Créé en 2003, Malaria Consortium est l’une des principales organisations à but non lucratif au monde, spécialisée dans la prévention, le contrôle et le traitement du paludisme et d’autres maladies transmissibles parmi les populations vulnérables.
Notre mission est de sauver des vies et d’améliorer la santé en Afrique et en Asie grâce à des programmes fondés sur des données probantes qui combattent des maladies ciblées et favorisent la couverture sanitaire universelle.
Le poste vacant
Malaria Consortium recrute un responsable de la documentation de projet pour rejoindre notre équipe à Abuja, au Nigéria.
Le responsable de la documentation du projet sera responsable de la collecte, de la sélection, de la collation, de l’organisation, de la maintenance, du contrôle, de la numérisation et de l’archivage (électronique et physique) des documents du projet en temps opportun et de la fourniture, de la récupération et du retour de ces documents au référentiel si nécessaire. Il s’agit notamment des documents d’approvisionnement, financiers, d’activités et autres documents opérationnels et administratifs. Il/elle assurera l’ordre et la sécurité des documents du projet conformément aux réglementations et directives du Malaria Consortium, des donateurs et autres réglementations statutaires sur le classement des dossiers et la protection des données.
Français Le chargé de projet sera sous la responsabilité du documentaliste et du responsable de la protection des données et travaillera en étroite collaboration avec le personnel concerné du bureau de pays, tel que le responsable principal de la conformité, le responsable du bureau de pays, le responsable des achats et le responsable financier, pour leur fournir une documentation et un soutien au classement. Il/elle travaillera également avec les chefs de projet des États pour la soumission et la documentation appropriées des documents de projet au niveau de l’État. Il/elle travaillera également avec les examinateurs internes et externes du MC pour fournir et récupérer les documents de projet lors des examens. Ce poste est subordonné au responsable de la conformité du programme, tout en travaillant en étroite collaboration avec les responsables financiers du projet. Le responsable de la documentation du projet travaillera en étroite collaboration avec le documentaliste et le responsable de la protection des données pour garantir que les données du projet sont gérées de manière appropriée conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD), au règlement nigérian sur la protection des données (NDPR) et aux autres politiques et réglementations pertinentes liées aux données du Malaria Consortium, des donateurs et du gouvernement du Nigéria.
Assistance à la conformité (40 %) :
- Recevez tous les documents financiers précodés de l’unité financière et triez-les selon le type de transaction, la période financière et le numéro de série dans des dossiers
- Étiquetez correctement chaque dossier et répertoriez les documents contenus dans chaque dossier sur la première page intérieure du dossier.
- Classez tous les documents papier classés en fonction de leur type de transaction, de leur période et de leur numéro.
- En collaboration avec le documentaliste et le responsable de la protection des données, créez des dossiers et des sous-dossiers sur SharePoint pour servir de référentiel de données en ligne pour les documents du projet MC.
- Fournir un soutien à l’équipe Conformité et Finances lors des audits et autres examens pour la récupération et le classement des documents.
- Fournir des documents de projet aux responsables de la conformité pour les examens internes.
Travailler avec les responsables financiers et administratifs sur tous les sites de terrain et à Abuja pour s’assurer que les copies des documents justificatifs de toutes les transactions sont numérisées et sauvegardées dans les dossiers appropriés sur SharePoint.
Soutien au programme (20%) :
- Aider les responsables de programme senior et zonaux à développer un système de suivi des rapports conforme au cadre de responsabilisation du projet et à mettre en place des rappels pour suivre activement la soumission des rapports par le personnel et les consultants.
- Être responsable du classement de tous les documents techniques, y compris, mais sans s’y limiter, les activités du programme, les progrès, les termes de référence définitifs et les rapports.
- Maintenir un coin de documentation pour le stockage des rapports, politiques, manuels, lignes directrices et autres documents pertinents finalisés et approuvés, dans les formats disponibles (copies électroniques et imprimées) dans un système facilement récupérable et retournable.
- Développer un registre des rapports, politiques, manuels, lignes directrices et autres documents pertinents finalisés et approuvés disponibles, dans les formats disponibles (copies électroniques et imprimées) stockés/affichés dans le coin documentation.
- Fournir un soutien administratif, y compris la rédaction des procès-verbaux des réunions, au personnel de direction et technique et tenir les comptes rendus des réunions, y compris le suivi des points d’action.
Support aux opérations (10%) :
- Collecter, trier, classer, étiqueter et ranger tous les documents d’approvisionnement pré-numérotés de l’unité opérationnelle
- En collaboration avec le responsable des opérations nationales, créer des dossiers et des sous-dossiers sur SharePoint pour servir de référentiel de données en ligne pour les documents d’approvisionnement
- Fournir un soutien à l’équipe des opérations lors des audits et autres examens dans la récupération et le classement des documents.
Maintenance de la documentation (20%) :
- En responsabilité partagée avec le responsable des finances et de la documentation, être en charge des clés des casiers, des chambres et des salles d’archives du projet et s’assurer que les documents du projet sont en sécurité.
- Assurez-vous que tous les documents physiques sont stockés dans des conditions physiques appropriées qui empêcheront les dommages causés par les rongeurs ou les parasites ou les conditions atmosphériques défavorables telles que les températures élevées, l’humidité, les inondations, etc.
- Tenir un registre de tous les documents du projet pour les dossiers et sous-dossiers électroniques et physiques
- Tenir un registre des mouvements des documents physiques du projet, en veillant à ce que la délivrance et le retour des documents soient dûment documentés, que le retour des documents soit complet et ponctuel et que l’intégrité des documents soit préservée. Lors du retour des documents, le responsable de projet – Documentation doit rapprocher les documents/dossiers retournés avec la liste des documents collectés pour vérifier l’exhaustivité.
- Aider les auditeurs, le personnel, les consultants et les autres assistants techniques du programme à accéder aux informations et à d’autres questions selon les besoins.
- Conserver une version électronique de la base de données du personnel de la campagne de masse pour tous les niveaux.
Assistance relative à la protection des données et conformité avec le RGPD et le NDPR (10 %) :
- Conservez tous les documents du projet en toute sécurité, en veillant à ce qu’ils ne soient accessibles qu’aux utilisateurs autorisés et en respectant les réglementations en matière de protection des données.
- Fournir un soutien en fonction des besoins au personnel des États membres du programme, ainsi qu’en matière de classement, de documentation et d’autres questions connexes. Fournir des informations et des conseils adéquats sur la protection des données au personnel, aux consultants, aux auditeurs et à tous les autres utilisateurs et travailler avec l’unité de conformité pour garantir que les données du projet sont correctement gérées.
Qualifications et expérience :
Essentiel :
- Diplôme d’études supérieures spécialisées (HND) ou baccalauréat en communication, gestion de l’information, sciences sociales, sciences de la santé, santé publique, bibliothéconomie, comptabilité ou autres domaines pertinents
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle, dont au moins un an dans un rôle connexe
- Compréhension des principes de gestion de bases de données et d’analyse de systèmes avec une connaissance spécifique des systèmes actuels de gestion des archives.
- Maîtrise de Microsoft Office, de la numérisation et d’autres technologies administratives.
Souhaitable :
- Une expérience de travail dans une OING est un avantage supplémentaire
- Expérience en organisation, stockage et sécurité des données.
Compétences et aptitudes professionnelles :
Essentiel :
- Connaissance de la gestion intégrée des documents
- Connaissance des lois régissant la gestion de l’information
- Excellente maîtrise des logiciels de gestion d’archives
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
- Connaissance des donateurs des ONG et de leurs exigences en matière de reddition de comptes
- Excellentes compétences informatiques avec une grande maîtrise de Microsoft Office
- Bonnes capacités d’analyse et de reporting
- Forte capacité à gérer et à hiérarchiser plusieurs tâches
- Volonté d’apprendre à tout moment.
Souhaitable :
- Connaissance pratique des référentiels de documentation
- La fiabilité, la tolérance au stress et les compétences en matière de prise de décision opérationnelle constituent un avantage supplémentaire.
Nous devons assurer la sécurité des bénéficiaires, c’est pourquoi notre processus de sélection reflète notre engagement en matière de protection. Veuillez trouver notre code de conduite, notre politique de protection et notre avis de confidentialité ici.
En raison de la nature de ce poste, nous examinerons les candidatures de manière continue et le poste pourrait être pourvu et fermé avant la date de clôture. Les candidatures anticipées sont encouragées.
