L’ONG italienne WEWORLD-GVC recrute pour ce poste (05 Septembre 2024)

 

Poste : Responsable Logistique Multi Pays Burkina Faso et Mali

Responsable de : la gestion de la logistique et de la chaîne d’approvisionnement des missions du Burkina Faso et du Mali pour assurer le fonctionnement efficace du département, y compris les achats, la flotte, les stocks d’actifs et d’équipements, la gestion des entrepôts et des bases, l’archivage et le reporting.

Lieu : Ouagadougou, avec des visites de terrain dans les zones d’intervention au Burkina Faso (selon les conditions sécuritaires) et à Bamako (Mali).

Date limite : 26/09/2024

Date de début : Dès que possible

Lieu d’affectation familial : NON

R&R : OUI

Contexte de travail :

WeWorld aide les populations à surmonter les situations d’urgence et s’efforce de garantir à chacun une vie décente et digne ainsi que des opportunités et un avenir meilleur. WeWorld est une organisation italienne indépendante qui travaille dans la coopération internationale et l’aide humanitaire depuis 50 ans. WeWorld a commencé ses activités au Burkina Faso en 1985. Après une pause, elle a repris ses activités en 2012 en se concentrant sur la promotion de l’autonomisation des femmes et le soutien aux groupes vulnérables pour fournir une aide d’urgence aux plus vulnérables, soutenir les populations déplacées et renforcer la résilience des populations locales. Les secteurs d’intervention s’étendent de la sécurité alimentaire et de la nutrition à la protection et au développement local. WeWorld travaille actuellement dans les provinces du Soum, de l’Oudalam et du Kadiogo avec des bureaux à Ouagadougou, Djibo et Gorom Gorom. Au Mali, WeWorld travaille sur des projets de développement et d’urgence depuis 2019, en mettant l’accent sur l’autonomisation des femmes, l’éducation en situation d’urgence, la protection de l’enfance, la sécurité alimentaire en travaillant avec les communautés vulnérables et les personnes déplacées pour renforcer leur résilience. Les interventions de WeWorld se situent principalement dans les zones urbaines et périurbaines de Bamako et dans les régions de Douentza, Bandiagara, Bankass et Mopti

Objectif du rôle

WeWorld recrute un Responsable Logistique Multi-Pays basé à Ouagadougou. Il/elle travaille sous la supervision directe du Représentant Pays et sous la direction technique du Responsable Logistique Régional. Il/elle gère l’équipe Logistique au Burkina Faso et au Mali et travaille en coordination avec les équipes Finance Pays, les Responsables Programme et les Représentants Pays.

Tâches et responsabilités principales

Responsabilités générales

• Assure le strict respect des procédures et directives d’approvisionnement de WeWorld et des donateurs
• Examine les procédures opérationnelles normalisées et les directives pertinentes au niveau de la mission pour garantir leur pertinence dans le contexte du pays.
• Assure la participation active et la contribution de l’équipe logistique tout au long de la chaîne d’approvisionnement et du cycle du projet, en visant une qualité et une efficacité élevées dans la mise en œuvre
• Soutient et renforce les capacités de l’équipe logistique grâce à des plans de formation personnalisés et à des suivis pour améliorer leurs capacités d’approvisionnement et de logistique
• Assure des niveaux de dotation adéquats pour l’équipe logistique sur les trois bases en fonction des besoins opérationnels
• Assure la formation périodique de l’équipe logistique sur le Code d’éthique et de conduite, en mettant l’accent sur les activités d’approvisionnement
• Facilite la coordination efficace des informations logistiques au niveau de la mission grâce à des systèmes efficaces (réunions, rapports, approvisionnement et suivi budgétaire)
• Favorise une collaboration proactive entre les équipes de programme, de finances et de logistique, facilitant une coordination et une planification rapides
• Renforce la présence de l’organisation dans les pays pour favoriser la collaboration avec les parties prenantes telles que les groupes de travail techniques, les forums de partenaires, les autorités, les communautés et les fournisseurs
• Collaborer étroitement avec le pôle logistique, les agences partenaires, le gouvernement et d’autres parties prenantes concernées pour identifier et capitaliser sur les opportunités de services communs au sein des pays

Gestion des achats

• Superviser et fournir un soutien à la mise en œuvre des procédures d’approvisionnement, conformément au manuel d’approvisionnement mondial de WeWorld et aux directives des donateurs, de la planification initiale à l’achèvement
• Assume la responsabilité directe de la gestion des processus d’approvisionnement à forte valeur ajoutée, en intervenant pour combler les lacunes ou les exigences spécifiques selon les besoins.
• Met en œuvre un cadre structuré de gestion des contrats tout au long du cycle du projet, en mettant l’accent sur le suivi étroit des contrats complexes
• Assure que les documents et les dossiers d’approvisionnement sont archivés et organisés conformément aux directives d’archivage, facilitant ainsi une organisation efficace et la conformité des audits et des examens.
• Élabore des protocoles de gestion des performances pour évaluer les fournisseurs nouveaux et existants, en enregistrant systématiquement les informations pertinentes
• Élabore une stratégie d’approvisionnement sur mesure visant à garantir l’obtention de processus et de résultats d’approvisionnement de haute qualité
• Prévoit de manière proactive les lancements à venir et les mises à jour de statut pour équilibrer efficacement la charge de travail des achats en fonction des objectifs et des échéanciers du projet.

Gestion de flotte

• Superviser l’optimisation des performances de la flotte
• Assure le respect des procédures standard de gestion des véhicules
• Superviser le suivi global des véhicules de mission et les rapports associés, y compris les contrôles de consommation et la planification de la maintenance
• Effectue des contrôles ponctuels périodiques

Gestion des actifs et des équipements

• Assure le respect des procédures standards et supervise la mise en œuvre de contrôles et vérifications spécifiques
• Gère et suit efficacement l’équipement de mission, y compris la maintenance de la base de données de gestion des actifs/équipements, le codage, la distribution et les processus de transfert
• Effectue des inventaires réguliers et intègre les résultats dans la stratégie d’approvisionnement de la mission

Gestion des stocks, des entrepôts et des bases

• Superviser et aider l’équipe logistique à maintenir des fournitures et des équipements adéquats pour le bureau, en veillant à ce que tous les articles soient bien entretenus.
• Superviser et assister l’équipe logistique dans l’entretien des fournitures et équipements nécessaires aux maisons d’hôtes du personnel international, en veillant à ce qu’elles soient bien entretenues.
• Fournit des conseils et des orientations sur les questions de gestion d’entrepôt et organise des sessions de formation en cours d’emploi pour la gestion d’entrepôt

Rapports

• Rassemble toutes les informations logistiques disponibles au sein de la mission et établit un rapport mensuel consolidé
• Évalue la qualité des rapports logistiques intra et interdépartementaux en termes d’exactitude, de rapidité et d’efficacité, en aidant le coordinateur logistique à établir une structure de rapport efficace.
• Prépare une base de données de fournisseurs de fournitures/services et rédige une carte des ressources pour les projets en cours.
• Superviser la création et la mise à jour du plan d’approvisionnement
• Saisir les données d’approvisionnement pour les rapports d’approvisionnement intermédiaires et finaux conformément aux exigences des donateurs

Gestion de la sécurité

• Collabore avec le représentant du pays et le point focal de sécurité et de sûreté pour contribuer à l’exécution des directives, des procédures opérationnelles standard et des plans de sécurité et de sûreté.
• Aide à assurer la préparation aux plans d’évacuation et d’urgence, notamment en vérifiant les trousses d’urgence et les trousses de premiers secours
• Participe activement aux réunions de coordination logistique et sécuritaire, ainsi qu’aux séances de partage d’informations

Ouverture des bases

• Formuler un plan détaillé pour l’établissement de nouvelles bases dans les pays
• Superviser l’évaluation des fournitures et de l’équipement nécessaires aux bases pour soutenir les activités opérationnelles
• Prendre en charge l’évaluation et la mise en œuvre des normes de sécurité et de sûreté pour les nouveaux locaux en coordination avec le responsable sécurité
• Gérer la structure d’approvisionnement et de logistique de la nouvelle base en collaboration avec le représentant du pays et le responsable régional de la logistique et des achats, ce qui comprend la définition des termes de référence (TdR), l’assistance au recrutement et la facilitation du renforcement des capacités du nouveau personnel.

Intervention d’urgence

• Chargé de collaborer avec les points focaux du projet pour élaborer un plan d’intervention d’urgence pour les activités d’approvisionnement et de logistique, en fournissant un soutien tout au long
• Réaliser des évaluations de marché pour élargir la base de données des fournisseurs, améliorer l’efficacité et l’efficience des achats en cas d’urgence
• S’engager largement auprès des clusters, des groupes de travail au sein du secteur et des autorités gouvernementales pour rester informé des réglementations en vigueur et faciliter le partage des ressources entre les différentes parties prenantes

Les tâches et responsabilités énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être amené à effectuer des tâches supplémentaires.

 

Caractéristiques du poste

EXIGENCES ESSENTIELLES

Qualifications et connaissances

• Master ou équivalent en logistique/approvisionnement/ingénierie/administration des affaires
• Compréhension approfondie du contexte sahélien
• La maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral, est indispensable
• Bonne connaissance de l’anglais écrit et oral

Expérience professionnelle

• Au moins 3 ans en logistique humanitaire dont 2 ans à des postes similaires dans un contexte comparable
• Vaste expérience en matière de gestion et de procédures logistiques et/ou de sécurité
• Expérience en planification stratégique avec de solides compétences analytiques
• Expérience de représentation auprès des institutions et participation aux réunions de coordination

Compétences et aptitudes

• Compétences en leadership, planification, organisation et travail en équipe
• Attitude proactive et dynamique
• Capacité à s’adapter et à travailler sous contrainte, sous pression et dans des contextes complexes et multiculturels
• Compétences interpersonnelles et approche interculturelle
• Bonnes capacités d’écoute et de communication
• Bonnes capacités de négociation et de résolution de conflits
• Fort engagement envers la mission de WeWorld, véritable intérêt pour les sujets de développement de la coopération internationale
• Fait preuve d’intégrité à l’égard des valeurs et des normes éthiques des ONG
• Affiche une sensibilité et une adaptabilité culturelles, de genre, de religion, de nationalité et d’âge
• Traite tout le monde de manière équitable, sans favoritisme

EXIGENCES SOUHAITABLES

• Une expérience dans les contrats de travaux de grande envergure serait considérée comme un atout
• Expériences professionnelles antérieures en Afrique subsaharienne
• Expérience en gestion à distance
• Connaissance de la langue italienne.

 

Ce que nous offrons

Type de contrat : un premier contrat de collaboration de 6 (six) mois sous réserve de vérification de l’atteinte d’objectifs spécifiques (ces objectifs seront convenus à l’arrivée en mission) ; un deuxième contrat de collaboration de 6 (six) mois renouvelable

Conditions économiques : à définir selon la politique de rémunération des expatriés de WeWorld : Salaire de base (ancienneté/fonction exercée) + Cotisations (complexité de fonction ; difficultés et logement en fonction du lieu de travail)

Congés annuels : 2,5 jours/mois (jours ouvrables)

R&R : 5 jours toutes les 12 semaines – L’indemnité journalière couvre les frais de nourriture et d’hébergement

Billet d’avion : un vol aller-retour tous les 12 mois du contrat

Assurance maladie : prise en charge

Le processus de recrutement peut être clôturé plus tôt que prévu si un candidat approprié est trouvé.

En raison du grand nombre de candidatures, nous nous excusons par avance et ne répondrons qu’aux profils jugés appropriés pour le poste.