COOPI – Cooperazione Internazionale est une organisation humanitaire italienne fondée par le père Vincenzo Barbieri en 1965. Au cours des 55 dernières années, COOPI a pour objectif de briser le cycle de la pauvreté et de soutenir les populations touchées par les guerres, les crises socio-économiques ou les catastrophes afin d’encourager résilience et développement durable. COOPI est actuellement impliqué dans 33 pays d’Afrique, du Moyen-Orient, d’Amérique latine et des Caraïbes avec 242 projets humanitaires qui touchent 6,1 millions de personnes. COOPI fonctionne avec une approche intégrée, basée sur la fusion de multiples secteurs, tels que la sécurité alimentaire, la sécurité nutritionnelle, l’eau et l’assainissement, la protection et l’éducation, l’accès à l’énergie. Ce faisant, l’Organisation est en mesure de fournir un soutien plus structuré aux personnes dans le besoin, tant dans des contextes de développement que d’urgence. De 1965 à ce jour, COOPI – Cooperazione Internazionale a aidé 110 millions de personnes dans 72 pays, en employant 65 000 travailleurs locaux dans 2 400 projets.
1. RCA – Administrateur Pays
Depuis 1974 COOPI travaille en RCA pour un développement harmonieux et complet, en faveur tant des individus que des communautés locales. En ce qui concerne les secteurs d’intervention, l’engagement vis-à-vis des réalités locales a encouragé COOPI à établir des plans et à implémenter des projets de développement dans le domaine social, économique, sanitaire, environnemental et de la formation. Les situations de conflit ont amené à la décision de se faire charge de projets d’urgence et de réhabilitation, qui sont aujourd’hui devenus un autre secteur spécifique d’intervention dans le Pays. Grâce à la présence consolidée et constante, ainsi qu’aux relations avec les institutions, les organisations non gouvernementales et les communautés locales, COOPI est reconnue comme l’un des points de référence pour la coopération internationale en RCA. Les bailleurs de fonds qui financent actuellement COOPI sont ECHO, UE, les agences UN, Fonds Humanitaire. Les zone d’intervention sont les préfectures de Bangui, Ombella M’Poko, Lobaye, Nana-Mambere, Ouham-Pende, Ouham, Kemo, Haute Kotto, Basse Kotto, Mbomou, Haut Mbomou e Ouaka..
Objectif du poste
L’Administrateur Pays :
- est responsable de la correcte gestion administrative/financière et du caractère soutenable de la coordination pays, et des coordinations de zones, en préparant les budgets de coordination et en contrôlant la rédaction des budgets des projets;
- s’occupe du contrôle des bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs de fonds;
- est garant pour le siège, de la justesse et de l’exhaustivité des informations.
Responsabilités
Planification et contrôle du budget
- Préparer, en collaboration avec le Chef de Mission et vérifier périodiquement le déroulement du budget relatif aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de zone présentes dans le pays;
- Contrôler le caractère soutenable des coordinations et des bases sous la responsabilité du chef mission et vérifier la correcte attribution/répartition des coûts fixes sur les projets.
Contrôle économique et logistiques
- Superviser les nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan;
- En collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, identifier périodiquement les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets;
- Gestion administratives des projets dont la coordination est en charge en particulier le SAD;
- En collaboration avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, vérifier mensuellement la gestion économique et financière des projets: état des bilans, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités;
- Fournir l’appui conseil aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôle la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds;
- Vérifier le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays;
- Vérifier la correcte application des procédures de l’organisation relatives à l’achat des biens et à leur gestion;
Gestion financières
- Superviser et contrôler la gestion des liquidités (caisse et banque) et l’envoi des fonds aux projets en fonction des demandes;
- Superviser les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central;
- En accord avec le Chef de Mission, s’activer pour garantir le respect des délais pour la réception des financements;
- En accord avec le desk et l’Administrateur de zone du siège central, outre que le Chef de Mission proposer les priorités pour l’échéancier de la présentation des rapports financiers;
- Assurer la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases;
- Avec le Chef de Mission, avoir la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l’organisation;
Compte rendus et audits
- Finaliser et contrôler les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central;
- Être responsable de la justesse des comptes rendus et s’assure du correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays;
- Être responsable de la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l’envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie;
- Être responsable de la préparation de l’audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays;
- Garantir le fonctionnement correct des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant également des missions de vérification sur place.
Gestion RH
- Gérer et superviser les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à la Coordination;
- Assurer la formation des administrateurs des bases/coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif et contrôle périodiquement le travail effectué;
- Aider le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local et garantir la tenue correcte de la documentation relative à l’administration du personnel;
- Superviser et contrôle le travail du bureau des ressources humaines tant pour le staff national qu’expatrié;
- Être chargé de l’évaluation du staff administratif;
Autres
- Produire et transmettre périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés;
- Assurer le correct archivage de la documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans le respect des procédures de l’organisation;
- En collaboration avec la coordination pays, s’occuper des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.
Profil du candidat
Essentiel
- Préférable Licence ou Diplôme en disciplines Economiques;
- Expérience certifiée d’au moins 5 ans, dans le secteur économique-financier,la coordination administrative dans des organisations de coopération international;
- Bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds suivants : UE, FH, Unicef, OIM, ECHO, WFP, AICS, UNHCR, BHA, WFP;
- Bonne connaissance de la langue française;
- Bonne connaissance de la langue anglaise;
- Excellente connaissance Office;
- Excellentes compétences d’organisation;
- Capacité de travailler en équipe et atteindre des objectifs;
- Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs;
- Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des contextes sécuritaires difficiles ;
- Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée;
- Motivation à travailler dans une organisation non gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs;
Souhaitables
- Expériences de travail dans des pays d’Afrique et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit;
- Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures;
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu’il sera pourvu, merci de votre compréhension.
Présente en RDC depuis 1977, COOPI a grandement accru le nombre de ses interventions dans le pays, en réponse aux conflits des derniers 20 années. À partir du Kivu, où il y a eu la première intervention, les activités de COOPI se sont étendues à la plupart des zones de crise, afin d’y mettre en œuvre des programmes d’urgence au bénéfice des populations déplacées et victimes de la guerre avec un focus particulier sur la nutrition, la sécurité alimentaire et la protection de l’enfance. Dans les provinces en sortie de crise, COOPI s’engage dans la mise en oeuvre de projets pluriannuels afin d’assurer une transition de l’urgence au développement et garantir un développement harmonieux et durable. COOPI favorise une réponse pertinente aux besoins des populations locales à travers une structure de coordination à Kinshasa et différentes bases opérationnelles dans les provinces. Chaque année, COOPI met en œuvre une douzaine de projets sur des financements de l’Union Européenne, du Fonds Humanitaire, de la CPI et des agences UN.
Objectif du poste
Le Chef de Mission est responsable de l’activité de COOPI dans le Pays. Il participe à la définition de la stratégie pays et des priorités d’intervention avec le Responsable d’Area, et il identifie des potentielles nouvelles opportunités de projets avec les différents bailleurs sur place. Il assure l’application et le respect des procédures générales de COOPI et des bailleurs dans toutes les activités de COOPI dans le Pays. Il assure que dans le pays soient présents les Règlements internes et qu’ils soient respectés dans la mise en œuvre des projets. Il représente COOPI devant les institutions, les bailleurs, les organisations et toutes contreparties en …
Responsabilités
Relations institutionnelles
- Représenter l’organisation dans le pays, en soignant les relations institutionnelles avec gouvernement, société civile, autorités locales, bailleurs de fonds, agences internationales et toutes ONG
- Promouvoir des activités visant l’identification des nouveaux bailleurs dans le pays, dans le respect des procédures COOPI et avec le support du siège
- Gérer les relations avec les principaux donateurs institutionnels et avec les donateurs potentiels
- Participer aux réunions thématiques en capitale et sur le terrain en fonction de priorité des programmes et des projets
- Définir et proposer au siège, un plan annuel pour la communication et visibilité, en assurant le respect des principes de l’organisation
Stratégie et planification
- Consolider la présence de COOPI au pays en proposant des mises à jour du plan de stratégie (programmation stratégique) pays au siège, en formulant aussi un plan opérationnel pour la coordination et les nouvelles initiatives
- Coordonner les études de faisabilité et tous autres études inhérentes
- Assurer la rédaction des nouvelles propositions de projet en s’appuyant sur son staff et aux bureaux d’appui du siège
Qualité du programme
- Coordonner l’élaboration, écriture et envoi des documents nécessaires à la présentation de nouveaux projets
- Assurer l’envoi de tout document demandé par le siège pour la présentation de nouvelles propositions de projets
- Assurer la rédaction et l’envoi des rapports narratifs et financiers des projets, et la préparation des documents de suivi demandés par le siège de Milan
- Assurer le suivi du plan opérationnel de la Coordination Nationale.
- Assurer que les activités de suivi et évaluation soient correctement planifiées et mises en œuvre dans le Pays.
Logistique et sécurité
- Assurer le suivi de la fonction logistique dans le pays, dans le respect des procédures
- Assurer la correcte application des procédures sécuritaires dans le pays
Gestion économique-financière
- Responsable du résultat économique du pays
- Assurer la préparation du budget annuel pays et de ses révisions au cours de l’année ; assurer la supervision de la gestion économique-financière des projets et de la Coordination ; superviser la planifications financière et économique du pays
Gestion des ressources humaines
- Assurer la gestion du personnel local et de la sécurité de tout le staff COOPI en RDC
- Participer et soutenir le coordinateur régional et le bureau des ressources humaines dans la sélection du personnel expatrié
- Coordonner et contrôler la gestion du personnel expatrié du pays
- Assurer l’évaluation du personnel expatrié et, le cas échéant, évaluer directement le personnel expatrié
- Assurer l’élaboration et mise à jour du règlement pays en conformité avec les procédures internes COOPI
Visibilité et communication
- Coordonner les activités de visibilité et communication de COOPI dans le Pays, dans le respect des lignes directrices de COOPI
- Assurer le respect des procédures et obligations contractuelles des bailleurs en termes de visibilité aussi bien que des procédures COOPI
Profil du candidat
Essentiel
- Formation universitaire ou postuniversitaire en économie du développement, gestion, sciences sociales, politiques ou autres profils pertinents, ou mix de formation et expérience équivalente.
- Au moins 6 ans d’expérience dans les interventions humanitaires et dans la gestion de projets.
- Maitrise des procédures des principaux bailleurs : Commission Européenne, ECHO, BM, USAID, UNICEF, PAM et autres.
- Excellente maîtrise du français, parlé et écrit
- Excellente capacité de travailler en équipe et par objectifs
- Excellente capacité organisationnelle ; flexibilité, fort sens de l’initiative et autonomie dans le travail
- Excellente capacité de travailler sous pression
- Capacité de travailler dans un contexte politique et sécuritaire sensible et complexe et dans un environnement multiculture
- Excellentes capacités de négociation et communication
- Excellentes capacités rédactionnelles et connaissance du paquet Office
- Intérêt et motivation à travailler dans une ONG en respectant ses valeurs et principes
Souhaitables
- Bonne connaissance de l’anglais et de l’italien
- Expérience de travail en Afrique et / ou en RDC et / ou dans des contextes de conflit / post-conflit
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Veuillez noter que seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Les entretiens auront lieu de manière continue et le poste sera clos dès qu’il sera pourvu, merci de votre compréhension.
