseil d’administration et la planification de la succession, notamment en facilitant l’intégration des nouveaux membres du conseil d’administration et les audits de compétences.
- Faciliter l’utilisation des compétences et des intérêts de tous les membres du conseil, en tenant le conseil au courant des opportunités de formation et en organisant les formations sur demande.
- Mettre en œuvre la politique sur les conflits d’intérêts du conseil d’administration de WaCA.
- Restez informé des développements au sein du conseil d’administration de MSF WaCA, de ses sous-comités, du partenariat WaCA et des protocoles d’accord avec d’autres associations MSF, dont MSF International.
- Rester à jour sur les meilleures pratiques en matière de charité et de gouvernance en Afrique de l’Ouest et centrale, ainsi que sur les exigences et les meilleures pratiques de gouvernance de MSF.
- Soyez le point focal pour tous les administrateurs de WaCA
- Travailler avec le directeur exécutif pour garantir que le personnel et les membres de MSF WaCA comprennent le rôle du conseil d’administration, et gérer les demandes et le partage d’informations entre le conseil d’administration et l’exécutif.
- Remplir et maintenir toutes les pages pertinentes sur le site Web (public et associatif) et le portail interne de MSF (Sharepoint)
- Organiser des évaluations régulières (annuelles) du conseil d’administration (auto-ou externes) et travailler avec le président du conseil pour suivre les progrès sur les points d’apprentissage.
Respect des règles, réglementations et politiques internes
•Maintenir tous les dossiers du conseil d’administration, y compris les termes de référence, les procès-verbaux des réunions et tous les pouvoirs délégués à l’aide des outils appropriés (par exemple, SharePoint).
•Garde des registres, des registres et des registres – rassembler et rendre disponibles les informations pertinentes de manière systématique et durable pour soutenir la santé de la mémoire institutionnelle.
• Dépositaire de tous les documents constitutifs, y compris les statuts de l’association, les statuts de MSF International et tout règlement intérieur.
•Avec le Chef du Bureau Exécutif et le Secrétaire Général, assurer le respect des règles et réglementations externes :
- Tenir à jour les registres des sociétés et tout autre document pertinent, en veillant à ce qu’ils soient disponibles pour inspection où et quand cela est nécessaire.
- Tenue d’une liste des membres ayant droit aux convocations et autres documents
•Coordination de la responsabilité et de l’engagement des administrateurs lors des assemblées générales annuelles avec l’équipe du coordonnateur de l’association et de l’engagement du public, y compris en aidant au déroulement fluide et efficace de l’assemblée générale annuelle (y compris les réunions associatives).
• Assurer, en collaboration avec le coordinateur de l’association / l’équipe d’engagement du public, la représentation et la responsabilité de MSF WaCA dans les projets de partenariat MSF OC et du Conseil associatif international.
Assurer le bon fonctionnement du Conseil et des Comités
•Élaborer et maintenir le calendrier annuel et le plan annuel du conseil.
• Soutenir la préparation et le déroulement des réunions du conseil d’administration et des sous-comités de WaCA (en travaillant avec le président du conseil d’administration et les responsables des comités, le cas échéant)
- Emission des convocations,
- Soutenir le président et le directeur exécutif, ou, le cas échéant, le président du comité, le chef du bureau exécutif et le secrétaire de la société, dans la préparation et la coordination des ordres du jour, en veillant à ce que les sujets internationaux, opérationnels, associatifs et exécutifs soient inclus et alignés pour permettre des informations et prise de décision en temps opportun.
- Travailler avec l’adjointe exécutive pour garantir que les ordres du jour du conseil d’administration et de la direction sont alignés et que les journaux de décisions sont à jour et facilement accessibles.
- Rassembler, contrôler la qualité et partager des informations avant les réunions (y compris tenir les administrateurs informés entre les réunions) et surveiller les systèmes de collecte et de partage d’informations,
- Assurer la logistique/le déroulement fluide et efficace des réunions du conseil d’administration et des comités (garantir un accès inclusif)
- Prendre les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil d’administration et des comités, suivre les listes d’actions et gérer le processus d’approbation.
- Gérer la logistique des réunions (en garantissant un accès inclusif) en organisant un soutien supplémentaire si nécessaire.
• Faciliter l’approbation du conseil d’administration en dehors des réunions du conseil, comme convenu par le président.
•Aider le président à parvenir à un discours sain au sein du conseil d’administration entre tous les administrateurs, l’exécutif et les autres parties du mouvement MSF.
•En étroite collaboration avec le directeur de l’association et le trésorier du conseil d’administration, construire, maintenir et suivre le budget de l’association.
Soutien au Président du Conseil d’Administration de WaCA
- De temps à autre, soutenir la préparation de présentations, discours, dossiers et autres documents internes et externes.
- Soutenir le président du conseil d’administration de MSF WaCA dans les tâches administratives, selon les besoins. Par exemple, la correspondance, les dépenses, les besoins de déplacement et les séances d’information.
- Gardez en sécurité et organisés toute la correspondance, les autres documents pertinents et tout fichier sensible ou confidentiel.
- Toute autre tâche pouvant être assignée de temps à autre
Exigences du poste
Éducation
Minimum Baccalauréat en gestion, relations internationales, administration des affaires, études politiques, communication organisationnelle ou tout domaine pertinent.
Compétences
- Haut du formulaire
- Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
- Solides compétences en organisation et en gestion de projet.
- expérience approfondie des outils et des ressources qui améliorent l’efficacité de la gouvernance et permettent une gestion efficace des réunions.
- Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
- Solides compétences interpersonnelles, avec une capacité à bien écouter, à interagir efficacement avec les individus à tous les niveaux de l’organisation et à développer des relations tant au sein qu’à l’extérieur de l’association.
- Discrétion et confidentialité démontrées
Expérience professionnelle requise
Un minimum de 3 ans d’expérience dans un support administratif/associatif de haut niveau ; expérience de travail avec un
Le conseil d’administration sera apprécié. Expérience en coordination de réunions,
Des politiques et procédures de reporting et de suivi sont requises.
Des équivalences d’expérience peuvent être considérées
Compétences linguistiques
- Maîtrise pratique de l’anglais et du français
Compétences informatiques
- Suite MS Office (principalement MS Word, Excel et Powerpoint) ; point de partage
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MSF offre des opportunités égales de recrutement et de développement sans aucune forme de discrimination fondée sur le sexe, la religion, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, l’origine géographique, le handicap physique ou tout autre motif discriminatoire.
Les candidates qui satisfont aux exigences sont fortement encouragées à postuler.
NB : Cette description de poste fournit un cadre pour les principales responsabilités et activités principales du poste. Ce n’est pas exhaustif. Par conséquent, les responsabilités et activités du poste peuvent différer de celles décrites dans cette description de poste en raison des besoins organisationnels et opérationnels.
Deadline: Friday 17th Janvier 2025 18:00 GMT
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
