L’ONG MALARIA CONSORTIUM recrute pour ce poste (27 février 2025)

Malaria Consortium recrute un  agent administratif d’État  pour rejoindre notre équipe dans  l’État de Yobe.

Portée des travaux

Sous la direction du chef de projet de l’État, l’agent administratif fournira un soutien administratif et logistique général au bureau du programme et assurera une utilisation, un fonctionnement et une gestion efficaces du bureau conformément aux politiques du MC. Cela comprendra la mise à jour d’une banque de données des consultants, des fournisseurs et des parties prenantes. L’agent assurera un système de maintenance efficace de tout l’équipement de bureau, y compris le générateur, les photocopieurs, les ordinateurs et leurs réseaux, les imprimantes et autres actifs de bureau.

Relations de travail clés

Le titulaire du poste appuiera le bureau de projet de l’État du SMC et sera sous la responsabilité du chef de projet de l’État. Il/elle travaillera en collaboration avec l’équipe de l’État et le personnel du bureau de pays à la planification, à la budgétisation, à la programmation et à la coordination des activités du projet. Il assurera également la liaison avec le personnel du bureau de pays concerné pour s’assurer que les ressources pour les activités programmées sont disponibles à temps et selon les normes requises, ce qui comprendra la quantification des documents imprimés et garantira la mise en place de la logistique.

Principales responsabilités

Administration de bureau (35 %) :

• Assurer et superviser l’administration quotidienne du bureau avec le soutien du personnel
• Fournir un soutien à l’équipe en supervisant la gestion et l’entretien des actifs du bureau, des services publics, du matériel de bureau, des consommables et des fournitures ;
• Responsable de l’enregistrement et de la mise à jour des actifs du bureau dans le registre des actifs ;
• Fournir des rapports mensuels sur les activités de l’État en ce qui concerne l’administration, l’approvisionnement et la logistique au responsable du bureau du pays ;
• Superviser la mise en place d’un système de classement pour le bureau, garantissant la facilité de stockage et de récupération des documents.
• Responsable de la maintenance efficace de tout le matériel informatique et des ordinateurs du bureau

Achats & Logistique (35%) :

• Superviser toutes les dispositions logistiques, y compris la tenue à jour d’un registre des événements, des itinéraires de voyage du personnel et des consultants à court terme (le cas échéant) afin de garantir une prestation appropriée et la satisfaction du service du projet ;
• Responsable des achats d’actifs auprès des bureaux de l’État, conformément aux politiques d’achat du MC, ainsi que de la gestion des fournisseurs et des contrats avec d’autres prestataires de services (y compris la sécurité et l’informatique) ;
• Assurera la mise à jour des dossiers et la validité des documents de tous les fournisseurs, ainsi que des autres prestataires de services et consultants, enregistrés sur NAV ;
• Responsable des négociations avec les hôtels, les services de voyage et de transport et supervise la logistique générale des activités sur le terrain/à l’échelle de l’État ;
• Assure la liaison avec le bureau de pays sur les difficultés administratives et logistiques et sur d’autres questions d’entretien du bureau ;
• Fournir un soutien au chauffeur du bureau, en fournissant une supervision, un encadrement et un mentorat dans l’élaboration, la mise en œuvre et la révision du plan de déplacement du véhicule ;
• L’agent vérifiera la feuille de route du véhicule et la feuille de temps du conducteur et les signera chaque mois ;

Activités du programme (30 %) :

• Soutenir la coordination des réunions, ateliers et séminaires avec les parties prenantes internes et externes ou techniques, y compris tous les arrangements de voyage et d’hébergement ;
• Soutenir la compilation de la liste des participants (c’est-à-dire les agents de santé communautaires, le personnel des établissements de santé, les superviseurs d’équipe, les superviseurs de service, les superviseurs de l’État et des LGA), pendant les MDA et autres événements du projet
• Responsable de la contractualisation des consultants à court terme dans le bureau d’État, en étroite communication avec le responsable des ressources humaines du bureau de pays et conformément à la politique d’approvisionnement ;
• Coordonner l’administration et la logistique du bureau du programme sur toutes les activités liées au terrain dans l’État ;
• Conformément au budget du programme et en étroite collaboration avec le responsable financier, assurer l’optimisation des ressources de tous les achats pour les activités du programme menées dans l’État ;

Qualifications et expérience :     

Essentiel

• Baccalauréat en administration, en sciences sociales, en gestion de projet ou similaire
• Au moins 3 ans d’expérience dans un rôle connexe
• Expérience antérieure au sein du secteur des OING et dans un rôle connexe
• Personne résidant et ayant une expérience professionnelle dans l’État d’affectation
• Une expérience approfondie dans des postes/missions similaires
• Capacité à travailler de manière autonome et organisée mais au sein d’une équipe intégrée

Compétences et aptitudes professionnelles :

Essentiel

• Très doué en calcul et en analyse
• Capacité à travailler de sa propre initiative et en équipe
• Capacité à travailler avec peu ou pas de supervision
• Solides compétences en suite Microsoft Office
• Une attention supérieure aux détails
• Excellentes compétences en communication
• Élaboration du budget, mise en œuvre du plan de travail et rapports de dépenses

Souhaitable

• Passion démontrable pour la mission du Malaria Consortium ; un gestionnaire stratégique intègre et désireux de travailler dans un environnement dynamique
• Solides compétences analytiques et expérience dans l’interprétation d’une vision stratégique en un modèle opérationnel
• Compétences rédactionnelles avérées en anglais
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement culturellement sensible
• Un style collaboratif et flexible, avec une forte mentalité de service
• Excellentes compétences informatiques dans MS Word et Excel
• La connaissance de l’utilisation des outils de base de données sera un avantage supplémentaire
• La maîtrise de MS Access sera un avantage supplémentaire
• Compétences avérées en matière de constitution d’équipe et de représentation