MSH, une organisation mondiale à but non lucratif dans le domaine de la santé, utilise des approches éprouvées développées depuis plus de 40 ans pour aider les dirigeants, les gestionnaires de la santé et les communautés des pays en développement à mettre en place des systèmes de santé plus solides pour un plus grand impact sur la santé. Nous travaillons à sauver des vies en comblant l’écart entre les connaissances et les actions en matière de santé publique. Depuis sa fondation en 1971, MSH a travaillé dans plus de 100 pays.
Assistante administrative et financière
Aperçu
L’assistant administratif et financier de l’État est chargé de garantir le bon fonctionnement des finances et de la logistique assurées par l’unité des opérations en fournissant un soutien financier et administratif. Il ou elle veillera à ce que toutes les activités liées aux paiements dans l’État soient traitées. Il ou elle travaillera également avec l’équipe des finances, le spécialiste principal des opérations et des achats et le spécialiste de l’État pour coordonner et gérer le fonctionnement et la mise en œuvre des activités du projet dans l’État.
Responsabilités
- Organiser l’hôtel pour le personnel, les participants et les consultants qui viennent dans l’État pour des missions.
- Aider à organiser l’expédition des marchandises et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de voiture et les documents d’exportation, si nécessaire, sont préparés et s’assurer que les détails d’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire.
- Gestion du calendrier, s’assurer de la réservation des salles de conférence et de la logistique des réunions/conférences/activités et veiller à la mise à jour régulière des dossiers.
- Aménagez les espaces pour les nouveaux employés en vous assurant que les bureaux, les chaises, etc. sont prêts à être utilisés dès le jour de leur entrée en fonction.
- Gestion des stocks et des actifs
- Coordonner les profils d’activité approuvés en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité.
- Coordonner l’approvisionnement et l’engagement des fournisseurs de biens et de services.
- Coordonner les services de restauration pour les fonctions officielles à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
- Préparer les calendriers de paiement pour les fournisseurs et les participants.
- Coder correctement toutes les transactions.
- Tenir à jour les dossiers administratifs et comptables.
- Assurer le suivi des paiements en souffrance des fournisseurs et assurer un rapprochement rapide.
- Contrôler les consommations du projet (essence, électricité, eau, téléphone,)
- Participer à l’amélioration du système comptable et du système de contrôle interne.
- Assurer la conformité avec les politiques et procédures de MSH, y compris les systèmes de contrôle interne, les directives du Fonds mondial ainsi que les réglementations du gouvernement nigérian.
- Créer tous les rapports administratifs et financiers mensuellement tel que demandé par le superviseur.
- Gérer les paiements des impôts et autres paiements statutaires au niveau de l’État.
- Assurez-vous que les paiements sont compilés, examinés et envoyés au bureau du pays en temps opportun pour traitement.
- Assurez-vous que les entrées sont saisies dans les journaux de suivi des activités du projet avec précision et en temps opportun.
- Assurez-vous que les activités de fin de mois et d’année sont effectuées avec précision et en conformité avec les politiques et procédures du MSH.
- Autres tâches demandées par le superviseur
Qualifications
- Diplôme universitaire/HND en comptabilité
- Minimum de 2 ans d’expérience en tant que comptable et administrateur
- Compréhension des aspects clés de la comptabilité
- Expérience avec les projets du Fonds mondial et du gouvernement américain
- Maîtrise des programmes Microsoft Office, en particulier des feuilles de calcul Excel, ou de logiciels comparables
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises.
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives.
- Capacité à apprendre des procédures de programmes complexes.
- Bonnes compétences en dactylographie. Bonnes compétences en rédaction et en édition de notes de service. Bonnes compétences informatiques et bonne connaissance des logiciels d’application couramment utilisés.
- Connaissance des moteurs de recherche Internet et capacité à effectuer des recherches d’arrière-plan sur des tâches bien définies.
- Capable de travailler de manière autonome en gérant les priorités et la charge de travail dans le cadre d’un calendrier de travail général, d’instructions et de pratiques normalisées.
- Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral
- Prend des initiatives et peut commencer/terminer des tâches avec des directives de base.
- Excellentes connaissances informatiques. Maîtrise de Word, Excel, Outlook, Power Point et connaissance de Photoshop. Apprendre et maîtriser le système de gestion de l’entreprise (Applied) et d’autres logiciels ou sites Web de l’entreprise, selon les besoins.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser des projets en cours, en recherchant des moyens de devenir plus efficace dans l’accomplissement des tâches
- Cherche constamment des moyens d’aider et de soutenir.
- A démontré sa capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété d’activités dans un environnement où le temps est important et à respecter les délais avec une attention aux détails et à la qualité.
- Excellentes compétences de bureau et d’organisation
- A démontré sa capacité à travailler en équipe de manière efficace dans un environnement complexe et rapide.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à interagir de manière professionnelle avec un personnel, des clients et des consultants de cultures diverses.
