L’ONG la Chaîne de l’Espoir recrute pour ces 2 postes (21 Avril 2023)

POSTE 1 : CHEF DE MISSION  – H/F

À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre de programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

CONTEXTE

La stratégie d’intervention de La Chaîne de l’Espoir en Côte d’Ivoire vise le développement des programmes suivants :

• Le programme d’Appui au développement de l’offre de soins materno-infantiles en Côte d’Ivoire mis en œuvre au sein de l’Hôpital Mère-Enfant de Bingerville vise à renforcer les compétences du personnel médical et paramédical selon les priorités de sa stratégie médicale ;
• Le Programme intégré de prévention, de sensibilisation, de renforcement de capacités et de prise en charge médico-chirurgicale des brûlures œsophagiennes dues aux ingestions accidentelles de soude caustique au Mali/Bénin et en Côte d’Ivoire, une initiative intégrée qui permet à la fois d’intervenir sur les causes et les conséquences de cette problématique dans ces pays ainsi que les pays du continent via la mise en place d’un système de référencement ;
• Le Programme d’appui au développement de la chirurgie cardiaque à l’Institut de Cardiologie d’Abidjan qui permet d’accompagner la structure dans le renforcement des capacités de ses équipes sur la prise en charge des patients pédiatriques souffrant de pathologies cardiaques ;
• Le Programme d’appui au développement de la chirurgie Cardiaque à Hôpital Mère-Enfant de Bingerville. Cette initiative est en cours de développement et vise la création d’un service de prise en charge de la chirurgie cardiaque pédiatrique au sein de la structure.

POSTE ET MISSION

Le Chef de mission a la responsabilité générale et est garant des réalisations du bureau pays en termes d’impact, de qualité et de redevabilité. Il représente La Chaîne de l’Espoir dans le pays auprès des autorités locales et de tous les partenaires extérieurs, pilote le développement et la mise en œuvre de la stratégie de la mission. Il définit les orientations opérationnelles et s’assure de leur bonne mise en œuvre et est garant de la bonne gestion financière, administrative, RH et logistique de la mission. Il /elle est également responsable de la sécurité de la mission et de son personnel.

Sous la responsabilité de la Coordinatrice Programmes Siège et en collaboration avec les responsables / référents Siège et son équipe terrain, le Chef de mission a la responsabilité de la / du :

1. Représentation et relations externes
2. Planification et Stratégie
3. Communication interne
4. Suivi de la mise en œuvre des projets et du fonctionnement du bureau
5. Partenariats de mise en œuvre
6. Contrôle qualité
7. Reporting
8. Sécurité

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Représentation et relations externes

• Être le représentant officiel de La Chaîne de l’Espoir dans le pays ;
• Être le responsable de l’image de La Chaîne de l’Espoir, contribuer activement au développement de sa reconnaissance et à sa promotion dans le pays ;
• Garantir la conformité des actions de La Chaîne de l’Espoir avec les textes réglementaires nationaux et internationaux et la qualité des actions mises en place ;
• Garantir que les actions mises en œuvre respectent la Convention Internationale des Droits de l’Enfant, et que tous les programmes sont mis en place dans le but d’offrir des services de qualité aux enfants bénéficiaires, respectueux de leurs droits ;
• Garantir le suivi des relations avec les acteurs et dispositifs de coordination de solidarité internationale clefs, avec les autorités gouvernementales et décentralisées et les acteurs non étatiques ;
• Gérer les relations avec les bailleurs de fonds ;
• Promouvoir les opportunités de collaboration avec les autres organisations de solidarité internationales et de la société civile.

2. Planification et Stratégie

• Proposer et développer une stratégie opérationnelle et financière en lien avec les domaines d’expertise de La Chaîne de l’Espoir pour le renforcement durable des systèmes de santé en ligne avec les politiques publiques et les besoins locaux ;
• En cohérence avec la stratégie définie, être force de proposition pour le développement de nouveaux projets ;
• Contribuer activement à la recherche de financements institutionnels localement ;
• Coordonner l’analyse des besoins, la conception, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des projets ;
• Superviser les différentes étapes de mise en œuvre du projet ;
• Superviser l’élaboration des propositions de projet en collaboration avec les responsables (techniques, finances, logistique, etc.) du bureau pays et du siège ;
• S’assurer de l’adéquation des ressources humaines, matérielles et financières en fonction du niveau d’activité de la mission.

3. Communication interne 

• Être l’interface de la relation du terrain avec le siège ;
• Fournir grâce au rapport mensuel des informations régulières et actualisées ;
• Faire remonter les informations clés au siège pour faciliter la prise de décisions stratégiques ;

Définir les schémas de communication à respecter entre les équipes du bureau pays et leurs différents interlocuteurs du siège.

4. Suivi de la mise en œuvre des projets et du fonctionnement du bureau

Opérationnel :

• Superviser et coordonner la mise en œuvre des projets en s’assurant que la qualité, les règles et procédures standards sont prises en compte et respectées ;
• Contribuer au développement et à l’utilisation d’outils internes de suivi et d’évaluation efficaces pour atteindre les objectifs et résultats souhaités ;
• Anticiper et atténuer les risques et gérer les imprévus durant la mise en œuvre des projets ;
• Être le garant de la mise en place d’un processus interne d’évaluation et contribuer à l’organisation des évaluations externes des projets ;
• Favoriser le processus de capitalisation des projets mis en œuvre sur la mission.

Finances :

• Assurer le suivi budgétaire et être le garant de la bonne qualité de ce suivi sur les projets ;
• Valider les éléments financiers (livres de caisse, pièces comptables, etc.) transmises par les partenaires en étroite collaboration avec son équipe ;
• Valider les informations financières relatives au bureau et aux projets ainsi que les besoins financiers mensuels du bureau.

Logistique :

• Être le garant du respect des procédures en vigueur pour les achats, les travaux et les prestations de services ;
• S’assurer de la bonne gestion et utilisation des stocks et équipements.

Ressources humaines :

• Proposer un organigramme adapté aux besoins de la mission en collaboration avec le siège et superviser le recrutement des collaborateurs nationaux en lien avec le service RH du siège ;
• Manager et gérer l’ensemble des salariés du bureau (définition des objectifs, plan de formation, évaluation, résolution de conflits, motivation des équipes, etc.) ;
• Organiser et animer régulièrement des réunions d’équipes et de coordination ;
• Transmettre et promouvoir les valeurs et l’éthique de La Chaîne de l’Espoir au sein du bureau ;
• Assurer le respect des valeurs et des règlements internes de La Chaîne de l’Espoir.

5. Partenariats de mise en œuvre

• Superviser l’organisation des réunions avec les partenaires afin d’assurer le suivi de la mise en œuvre des activités et de l’atteinte des résultats et des objectifs ;
• Proposer, construire et conclure de nouveaux partenariats basés sur la stratégie de la mission et en accord avec la politique de La Chaîne de l’Espoir;
• Contribuer à maintenir des relations de qualité avec les partenaires.

6. Contrôle qualité         

• Réaliser des visites terrain régulières ;
• S’assurer que les leçons apprises sont documentées, partagées et prises en compte dans la planification des projets et la prise de décision ;
• Assurer les contrôles de qualité, analyses de la valeur ajoutée et de l’impact, l’identification et la capitalisation des meilleures pratiques et leçons apprises ;
• S’assurer que les procédures internes et celles du bailleur sont respectées.

7. Reporting

• Superviser la rédaction des rapports bailleurs ;
• Coordonner la rédaction des rapports annuels ;
• Coordonner les travaux relatifs aux audits et garantir la mise en œuvre des recommandations ;
• S’assurer du respect des échéances et de la qualité du reporting interne ;
• S’assurer de l’archivage et conservation des informations et documents relatifs à La Chaîne de l’Espoir ;
• Elaborer un rapport de fin de mission pour capitalisation interne et passation.

8. Sécurité

• S’assurer de l’application et participer à la mise à jour du guide sécurité pays ;
• Assurer le briefing contextuel et des normes de sécurité à toute arrivant en mission dans le pays ;
• Assurer une veille de la situation sécuritaire locale ;
• Participer aux réunions d’informations relatives à la sécurité organisées par les autorités françaises sur place ou autres entités pertinentes (UN, dispositifs de coordination, INSO, etc.) ;
• Informer immédiatement sur et gérer en coordination avec le siège les incidents de sécurité.

FORMATION ET EXPERIENCE

• Formation supérieure en gestion, relations internationales, solidarité internationale, développement Ou formation équivalente.
• Minimum 5 ans d’expérience souhaitée dans un poste similaire sur le terrain, au sein d’une ONG d’envergure internationale.
• Solide expérience en définition de stratégies opérationnelles et financières.
• Excellente compréhension de la gestion financière et budgétaire.
• Excellente maitrise de la gestion de cycle de projet. La connaissance des financements et des bailleurs institutionnels est indispensable (l’AFD serait un plus).
• Expérience reconnue en gestion de la sécurité
• Une bonne connaissance des questions liées à la santé sera déterminante.
• Une connaissance de la Côte d’Ivoire, ou de l’Afrique de l’Ouest, est un plus fortement apprécié.
• Maitrise de l’outil informatique.
• Permis de conduire

COMPETENCES ET QUALITES REQUISES

• Dynamisme et leadership, capacité à créer un environnement de travail collaboratif.
• Capacité de négociation, de représentation et aisance relationnelle.
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse.
• Excellente capacité d’expression et de compréhension, à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais.
• Grande souplesse d’esprit, facilité d’adaptation aux changements, esprit positif et enthousiaste.
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.

CONDITIONS

• CDDU de droit français de 12 mois renouvelable
• Poste à temps plein basé à Abidjan
• Date de démarrage souhaitée : dès que possible
• Politique de break et congés : 2 R&R et un billet congés à 6 mois
• Prise en charge du logement à 50% par l’organisation
• Couverture santé prise en charge à 50% par l’organisation
• Prime d’expatriation
• Salaire selon profil et expérience

Candidature à envoyer par courrier électronique, au plus tard le 23 avril 2023 : CV et lettre de motivation sous la référence CDM_CI

Contact :  [email protected]

POSTE 2 : COORDINATEUR ADMINISTRATIF FINANCIER RH (H/F) TOGO-BENIN

À PROPOS DE LA CHAÎNE DE L’ESPOIR

La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement.

Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées :

• Prévention et dépistage dès le plus jeune âge, notamment dans le cadre des programmes de santé à l’école.
• Soin et chirurgie, afin de répondre aux besoins les plus urgents des enfants et de leurs mères.
• Formation et transferts de compétences aux équipes locales grâce à notre réseau international d’experts dans tous les domaines de la chirurgie.
• Construction et équipement de structures hospitalières adaptées aux besoins locaux.

 

POSTE ET MISSION

Rattaché au Chef de mission, le Coordinateur administratif, financier et des ressources humaines pour le bureau Togo / Bénin a pour mission de superviseur et d’assurer la gestion comptable, financière et budgétaire, la gestion administrative et des ressources humaines dans le respect des réglementations applicables, internes à La Chaîne de l’Espoir ou externes.

PRINCIPALES ACTIVITES

1. Gestion budgétaire et financière

• Il pilote avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission et les responsables de programmes la préparation du budget annuel du bureau Togo/Bénin
• Il est responsable de la consolidation des écritures partenaires, écritures terrain et siège et la mise à jour régulière des suivis budgétaires des projets
• Il analyse et commente les écarts réalisés / budget et communique ses conclusions avec l’équipe de coordination terrain et le siège
• Il fournit en collaboration avec le Chef de Mission une prévision des dépenses trimestrielles
• Il est responsable de l’établissement de nouveaux budgets en liaison avec la Coordinatrice programme siège, le contrôle de gestion siège, le Chef de Mission
• Il participe à la préparation et à l’animation des réunions mensuelles de suivi budgétaire
• Il élabore les déclarants financiers
• Il établit les rapports financiers selon les échéances contractuelles et les partage avec le Chef de mission pour validation et envoie au siège, les bailleurs et les autorités
• Il participe aux audits financiers de la mission et supervise la transmission des documents et informations nécessaires aux audits réalisés au siège
• Il connait et maîtrise les contrats bailleurs pour la bonne imputation et le respect des règles et des procédures liées aux budgets
• Il est responsable du suivi et de l’accompagnement des associations partenaires des projets dans le suivi et mise en place des nouveaux budgets mis en œuvre conjointement
• Il s’assure du respect des procédures de dépenses ; des seuils de validations

2. Gestion et suivi comptable

• Il assure la saisie des journaux de banque et des journaux de caisse mensuels
• Il est responsable de la bonne affectation comptable et budgétaire des écritures
• Il est responsable de la qualité et de l’éligibilité des pièces comptables de l’antenne
• Il est responsable des clôtures comptables mensuelles et annuelles
• Il transmet au siège les états comptables mensuels accompagnés des pièces justificatives
• Il assure les rapprochements bancaires et les inventaires de caisse
• Il prépare les prévisionnels de trésorerie (Appel de fonds) et les soumet au Chef de mission pour validation et les soumet au siège
• Il assure le suivi des factures des fournisseurs et assure leur règlement
• Il est responsable du bon archivage des pièces comptables, en conformité avec la procédure de gestion comptable de La Chaîne de l’Espoir
• Il assure le suivi et accompagne, les partenaires des projets à la gestion et au suivi comptable

3. Gestion des ressources humaines

• Il assure la constitution et le suivi des dossiers administratifs du personnel, en conformité avec la législation en vigueur du pays ;
• Il élabore et garantit la bonne application et le respect des documents de référence : règlement intérieur, statuts du personnel, modèles de contrat, bulletins de paie, registre de l’employeur ;
• Il veille à la mise en œuvre des conditions de travail conformément aux règles de santé et de sécurité ;
• Il met à jour les grilles de rémunération des agents locaux (éléments fixes et variables), les packages d’avantages complémentaires (obligatoires ou non : couverture médicale, indemnités journalières, assurances, frais de déplacement…) et en assure la mise en œuvre, une fois validée par le Chef de Mission et le siège.
• Il organise et participe au processus d’évaluation annuelle de l’ensemble du personnel ;
• Il identifie les besoins de formation avec le Chef de mission et assure la mise en œuvre et le suivi du plan de formation, en fonction des capacités de la mission

4. Gestion du personnel et gestion administrative

• Il participe et valide, sur l’aspect financier, avec le Chef de mission, les demandes de recrutement, les modifications contractuelles, les sanctions disciplinaires et les décisions de fin de contrat
• Il supervise le processus de recrutement (offre, candidats et entretiens), valide les contrats de travail du personnel local et organise avec le Chef de mission l’intégration de nouveaux employés
• Il assure la veille réglementaire et fiscale sur le droit du travail ; Alerte sur les évolutions de la réglementation externe qui pourraient avoir des incidences sur les activités ou le statut de La Chaîne de l’Espoir
• Il supervise les opérations de paies mensuelles du personnel local, surveille les absences et les congés, valide les calculs fiscaux et de sécurité sociale et assure leur paiement en temps voulu
• Il supervise et centralise l’élaboration des fiches de présence avec les équipes
• Il assure les arrivées et départs des missions des expatriés en coordination avec le Chef de mission
• Gérer avec le Chef de mission toutes les formalités administratives et juridiques d’enregistrement de la Chaîne de l’Espoir au Bénin et détenant de l’enregistrement au Togo (renouvellement, reporting…).

 

FORMATION

BAC+4 minimum en Science de gestion, en Gestion financière ou comptable, ou toute autre formation équivalente.

 

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

• Expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire, de préférence au sein d’une ONG internationale
• Expérience en gestion financière sur plusieurs projets, si possible avec des financements institutionnels.
• Expérience en accompagnement et renforcement des capacités d’associations locales partenaires.

 

COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES

• Très bonne maîtrise du français (oral + écrit)
• Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir
• Patience, souplesse et capacité d’adaptation
• Excellente capacité d’organisation
• Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse
• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel…)
• Maîtriser les outils de comptabilité (la maîtrise de SAGA serait un atout)
• Aptitude à effectuer des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays, au Bénin notamment
• Sens du relationnel et du contact
• Sens du travail en équipe
• Connaissance des financements des bailleurs institutionnels

 

CONDITIONS

• CDDU de droit français de 12 mois renouvelable
• Date de démarrage souhaitée : dès que possible
• Poste à temps plein basé à Lomé
• Politique de break et congés : 2 R&R et un billet congés à 6 mois
• Prise en charge du logement à 50% par l’organisation
• Couverture santé prise en charge à 50% par l’organisation
• Prime d’expatriation
• Salaire selon profil et experience

 

Candidature à envoyer par courrier électronique, au plus tard le 23 avril 2023 :  CV et lettre de motivation sous la référence CAFRH TOGO

Contact :   [email protected]