L’ONG MÉDECINS du MONDE (MdM) recrute pour ces 03 postes (14 Février 2024)

Mission principale :

Gérer physiquement les stocks conformément aux protocoles et normes établis

Compte tenu de la nature de nos activités, cette gestion de stock concerne notamment les consommables, le matériel médical, les aliments, les équipements, les articles WASH et les kits d’hygiène mais n’exclut pas d’autres types d’articles pouvant être stockés.

Activités principales:

• Réceptionner les marchandises et vérifier qu’elles sont en bon état et adaptées à la commande.
• Organiser le stockage selon la procédure en vigueur et selon le type de stock (produits pharmaceutiques, Nutrition, WASH, équipements, kits, logistique…)
• Étiquetage et enregistrement des informations relatives à chaque produit (numéro de lot, date de péremption, etc.)
• Suivi des conditions de stockage (température, taux d’humidité…) selon les préconisations spécifiques à chaque type de bien stocké.
• Préparer les sorties de stocks (expédition selon les activités, dons, destructions) : organisation et préparation des colis, documentation administrative (bon de transport, attestations, etc.)
• Suivi des consommations et des dates de péremption, mise à jour des fiches de stock.
• Réaliser des inventaires réguliers selon le planning établi
• Organiser la quarantaine ou la destruction des articles périmés, falsifiés ou endommagés selon la procédure établie
• Reporting sur les articles en fin de stock
• Nettoyage et entretien des locaux et du matériel.
• Signaler les dysfonctionnements dans la gestion du stock, du bâtiment et des matériels et équipements associés
• Participer à l’élaboration des rapports d’activité et à l’analyse des données de stocks
• Archivage de la documentation relative à la gestion des stocks.
• Tenir l’équipe logistique et le superviseur informés de tout problème logistique.
• Signalez tout problème lié à la sécurité au superviseur.
• Effectuer le suivi des réparations et de l’entretien (Maison d’hôtes ; Bureau) et conseiller le logisticien. En cas de besoin, il peut lui être demandé d’effectuer lui-même l’entretien.
• Réaliser les achats locaux de marchandises concernant les installations, la maintenance et la gestion du magasin, sur instruction du Logisticien et selon les procédures d’achats.

Compétences principales:

• Expérience antérieure en gestion de stock et gestion des stocks
• Connaître les protocoles et procédures de gestion des stocks adaptés aux différents types de stocks (produits pharmaceutiques, Nutrition, WASH, équipements, kits, logistique…)
• Être capable de manipuler du matériel.
• Rédiger la documentation relative à la gestion des stocks.
• Organisez un entrepôt et rationalisez le stockage.
• Comprendre le cycle de gestion des produits pharmaceutiques.
• Utilisez le pack Office et les outils de gestion des stocks.
• Discrétion, rigueur, responsable.
• Des compétences techniques dans le secteur de l’électricité, de la maintenance, du bâtiment et de la mécanique sont un atout.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision du Superviseur Suivi et Évaluation (MEAL), le Chargé de Redevabilité sera responsable des principales activités suivantes selon les procédures nationales et MdM.

• Développer une structure et des méthodes de gestion des retours et des réclamations sur le terrain
• une documentation appropriée et une séparation des mécanismes de rétroaction et de réponse aux plaintes (FCRM), y compris les plaintes reçues, étudiées et traitées tout en préservant l’intégrité des informations.
• Fournir des résumés détaillés des problèmes de plaintes et des commentaires à l’équipe du programme lors des réunions/rapports mensuels et trimestriels.
• Suivi et évaluation de routine
•  Autres.

ACTIVITÉS DÉTAILLÉES

Développer une structure et des méthodes de gestion des plaintes et des commentaires

• Mettre en place un mécanisme de retour d’information des bénéficiaires et de réponse aux plaintes pour les projets humanitaires
• Développer des outils appropriés pour capturer les commentaires et les plaintes
• Former le personnel/bénéficiaires concernés sur le processus de gestion des données du système FCRM
• Gestion de la base de données du mécanisme de réclamation et de retour d’information (FCRM)

Documentation appropriée et séparation des mécanismes de réponse aux commentaires et aux plaintes (FCRM

• Assurer un système de classement approprié pour toutes les plaintes et commentaires reçus via les lignes d’assistance téléphonique
• séparer les données du mécanisme de réponse aux plaintes et aux commentaires (FCRM) du terrain dans une base de données FCRM du mécanisme récapitulatif des plaintes et des commentaires
• Fournir des résumés détaillés des problèmes de plaintes pour les réunions et forums opérationnels.

Réunion communautaire/partage d’informations

• Organiser des réunions mensuelles de consultation communautaire avec les hommes et les femmes leaders de la communauté.
• Fournir des informations adéquates à l’aide de matériel IEC et de panneaux dans les établissements de soins de santé primaires concernant toutes les activités MDM.

Enquêté, répondu et fourni des résumés détaillés des problèmes de plaintes et des commentaires à l’équipe du programme lors des réunions/rapports mensuels et trimestriels.

• Identifiez les plaintes et autres tendances en matière de commentaires qui indiquent les domaines dans lesquels les programmes peuvent être améliorés.
• Fournir des rapports ad hoc sur demande concernant les plaintes et autres commentaires des bénéficiaires.
• Recevoir, enquêter et répondre aux plaintes des bénéficiaires sous la direction et la supervision des responsables de programme/de terrain.

Suivi et évaluation de routine

• Soutenir le suivi et l’évaluation (S&E) continus des projets en communiquant les données de suivi de routine par rapport aux plans et cadres de suivi des performances.
• Travailler avec les équipes de terrain pour collecter des informations sur des études de cas potentielles et des réussites
• Assurer une fonction de soutien liée à la gestion de l’information et à d’autres activités de S&E sur le terrain.

Autres tâches

• Faire le suivi des plaintes et des renvois internes aux bureaux et secteurs appropriés et répondre aux problèmes en suspens soulevés. 
• Négocier des solutions appropriées aux plaintes avec les bénéficiaires sous la direction du coordonnateur du programme, superviseur des repas.
• Élaborer un rapport mensuel FCRM.

PROFIL DU CANDIDAT

Qualifications requises (formation/langues/expérience professionnelle) :

Essentiel:

• Diplôme universitaire en sciences sociales, gestion des affaires, santé publique, développement international, technologies de l’information ou statistiques ou domaine connexe pertinent
• Des compétences de communication efficaces en anglais et en haoussa (à l’oral et à l’écrit) sont requises.
• Au moins 1 an d’expérience professionnelle pertinente en S&E ou en responsabilité dans le cadre d’une ONG.
• Connaissance du contexte humanitaire au nord-est du Nigeria
• Expérience de travail avec les différents principes de responsabilité, CHS, IASC, etc., y compris la connaissance de la norme Sphère
• Expérience en formation et renforcement de capacités, notamment en MEAL.
• Solides compétences analytiques, souci du détail et compétences en résolution de problèmes.
• Niveau élevé d’intégrité de confidentialité, de professionnalisme et de responsabilité.
• Maîtrise d’Excel, Kobo Toolbox, Power BI.
• Bonne maîtrise des applications Microsoft Office (Outlook, OneDrive, Teams, etc.) et autres logiciels pertinents.
• Solides compétences en matière de reporting et de communication

Compétences requises :

Compétences techniques (TC) :

• Compétences analytiques élevées.
• Précision et grande attention aux détails.
• Capacité et confiance nécessaires pour communiquer efficacement à tous les niveaux de l’organisation.
• Connaissance des exigences légales, des contrôles et de la gestion des risques.
• Appliquer des normes rigoureuses en matière de qualité du travail et atteindre systématiquement les objectifs établis.

Compétences de base (CC) :

• Responsabilité.
• Travail en équipe.
• Communication.
• Sensibilisation technologique.
• Engagement envers l’apprentissage continu.
• Compétences en matière de supervision et de gestion :
• Construire de la confiance.
• Gestion des performances

AUTRES:

• Être flexible dans l’exercice de ses fonctions
• Informer immédiatement le point focal sécurité en cas de problème de sécurité
• Effectuer d’autres tâches supplémentaires à la demande des Responsables de Ligne, Fonctionnels ou Techniques

En raison de la nature des secours d’urgence du travail de MDM, les horaires de travail peuvent être irréguliers et les employés doivent faire preuve de flexibilité dans leur approche des horaires de travail dans des conditions d’urgence.

Il/elle travaille sous la supervision du superviseur M&E. L’employé doit respecter le calendrier et les conditions d’engagement du personnel national de Médecins du Monde – France et doit être disponible à tout moment afin de répondre à une situation d’urgence et être flexible et disponible au-delà des heures normales de travail sur demande.

RÉSUMÉ DES RESPONSABILITÉS

Le superviseur du suivi, de l’évaluation, de la responsabilité et de l’apprentissage (MEAL) jouera un rôle crucial dans le suivi des objectifs du MDM et des projets au niveau du site et de l’État. Le superviseur S&E sera chargé de soutenir le coordinateur médical pour garantir que les décisions du programme sont basées sur des preuves de qualité et à jour et favorisera une atmosphère d’apprentissage constant au sein de l’équipe de projet. Il/elle veillera à ce que la stratégie et les approches MDM MEAL soient mises en œuvre et incluses dans la mise en œuvre des activités. Le superviseur S&E se rendra fréquemment sur le terrain et devra se préparer à voyager en dehors de Maiduguri en itinérance pendant 60 % de la durée du contrat.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Sous la supervision directe du conseiller MEAL, le superviseur MEAL aura également des responsabilités de rapport au coordonnateur de terrain du site qui lui est assigné. Le superviseur MEAL assurera la qualité du programme du ou des projets mis en œuvre sur le site assigné. Il/elle :

• Gérer et superviser toutes les activités MEAL quotidiennes de la mission tout en fournissant un soutien technique au personnel et aux partenaires de mise en œuvre locaux sur le renforcement et les approches des systèmes MEAL.
• Superviser le responsable de la gestion des données pour garantir que toutes les données sont collectées, validées et informatisées en temps opportun.
• Suivi des indicateurs et production d’un reporting mensuel
• Organiser une formation informelle pour le personnel de terrain sur la collecte de données précises
• Représentation à une réunion de coordination
• Création de formulaires électroniques de collecte de données et formation du personnel à ce sujet
• Soutenir la gestion, l’analyse et le reporting des données.

ACTIVITÉS DÉTAILLÉES

SUIVI, ÉVALUATION et APPRENTISSAGE

• Support the development, review and revision of M&E plans, logical frameworks, with a focus on performance indicators and their measurement and keep them updated with project activities, timeframes, and targets as relevant.
• Support MEAL Advisor in aligning of MEL activities with project goals.
• Support the development, reviewing, implementation and assessing of overall MEL framework for projects and funding proposals.
• With support from the MEAL Advisor, facilitate design of “SMART” objectives, logic models and theory of change, monitoring frameworks, evaluation plans during annual work-planning process.
• Maintain existing indicator tracking tools; develop additional databases and tracking tools as needed to demonstrate the effectiveness of project interventions in Monitool and Excel templates etc.
• Generate data and indicator reports for assigned sites for tracking progress against key indicators on monthly basis and discuss with field coordinators and technical mangers on progress made and develop actionable plans (oversee the tracking of achievements and indicators for projects/programs at assigned sites).
• Ensure adherence to specific monitoring and reporting requirements.
• Coordinate data management through leading data quality reviews that support validation, quality and completeness of data sets; coordinate community and health facility data collection to ensure availability of data collection tools and ensure timely compilation and reporting by the sites.
• Analyse data for accuracy, flag validation or quality issues, and contribute to system fixes.
• Support creation and integration of data visualization using Monitool, Excel and any other software such as MS Power BI and include these in reports, presentations and information products.
• With support from the MEAL Advisor, develop quality benchmarking tools for monitoring interventions and track the progress being made.
• Support the development and facilitation of Collaborative Learning and Adaptation (CLA) tools and activities to help in the identification, analysis, and synthesis of lessons learned from program implementation; facilitate incorporation of lessons into the activity cycle with the program coordinators and managers.
• Contribute to the development, implementation, and reporting of MEL activities that include conducting routine monitoring and supervision visits, monthly learning sessions, quarterly and mid-term project reviews, impact assessments, baseline studies, final evaluation, development and review of performance monitoring plans with relevant data collection systems.
• In coordination with the MEAL Advisor and program coordinators, provide technical support to local implementing partners in the planning, implementation, and monitoring of MEL systems and activities including using data for decision-making, and results reporting.

ACCOUNTABILITY

• With guidance from the MEAL Advisor, support the accountability officer in the development, review, set-up, management, and implementation of the FCR-M system.
• Lead monitoring of the availability, functionality, and effectiveness of the FCR-M system in the target health facilities and surrounding communities.
• Support the accountability officer in creating awareness of the FCR-M system.
• Support capacity building of MDM and partner staff, community members, and other stakeholders on the FCR-M system.

CAPACITY BUILDING

• With support from the MEAL Advisor, conduct staff and partner capacity assessment on MEL.
• Support the development and review of MEL training materials and toolkits.
• Support development of MEL training strategy or roadmap and lead in implementation and monitoring its progress.
• With support from the MEAL Advisor, conduct capacity trainings through workshops, webinars (MS Teams, skype, google meet etc.).
• Lead capacity strengthening and training of staff on Monitool.
• Provide technical support to local implementing partners, including developing tools, log frames, data analysis, planning and reporting.
• Provide on job mentorship and coaching to data officers on good data management practices.
• Support the MEAL Advisor in providing training sessions on documenting success stories, lessons learnt and best practices.

MANAGEMENT AND COORDINATION

• Participate in regular project planning meetings and provide analytical feedback and support to inform technical decisions.
• Support MDM Nigeria Mission’s communication strategy by giving input for creating content for publishing.
• Represent MDM in MEAL TWG at site and state level.
• Provide supportive supervision to Data Officers.
• Conduct regular meetings with other department (programmes, finance, HR, operations and logistics) on key issues that need support and provide feedback.

OTHER

• Establish good relationships with the different stakeholders to have a smooth implementation of MDM project.
• Be flexible in performing his/her duties to ensure that beneficiaries are getting good quality services.
• Inform immediately the security focal point in case of any security problem in the field.
• Perform other additional duties at the request of the MEAL Advisor and coordination team.

CANDIDATE PROFILE

REQUIRED QUALIFICATION

• BA/S or equivalent in Statistics, Mathematics, Social Sciences, International Development, Public Health, or relevant field.
• A minimum of 3 years of experience of working in a non-profit organization of which 2 years should be working on monitoring and evaluation ideally in health programming or protection.
• Experience in conducting surveys.
• Experience developing and monitoring the implementation of complex MEL frameworks and tools.
• A thorough understanding of quantitative and qualitative indicators, their development, and measurement strategies including data collection.
• Experience in building capacity for staff and implementing partners on key MEL systems.
• La compréhension des exigences de confidentialité des données médicales est obligatoire.
• Une expérience dans la gestion de personnes est requise.
• Bonnes compétences analytiques et de résolution de problèmes requises.
• Solides compétences en communication écrite et orale en anglais requises, y compris la rédaction de rapports.
• Une expérience de travail dans une équipe multi-organisationnelle (internationale et nationale) est un plus.
• Excellentes compétences en Excel et en analyse de données requises pour ce poste et seront testées lors de l’entretien.
• Souci démontré du détail, capacité à suivre les procédures, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante sous pression et en coopération avec les autres membres de l’équipe.
• Anglais et haoussa courants requis.