La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement. Nous intervenons dans 28 pays par une approche globale, centrée sur l’enfant mais également sur les mères et les communautés défavorisées .
Missions du poste
Objectif et positionnement hiérarchique
Le/la Responsable logistique et voyage est responsable du bon fonctionnement du service logistique et voyage de la mission dans le respect des procédures de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs pour la mise en œuvre des activités programmes et l’organisation des déplacements entre les pays africains.
Le poste est placé sous la supervision directe du Chef de mission, avec un soutien technique du Référent Logistique et de la Chargée de voyage du siège.
Description des responsabilités et taches
- Organisation des déplacements internationaux du personnel salarié et bénévole entre les pays d’Afrique de l’Ouest et des enfants/accompagnant pris en charge par La Chaine de l’Espoir.
- Sélection des routings et des prestataires/ compagnies
- Gestion des dossiers de voyages (réservations de billets et d’hébergements)
- Réalisation des documents et éléments relatifs aux voyages : attestations diverses, assurances, perdiem
- Appui aux demandes de passeports, visas et toutes formalités administratives nécessaires aux déplacements
- Relations avec les partenaires et prestataires voyages, les consulats et ambassades
- Coordination avec les interlocuteurs au Siège et dans les pays de destination
- Veille sur les formalités de voyages : visas, informations Covid-19.
- Réalisation de rapports, analyse et suivi d’axes d’optimisation.
Achat / Approvisionnement
- Réaliser les achats tel que validés par le Chef de Mission, dans le respect des procédures de La Chaîne de l’Espoir, de la demande jusqu’à la réception des articles ou prestations et la clôture du dossier d’achat.
- Constituer tous les dossiers originaux des achats réalisés et les archiver au format papier et numériquement.
- Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…).
- Suivre le processus d’importation des marchandises et équipements achetés à l’international et expédiés par les équipes du siège (dédouanement, exonération, post-acheminement et stockage dans les locaux du transitaire).
- Organiser la relivraison sur site en temps et en heure et au gré des besoins (respect des délais, vérification de l’adéquation des moyens de manutention, vérification des chargements et réceptions …).
- En collaboration avec la Chargée de Voyages du siège, développer les partenariats avec les prestataires (billets gratuits, tarifs ONG, programmes de fidélité, réductions…) et entretenir les relations avec ces derniers.
- Traitement des litiges
Gestion des stocks et équipements
- Assurer la gestion des stocks : organisation et modalités de rangement, tenue de fiches de stock, mise à jour du suivi informatique, suivi des rotations, réalisation des inventaires, …).
- Gérer les équipements dans le respect des procédures CDE.
- Assurer la gestion (assurance et maintenance) et le suivi du véhicule. Vérifier les « running cost. » des véhicules de la missions
Appui à la gestion des urgences
En cas de crise humanitaire ou sanitaire ou de déclenchement d’une réponse d’urgence, le/la Chargé de Voyages sera le point focal sur son périmètre.
Rapport et archivage
- Veiller aux respects des échéances des rapports logistique
- Effectuer une mise à jour trimestrielle de la liste des équipements.
- Veiller à l’archivage numérique à travers le SharePoint mission et en format papier.
Profil recherche
Formation/ Expériences
Diplôme universitaire ou enseignement supérieur en Logistique ou administration type Bioforce.
Expérience
- Une première expérience en entreprise ou en association humanitaire sera appréciée, ainsi qu’une première expérience sur le terrain.
- De solides compétences en matière de logistique et voyage sont requises.
Compétences et aptitudes attendues
- Logistique humanitaire / développement
- Connaissance du secteur du voyage
- Connaissances et intérêt pour des actions humanitaires et médicales sont des atouts.
- Très bon relationnel, savoir travailler en équipe et avec des multiples interlocuteurs.
- Excellentes capacités d’organisation, d’anticipation et de réactivité face à l’imprévu
- Bonnes compétences de communication orale et écrite en français et en anglais
- Dynamisme, réactivité, résistance au stress, capacité à travailler sur de multiples dossiers de manière concomitante
- Rigueur, capacité d’analyse et de synthèse
- Maîtrise de l’outil informatique Microsoft Office Package.
Conditions
- CDD de droit sénégalais, 1 an renouvelable
- Prise de poste : 1er octobre 2024
- Poste à temps plein
- Salaire proposé : selon profil et expérience
Candidature à envoyer, au plus tard le 09/09/2024 : CV et lettre de motivation sous la l’objet « Responsable log et voyage »
Contact : [email protected]
A titre de transparence et que le processus soit équitable La Chaine de l’Espoir Sénégal se réserve le droit de fermer l’offre avant la date de clôture si une candidature est retenue.
