Le Gret, association de professionnels du développement solidaire, agit depuis plus de 40 ans dans plus de trente pays. Il intervient sur les grands champs du développement économique et social, avec une approche fondée sur le partenariat et la recherche-action. Il combine action de terrain avec des activités d’expertise, de contribution aux politiques publiques et de capitalisation/diffusion de références.
- OBJECTIFS DU POSTE
Le/la Responsable logistique sera responsable de la gestion éfficace et rationnelle de la flotte, des assets, des équipements et mobiliers du bureau ainsi que la gestion des achats. Il/elle veillera au respect strict des procédures et exigences des bailleurs de fonds dans la gestion de tous les services logistiques et les achats. Il/elle renforce les capacités de l’équipe sous sa supervision à travers les feedbacks constructifs, le coaching et la référence de ceux aux ressources internes de Gret. Il/elle apporte un soutien technique aux membres de l’équipe sous sa supervision et veille à ce que les politiques et procédures de Gret en matière de gestion logistique soient observées et correctement mises en application. Il/Elle joue le role de Point Focal Sécuritaire
- Tâches et responsabilités
Sous la supervision du Représentant Pays, le/la Responsable logistique aura pour responsabilité de :
- Mettre en place et/ou faire évoluer les modes organisation logistique au niveau national
- Gérer les équipements (parc auto/moto et générateurs d’électricité)
- Assurer le suivi de la maintenance et réparation du parc auto/moto et générateurs ;
- Faire le suivi des formalités de dédouanement et d’immatriculation des véhicules,
- Organiser et suivre les mouvements des équipes, établir le planning de mouvement des véhicules ;
- Elaborer le rapport mensuel de consommation carburant véhicule et générateurs ;
- Elaborer le rapport mensuel de maintenance et réparation véhicules et générateurs en lien avec son équipe ;
- Assurer la gestion des archives de la flotte (rapports, dossiers achats véhicules et générateurs, documents d’assurance, docs véhicules, docs du chauffeurs …) ;
- S’assurer que les documents administratifs et autres documents de bord du véhicule sont à jour et bien suivis (assurance, vignette, carte grise, attestation de visite technique,)
- S’assurer que les équipements de secours du véhicule sont en place (roue de secours, triangle de signalisation, trousse de clés secours) ;
- S’assurer que tous les documents des véhicules sont au complet et bien gérés.
- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et des procédures des bailleurs et du Gret
- Produire régulièrement (sur base hebdomadaire et mensuelle) des rapports sur l’état d’avancement des achats ;
- Veiller à ce que les activités d’achat de Gret soient effectuées dans le strict respect de la politique des achats de Gret, les règles des bailleurs et respect de la législation locale en matière d’achat ;
- Vérifier la conformité des demandes d’achat avant de procéder à tout achat (respect de la matrix d’approbation et les spécifications des articles à acheter) ;
- S’assurer que le système de classement des achats est en place et conforme aux procédures d’archivage de Gret ;
- Appuyer le processus de sélection des consultants indépendants, les cabinets de consultation, les entreprises par la préparation des Dossiers d’Appel d’Offres (DAO), la publication et le suivi du reste du processus de sélection des fournisseurs ;
- Identifier, développer et suivre les relations avec des prestataires
- Faire le suivi de tous les contrats cadres et contrats de services;
- Coordonner avec le département des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués à temps et sans aucune pression inutile sur les systèmes financiers de Gret;
- Créer et tenir à jour un catalogue des prix du marché pour les articles couramment achetés
- Assurer le suivi de la qualité des prestations et le consigner dans le catalogue des fournisseurs/partenaires
- Superviser la maintenance, l’aménagement et l’entretien des locaux :
- Gérer tous les équipements et mobiliers du bureau ;
- Procéder à l’inventaire systématique des équipements et mobiliers du bureau ;
- Produire sur base mensuelle les rapports d’inventaire des équipements et mobiliers du bureau ;
- Faire le suivi de la maintenance et des petites réparations du bureau (Plomberie, électricité, froid, menuiserie…)
- Faire le suivi des achats des équipements et mobiliers du bureau.
- Piloter la mise en place opérationnelle de la politique de sécurité
- Il/elle appuie le Représentant Pays dans la gestion sécuritaire de la représentation;
- Appuie à la collecte des données et information dans le cadre de la gestion sécuritaire des bases ;
- Assurer la mise à jour des outils de gestion de la sécurité (Plan sécurité, cartographie des risques etc)
- Participer à la construction des budgets projets et du budget de la Représentation
Liens fonctionnels et hiérarchiques
- Poste de rattachement : le/la logisticienne est sous la responsabilité du Représentant Pays
- Responsabilité de supervision : chauffeurs, assistant log et hygiénistes
- Travail directement avec : l’ensemble le personnel en lien avec les activités et les livrables des projets
Qualifications/aptitudes
- Avoir un diplôme niveau BAC+4/5 en logistique, comptabilité, finances, informatique de gestion ou tout autre diplôme équivalent,
- Avoir au moins 5 années d’expérience sur un poste similaire de préférence avec une ONG Internationale ;
- Avoir une maitrise parfaite de l’outil informatique – MS office (Word, Excel, Outlook, etc.) et une bonne maîtrise de la gestion de bases de données ;
- Avoir une bonne maitrise des procédures d’achat et d’approvisionnement ;
- Avoir une bonne méthodologie de recherche et analyse géopolitique ;
- Avoir une bonne connaissance de la gestion de la sureté et de la sécurité,
- Avoir des compétences organisationnelles solides avec une capacité à interagir efficacement avec le personnel international et national ;
- Une capacité manifeste de communication (orale & écrite) en français est requise.
- Un habilité prouvée d’anticiper indépendamment des solutions aux problèmes interpersonnels avec un minimum de supervision ;
- Un bon niveau en anglaise est souhaité
- Aptitude à travailler sous pression et à prioriser ;
- Patience, honnêteté, intégrité ;
- Conditions du poste, rémunération et durée
CDD de 10 mois
C’est un poste à plein temps, basé à Niamey.
La rémunération sera établie sur la base de la grille de salaires en vigueur au Gret.
Date de démarrage : 1er avril 2022
Comment postuler
Les dossiers de candidature comprenant une lettre de motivation et un CV avec les références professionnelles de trois personnes doivent être envoyés par courriel à l’adresse suivante : [email protected] en indiquant « Responsable logistique » en objet du mail.
