INTERSOS est une Organisation Humanitaire Non Gouvernementale, à but non lucratif, qui a l’objectif d’assister les victimes de désastres naturels et de conflits armés. INTERSOS base son action sur les valeurs de la solidarité, de la justice, de la dignité humaine, de l’égalité des droits et des opportunités pour tous les peuples, du respect des diversités, de la cohabitation, de l’attention aux groupes sociales les plus vulnérables.

Chef de base région EST-Burkina Faso

Contexte général du projet

Le Burkina Faso a connu une période de stabilité politique à partir de son indépendance jusqu’à l’insurrection populaire de 2014. Après l’insurrection populaire de 2014, le pays est entré dans une période de transition democratique et des élections ont eu lieu en 2015 et 2020. En janvier 2022, un coup d’État a poussé le président du pays à démissionner et a mis fin à la période de transition democratique. En effet, en janvier 2022 un régime militaire a été mis en place. Au cours de l’année 2022, l’instabilité politique et sociale au Burkina Faso a continué à degrader et en septembre 2022 un groupe de militaires a pris le pouvoir et a instauré un nouveau régime militaire. Dans ce contexte d’instabilité politique et sociale, la crise d’insécurité dans la région du Sahel s’est aggravée et étendue à d’autres régions du pays – notamment les régions de l’Est, du Nord, du Centre-Nord et de la Boucle de Mouhoun.

Objectif général de la position

Le/la Chef.fe de base sera responsable de la gestion de la base, y compris la logistique et l’approvisionnement, les finances, les ressources humaines et la sûreté et la sécurité dans la zone géographique de compétence. Le/la Chef.fe de base assurera également un soutien adéquat aux programmes mis en œuvre dans la zone. Le/la Chef.fe de base contribue à la conception et à la mise en œuvre de la stratégie pays et, en fin de compte, il / elle sera actif dans la prise de décision et la représentation stratégiques de haut niveau pour la zone de responsabilité, en collaborant étroitement avec le/la Chef.fe de mission et le Coordonnateur de Programme.

Principales responsabilités et tâches

Strategy and vision

● Contribuer au développement et à la mise à jour de la stratégie pays, dans le cadre du plan stratégique global, des valeurs et des principes d’INTERSOS.

● Travailler avec le Senior Management Team pour partager des idées et des recommandations, soutenir et mettre en œuvre l’amélioration continue des processus et des procédures afin d’optimiser les résultats et d’améliorer la qualité de livraison conformément aux normes de qualité.

● En collaboration avec le/la Chef.fe de mission, s’assurer que les stratégies et processus opérationnels sont en place pour répondre aux objectifs et aux besoins opérationnels en termes de budget, de qualité et d’objectifs de livraison.

● Contribuer à la conception et au déploiement de programmes créatifs et innovants, soutenir les évaluations pour une réponse rapide ou étendre les programmes dans le domaine de responsabilité ou dans de nouveaux domaines d’intervention.

Gestion de Programme et reporting

● Collaborer avec le Coordonnateur de Programme dans la coordination, la planification et suivi opérationnelle des projets dans sa base
● Soutenir les chef.fes de projets avec des rapports de qualité et dans les délais, des plans de travail sur les activités des projets et des plans financiers associés conformément aux exigences et directives d’INTERSOS et des donateurs.

● Soutenir chef.fes de projets et l’équipe MEAL dans la collecte de données à des fins de reporting et d’analyse.

● Assurer une communication et un flux d’informations en temps opportun sur les réalisations opérationnelles vers les parties internes et externes

Redevabilité et contrôle qualité

● En collaboration avec le/la Chef.fe de mission et le Coordonnateur de Programme, soutenir l’amélioration continue des normes de qualité des services de support.

● Effectue des visites périodiques sur le terrain pour garantir la qualité de l’intervention conformément aux standards internes et des bailleurs de fonds.

● Veiller à ce que les systèmes et procédures appropriés soient respectés et suivis, en veillant à ce que les meilleures pratiques en matière de gestion des opérations soient développées et adoptées avec des cadres de gestion des opérations appropriés en place.

Logistique et approvisionnement

● Superviser toutes les activités de logistique, d’approvisionnement et des TIC dans la base et les

projets associés selon les normes et protocoles INTERSOS pour avoir le matériel, les infrastructures et les véhicules dans des conditions de fonctionnement optimales.

● En collaboration avec le Coordinateur Logistique Pays, assurer la bonne gestion de la Logistique, de l’Approvisionnement et des TIC et le respect des procédures INTERSOS. Fournir des commentaires sur les dysfonctionnements, réviser et approuver les relations publiques

● Responsable de la gestion des actifs et de l’utilisation de IMP dans la base

● Travailler en étroite collaboration avec le personnel sur la bonne gestion de la chaîne d’approvisionnement et la préparation des plans d’approvisionnement

● Garantir la pleine fonctionnalité des bureaux et de la maison d’hôtes selon les normes minimales INTERSOS et les protocoles de sûreté et de sécurité

Finance
● Assure des responsabilités budgétaires sur les services de support dans la base, garantissant la conformité, le suivi budgétaire et la responsabilité.

● En collaboration avec le/la Chef.fe de mission, le Coordonnateur de Programme et le Coordonnateur finacier, garantir que des ressources adéquates sont allouées pour maintenir la présence opérationnelle au niveau de la base et exécuter les programmes.

● Superviser les activités administratives et financières visant à améliorer les systèmes et processus opérationnels, et collaborer avec le coordonnateur financier pays pour la supervision des aspects financiers et administratifs au niveau du terrain.

● Garantir la responsabilité de l’administration et des opérations dans la base

Resources Humaines
● Relier l’équipe de support à l’équipe du programme pour garantir une collaboration fluide entre les départements

● Organiser des réunions hebdomadaires avec l’équipe pour revoir la planification et discuter des principales préoccupations. Participer activement au E-SMT et à toute autre réunion organisée le/la Chef.fe de mission

● Partager régulièrement des informations avec le/la Chef.fe de mission et le SMT

● En collaboration avec le Coordonnateur RH et son équipe, être responsable de la bonne application des politiques RH et des processus associés dans le projet (recrutement, briefing/debriefing, évaluation, apprentissage et développement du personnel et communication interne) afin d’assurer à la fois le dimensionnement du l’équipe et la quantité de connaissances requises pour les activités du projet

● Soutenir, motiver et diriger les équipes (Logistique, RH et Finance) sur le terrain afin de garantir une mise en œuvre fluide et efficace des projets

● Gérer et évaluer les performances du personnel de terrain sous sa supervision, et s’assurer que les procédures d’évaluation sont mises en œuvre au reste de l’équipe.
● En collaboration avec le Coordonnatrice RH et le responsable RH, assurer la bonne mise en œuvre du règlement intérieur, du processus de recrutement et de toutes les procédures RH conformément aux directives et SOP.

● En collaboration avec le département des ressources humaines, identifier les lacunes techniques des principaux états-majors nationaux et soutenir activement leur renforcement des capacités.

Representation and plaidoyer
● En collaboration avec le/la Chef.fe de mission et le coordonnateur de programme, établir des partenariats solides et efficaces avec les organisations, les donateurs et les autorités, conformément à la stratégie pays et dans le domaine de responsabilité.

● Représenter INTERSOS dans les forums de coordination pertinents dans le domaine de responsabilité

● Contribuer à la définition de la stratégie de plaidoyer du pays et représenter INTERSOS dans les activités communautaires, le cas échéant.

Sûreté et securité
● En collaboration avec le coordonnateur de la sécurité et le/la Chef.fe de mission, contribuer à l’élaboration du plan de sécurité et assurer le respect des procédures, le suivi de l’évolution du contexte, l’analyse et le suivi des recommandations dans le domaine de responsabilité.

● Interagir régulièrement avec le coordinateur de la sécurité et des accès et le/la Chef.fe de mission sur les questions de sécurité.

● Assurer la sûreté et la sécurité du personnel dans la zone de responsabilité avec le soutien technique du coordinateur de la sécurité et des accès.

● Soutenir le/la Chef.fe de mission dans la gestion des incidents critiques, en remontant et en signalant tous les incidents dans la zone de responsabilité et conformément au plan de sécurité et de gestion du pays.

Expériences / Formation

Education

• Diplôme supérieur en sciences sociales, sciences politiques, relations internationales, coopération humanitaire et internationale ou dans un domaine connexe

Expérience Professionnelle

• Minimum 3 ans d’expérience professionnelle dans la gestion de projets/programmes humanitaires, y compris des responsabilités en matière de gestion financière et de logistique.
• Expérience dans des situations d’urgence complexes et dans des pays peu sûr

Exigences professionnelles

• Fortes compétences en représentation et en négociation
• Connaissances informatiques essentielles (Word, Excel et Internet)
• Compétences en matière d’administration, de finance et de gestion budgétaire
• Capacité à respecter les délais et à respecter la hiérarchie
• Réflexion analytique, capacité d’analyse et compétences en développement de programmes stratégiques
• Leadership, gestion des personnes et développement
• Organisation et résolution de problèmes

Langues

• Langue de travail de la mission essentielle
• Connaissance multilingue souhaitable (français + langues locales)

Exigences personnelles

• Solides compétences interpersonnelles : communication, compétences diplomatiques et résolution de problèmes
• Engagement envers les principes INTERSOS

Salaire

Type de contrat: Contrat Italien de collaboration

Comment postuler

Les candidats intéressés sont invités à postuler en suivant le lien ci-dessous:

https://www.intersos.org/en/field-eng/#intersosorg-vacancies/vacancy-details/65734f0d921910002761c27d/

Veuillez noter que notre processus de candidature est composé de 3 étapes très rapides: s’inscrire (incluant votre nom, mail, mot de passe et nationalité), se connecter et postuler en joignant CV en version PDF. Avec cette plateforme les candidats pourront suivre l’historique de leurs candidatures avec INTERSOS.

Veuillez également mentionner le nom, le poste et les coordonnées d’au moins trois références: deux superviseurs hiérarchiques et un référent RH. Les membres de la famille sont à exclure.

Seuls les candidats sélectionnés pour le premier entretien seront contactés.

Coordinateur.trice de la Logistique et de l’Approvisionnement

Contexte général du projet

La situation sécuritaire au Burkina Faso a continué à se dégrader depuis 2019, comme en témoigne la multiplication des attaques attribuées à des groupes armés non identifiés (GANI) de diverses affiliations.

Cette prolifération d’attaques armées dans différentes régions a contraint plus d’un million de civils à se déplacer vers des zones dites plus sécurisées (Selon le CONASSUR. au 31 octobre 2022 sur 1.761.915 personnes déplacées au Burkina Faso). Principalement vers les capitales de régions, provinces et communes, vidant ainsi les villages.

INTERSOS est présent au Burkina Faso depuis 2019, INTERSOS intervient dans la crise sécuritaire au Burkina pour aider les personnes déplacées et les communautés d’accueil. Communautés dont la vie est menacée par le conflit en mettant en œuvre des activités visant à renforcer la protection et l’assistance dans les régions du Nord, Boucle de Mouhoun, Est, Plateau Central, Centre Est, Centre Nord, Haut Bassin, et des Cascades et du Sud Ouest.

Objectif général de la position

• Définir et mettre en œuvre toutes les stratégies d’approvisionnement, de logistique et d’ITC et le soutien à la mission, en veillant à la pertinence et à la cohérence des systèmes de logistique et d’approvisionnement, à l’adéquation des moyens fournis et au respect des normes, protocoles et procédures d’INTERSOS afin de favoriser le développement de la mission et d’optimiser l’impact des projets.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel du programme et de l’administration pour assurer un reporting complet, un soutien et une assistance à toutes les activités d’INTERSOS.
• Il est responsable de la gestion logistique du logiciel IMP et fait partie de l’équipe de direction (SMT) de la mission.

Principales responsabilités et tâches

Coordination et soutien

• Participer activement à la définition et à la mise à jour de la planification annuelle des projets et des budgets, en définissant des stratégies et en fournissant des conseils au chef de mission pour traduire les besoins identifiés en matière de logistique, d’approvisionnement et de TIC en objectifs, priorités et ressources nécessaires à la mission.
• Est responsable du suivi de la mise en œuvre des activités de logistique, d’approvisionnement et de TIC dans la mission (construction et réhabilitation, stock et fourniture de matériel non médical et médical, gestion de la flotte et transport, eau et assainissement, véhicules et moteurs, équipement/installation et infrastructures, règles de sécurité (mise en œuvre et application, TIC, actifs, etc.).
• Veiller au respect des normes, protocoles et procédures INTERSOS, dans l’ensemble de la mission et conformément aux exigences des donateurs, y compris en matière d’achats. Rendre compte au chef de mission de l’évolution des programmes en cours et proposer des stratégies de réorientation si nécessaire.
• Est chargé d’assurer une référence et un soutien techniques pour toutes les questions relatives à la logistique, à l’approvisionnement et aux TIC dans la mission, de fournir un encadrement au personnel logistique et de représenter INTERSOS dans les réunions avec les autorités, les autres ONG et les réseaux de coordination pour les questions techniques/logistiques.
• Assurer la production de procédures opérationnelles standard au niveau de la mission (si nécessaire) pour les besoins logistiques.

Gestion de l’information logistique

• Coordonner la gestion informatique complète de la mission, de la configuration des ordinateurs (installation et maintenance des logiciels officiels) à la génération et à la gestion du courrier électronique de la mission et du pool de profils IMP.
• Configurer et garantir l’accessibilité générale au NET de tous les appareils de la mission, dans toutes les bases et pendant les activités sur le terrain.
• Fournir des rapports mensuels au chef de mission et au coordinateur logistique régional (par l’intermédiaire de l’IMP) et aux personnes concernées sur les projets/l’évolution de la mission du point de vue technique/logistique et proposer des corrections si nécessaire.
• S’assurer que les données rapportées dans le logiciel INTERSOS Logistics (Intersos Management Platform – IMP) sont correctement utilisées et exactes. Dispenser une formation au personnel des missions si nécessaire et soutenir la mise en œuvre du logiciel INTERSOS Logistics dans les missions.

Gestion de la chaîne d’approvisionnement et passation de marchés

• Suivre les performances globales en matière d’achats pour la mission. Assurer une planification efficace et rentable des achats en assurant la liaison avec le personnel technique, les chefs de base et/ou les chefs de projet. Veillez à ce que les plans d’approvisionnement en ligne soient créés sur IMP et à jour tout en garantissant que les politiques et procédures d’INTERSOS et des donateurs en matière d’approvisionnement sont respectées à tout moment. Effectuer des recherches pour déterminer les meilleurs produits et fournisseurs en termes de meilleur rapport qualité-prix, de délais de livraison et de qualité.
• Coordonner avec le département administratif et financier pour s’assurer que les processus de paiement aux fournisseurs sont effectués dans les délais et en respectant les systèmes financiers.
• Planifier et effectuer des audits sur le terrain pour garantir la cohérence de l’application des processus et le maintien d’une documentation et d’un classement appropriés.
• Élaborer et mettre en œuvre des instructions, des politiques et des procédures de gestion des contrats de service. Examiner et réévaluer les contrats de service existants et superviser les loyers réguliers, les paiements des services publics (c’est-à-dire l’électricité, l’eau, le gaz, etc.), les contrats d’entretien des bureaux et des pensions et les procédures relatives aux frais courants. Veillez à ce qu’ils soient correctement traités par le responsable de la logistique et les assistants, l’administration et/ou les points focaux.
• Surveiller que le gestionnaire/assistant en approvisionnement et l’officier logistique de la base maintiennent et mettent à jour une liste de fournisseurs pré-qualifiés par base.
• Est responsable du bon stockage de tous les matériaux des projets au sein de l’entrepôt/du stock, dans le respect des SOP d’approvisionnement d’INTERSOS et des contrôles d’inventaire réguliers sur une base trimestrielle.

• Vérifier et coordonner avec les personnels de la logistique que les livraisons de marchandises sont effectuées comme prévu et correctement stockées.
• Préparer et lancer les documents d’appels d’offres en coordination avec l’équipe d’approvisionnement.
• Entreprendre l’achat de produits médicaux (au niveau international et/ou national en coordination avec les équipes du programme et les équipes du siège). Assurer le dédouanement dans le pays des biens médicaux et non médicaux importés, y compris les documents requis avant l’importation.
• En suivant les procédures opérationnelles standard établies par INTERSOS, assurer la pré-qualification dans le pays des revendeurs de produits médicaux et fournir un soutien technique aux équipes de programme en matière de stockage et de transport des produits médicaux.

Gestion des transports

• S’assurer que le modèle de gestion de la flotte d’INTERSOS, les protocoles de sécurité des mouvements et le manuel d’identité de la marque sont appliqués dans les missions – la flotte est vérifiée, régulièrement entretenue et que les véhicules sont assurés, et les taxes sont payées.
• Assurer le suivi du bon suivi de la consommation de carburant et de l’utilisation du carnet de bord des véhicules, du carnet d’entretien, du carnet d’huile et d’autres formats et modèles de flotte par le personnel logistique sur le terrain. Veiller à ce que la documentation appropriée des véhicules (c’est-à-dire le bail, l’assurance, l’inspection mécanique, etc.) soit correctement traitée par le personnel logistique.
• Contribuer à l’élaboration d’approches durables de la gestion des transports en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions du bureau régional.

Gestion des installations et des communications

• Superviser l’installation et l’entretien d’espace(s) de bureau fonctionnel(s) et d’installations de maisons d’hôtes dans un état de vie adéquat et conformément aux normes minimales d’INTERSOS et au manuel d’identité de la marque. Veiller à l’application des mesures de sûreté et de sécurité définies et effectuer des visites d’inspection pour évaluer les besoins de réhabilitation des installations.
• Est chargé de veiller à ce que les installations disposent d’une infrastructure et d’équipements informatiques et de communication appropriés pour soutenir les plates-formes logicielles INTERSOS et conformes aux politiques et procédures – permettant une communication permanente entre le capital, les projets, les bases et le siège et une gestion adéquate des bases. Garantir que tous les personnels de la mission ont une formation adéquate sur l’utilisation des équipements de communication disponibles (par exemple, les téléphones satellites, les radios HF/VHF, les ordinateurs, etc.)
• Contribuer à l’élaboration d’approches durables de la gestion des installations en rationalisant la politique environnementale d’INTERSOS et les suggestions des bureaux régionaux.

Gestion des actifs

• Superviser l’achat, l’utilisation et la maintenance des actifs informatiques, des équipements de bureau et de projet et des outils de communication, tout en veillant à ce que tous les actifs de mission enregistrés dans l’IMP soient documentés, dotés de numéros d’actifs INTERSOS uniques, étiquetés et enregistrés conformément aux politiques et procédures de gestion des actifs.
• Rapporter la liste des actifs à la fin du projet et superviser le roulement des actifs selon la destination définie avec le département des programmes.
• Superviser la vérification régulière des actifs fixes sur une base trimestrielle.

Gestion des ressources humaines

• Coordonner l’équipe logistique et participer aux processus RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, potentiel, détection, développement du personnel et communication interne) afin d’assurer à la fois le dimensionnement et la quantité de connaissances nécessaires aux activités dont il est responsable.

Sécurité appliquée

• En collaboration avec le chef de mission et le référent sécurité est responsable de la codéfinition et du suivi des aspects techniques de la politique de réduction des risques, du transport, de la communication, de la protection, de l’identification et de la préparation des aspects techniques de la politique et des directives de sécurité de la mission, du plan d’évacuation et du plan d’urgence, du suivi quotidien des règles de sécurité et du signalement au chef de mission de tout problème. En l’absence du chef de mission, veiller à ce que la sécurité soit assurée.

Expériences / Formation

Education

Master degree dans le domaine de la gestion logistique ou équivalent.

Expérience Professionnelle

• Expérience avérée dans la gestion de la logistique médicale, y compris l’importation de produits médicaux.
• Essentiellement, au moins sept (7) ans d’expérience professionnelle dans des emplois pertinents et une expérience humanitaire antérieure avec des ONG dans des pays en développement. Expérience préalable souhaitable dans les situations d’urgence

Exigences professionnelles

• Solides connaissances théoriques, techniques et pratiques en logistique
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication et capacité à travailler et à s’intégrer dans une équipe multiculturelle;
• Capacité à travailler sous pression et flexibilité
• Résolution de problèmes, dynamique, maturité et proactivité;
• Compétences diplomatiques dans le réseautage avec les partenaires, les autorités et les donateurs;
• Expérience dans des situations d’urgence complexes impliquant des déplacements internes et de distributions
• Bonnes connaissances et expériences dans la gestion de la sécurité.
• Excellente connaissance de l’informatique (Word, Excel et Internet)

Langues

• Langue de la mission (français) indispensable.
• La maîtrise de l’anglais et de la langue de travail locale serait un plus

Exigences personnelles

• Innovant
• Flexible
• Capacité d’analyse
• Dynamique et proactif

Salaire

Type de contrat: Contrat italien de collaboration

Comment postuler

Les candidats intéressés sont invités à postuler en suivant le lien ci-dessous:

https://www.intersos.org/en/field-eng/#intersosorg-vacancies/vacancy-details/657350385f45670028e44f41/

Veuillez noter que notre processus de candidature est composé de 3 étapes très rapides: s’inscrire (incluant votre nom, mail, mot de passe et nationalité), se connecter et postuler en joignant CV en version PDF. Avec cette plateforme les candidats pourront suivre l’historique de leurs candidatures avec INTERSOS.

Veuillez également mentionner le nom, le poste et les coordonnées d’au moins trois références: deux superviseurs hiérarchiques et un référent RH. Les membres de la famille sont à exclure.

Seuls les candidats sélectionnés pour le premier entretien seront contactés.