Management Systems International (MSI), une société de Tetra Tech, est une société de conseil en gestion de la région métropolitaine de Washington, D.C., qui produit des résultats pour ses clients depuis 40 ans. Notre expertise se situe dans les domaines du suivi et de l’évaluation ; la démocratie et la gouvernance ; la paix et la stabilité ; l’état de droit et l’obligation de rendre des comptes ; éducation; genre et inclusion ; communications stratégiques ; et le leadership et le développement organisationnel. MSI a mis en œuvre des projets dans 90 pays à travers le monde, tels que la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine, et travaille au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l’Agence des États-Unis pour le développement international, le département de la Défense des États-Unis, les départements d’État et du Travail des États-Unis et la Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre site Web à l’adresse www.msiworldwide.com.
Résumé du projet :
Le projet CART (Regional Third-Party Monitoring) en Afrique centrale établit des services indépendants, impartiaux, opportuns, réactifs, contextualisés et prospectifs de surveillance par une tierce partie, de vérification, de suivi des résultats et d’apprentissage pour le Bureau de l’aide humanitaire (BHA) de l’Agence des États-Unis pour le développement international (USAID). Ces services permettent à l’USAID/BHA et à ses partenaires de mise en œuvre (IP) de mieux comprendre les réalisations, les résultats, les progrès, les défis, les réussites, les résultats et les leçons apprises pour les activités d’urgence et non urgentes en République démocratique du Congo (RDC), en République centrafricaine (RCA) et en République du Congo (ROC). Ce projet vise à améliorer la capacité de BHA à utiliser les ressources d’aide humanitaire pour atténuer les facteurs de pauvreté et de malnutrition caractérisés par des situations d’urgence complexes dans la région.
**Veuillez noter que seuls les citoyens congolais (RDC) sont éligibles pour ce poste**
Résumé du poste :
Le (la) titulaire d’un poste à Kinshasa (lui assurera) le bon déroulement du projet CART (en anglais) aidera aux tâches administratives et assumera les responsabilités du réceptionniste. Le (la) titulaire relèvera du (de la) directeur(trice) des finances et de l’administration.
Responsabilités:
- Jouer le rôle de premier point de contact des visiteurs, les accueillir et les guider tout en veillant au respect des directives de sécurité et des politiques du bureau concernant l’accès aux immeubles de bureaux et aux espaces de travail.
- Assurez-vous que les informations sur les visiteurs, y compris le registre, sont remplies, signées et tenues à jour.
- Recevoir les communications externes, y compris la correspondance entrante et sortante, et enregistrer leurs mouvements, leurs appels téléphoniques et les transférer à la personne appropriée si nécessaire.
- Gérer l’utilisation de la salle de réunion du bureau, en s’assurant que tout l’équipement est prêt à l’emploi à tout moment.
- Soutenir l’organisation de réunions au bureau de Kinshasa et d’ateliers ou de formations à Kinshasa.
- Aider à la prise de notes pendant les réunions, préparer et soumettre les rapports de réunion à temps.
- Superviser les tâches quotidiennes des nettoyeurs et contribuer au maintien d’un environnement et d’une atmosphère de travail agréables en veillant à la propreté du bureau.
- Aider aux tâches administratives avec le secrétariat, la numérisation, le classement et l’archivage des documents de projet conformément aux directives MSI.
- Aider aux tâches logistiques sur l’organisation des voyages, y compris les réservations de vols et d’hôtels, la rédaction et la soumission des ordres de mission, et la gestion des stocks.
- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin pour soutenir les opérations globales de l’organisation.
Profile de la Compagnie:
Management Systems International (MSI), une compagnie Tetra Tech, est une société de conseil en gestion dans la région métropolitaine de Washington, DC, avec une histoire de 40 ans dans la fourniture de résultats à nos clients. Notre expertise principale se situe dans les domaines du suivi et de l’évaluation (S&E), démocratie et gouvernance ; paix et stabilité ; état de droit et responsabilité ; éducation ; genre et inclusion ; communication stratégique ; et le leadership et le développement organisationnel. MSI a mis en œuvre les projets dans 90 pays à travers le monde, dont la Colombie, l’Indonésie, la Jordanie, le Kenya, le Mexique, le Nigeria, le Pakistan, la Syrie et l’Ukraine, et travaille au niveau national. Nous soutenons des clients allant du gouvernement américain (par exemple, l’USAID, le Département de Défense, le Départements d’État et du Travail, et la Millennium Challenge Corporation) aux grands donateurs bilatéraux et multilatéraux (par exemple, la Banque mondiale et le Programme des Nations Unies pour le développement). Nous travaillons également avec des gouvernements nationaux et locaux, des organisations non gouvernementales (ONG), des groupes de réflexion, des fondations et des universités. Pour plus d’informations, veuillez visiter notre site web à l’adresse www.msiworldwide.com.
Résumé du Projet:
Le projet Central Africa Regional Third-Party Monitoring (CART) établit et met en œuvre un mécanisme de suivi par tier qui est indépendant, impartial, réactif, contextualisé et prospective avec des services ,vérification et de suivi des résultats, et d’apprentissage pour le Bureau de l’USAID en charge de l’Assistance Humanitaire (BHA) de mieux comprendre les réalisations, les résultats, les progrès, les défis, les succès, les résultats et les leçons apprises pour les projets d’urgence et non-urgence en République Démocratique du Congo (RDC), République Centrafricaine (RCA) et la République du Congo (RC). Le projet CART vise à améliorer la capacité de l’USAID BHA à utiliser les ressources destinées à l’assistance humanitaire pour atténuer les facteurs de pauvreté et de malnutrition caractérisés par des situations d’urgence complexes dans la région.
**Remarque: Seuls les citoyens de la République Démocratique du Congo (RDC) peuvent prétendre à ce poste**
Résumé du Poste:
Le (la) Front Desk Receptionist, basé (e) à Kinshasa, participera au bon fonctionnement du projet CART, en aidant aux tâches administratives et en couvrant les responsabilités de réceptionniste. Ce poste relèvera de la supervision du Directeur Administratif et Financier.
Responsabilités:
- Jouer le rôle de premier point de contact des visiteurs, les accueillir et les guider tout en veillant au respect des directives de sécurité et des politiques du bureau concernant l’accès à l’enceinte des bureaux et aux espaces de travail.
- S’assurer que les informations sur les visiteurs, y compris le registre, sont remplies, signées et tenues à jour
- Gérer les communications externes, y compris les correspondance entrantes et sortantes, enregistrer les mouvements, les appels téléphoniques et les transférer à la personne appropriée si nécessaire
- Gérer l’utilisation de la salle de réunion du bureau, en s’assurant que tout l’équipement est prêt à l’emploi à tout moment
- Appuyer l’organisation des réunions et ateliers de formation prévus dans l’enceinte bureau de Kinshasa
- Aider à la prise de notes pendant les réunions, préparer et soumettre les rapports de réunion à temps
- Superviser les tâches quotidiennes des agents de nettoyage et contribuer au maintien d’un environnement et d’une atmosphère de travail agréables en veillant à la propreté du bureau.
- Aider aux tâches administratives y compris le secrétariat, la numérisation, le classement et l’archivage des documents de projet conformément aux directives MSI.
- Aider aux tâches logistiques lies à l’organisation des voyages, y compris les réservations de vols et d’hôtels, la rédaction et la soumission des ordres de mission, et la gestion des stocks.
- Effectuer d’autres tâches connexes au besoin pour soutenir les opérations globales de l’organisation.
Qualifications:
- Un baccalauréat en administration, en secrétariat, en gestion ou dans une discipline similaire est exigé.
- Au moins trois années d’expérience dans l’administration, le secrétariat, la logistique et/ou la gestion opérationnelle sont exigées, de préférence dans une organisation internationale.
- Expérience de travail sur des contrats financés par le gouvernement américain, de préférence.
- Une expérience de travail avec une équipe de sécurité sur des tâches liées à la sécurité de bureau est un atout.
- Une connaissance des programmes de la suite Microsoft Office, y compris Word, PowerPoint et Excel, est requise.
- La capacité de hiérarchiser, de mettre en œuvre et de gérer des tâches de manière proactive et indépendante tout en travaillant au sein d’une équipe est requise.
- Capacité à travailler dans un environnement au rythme rapide tout en restant flexible, positif et accessible.
- Capacité à travailler en collaboration et à établir des relations de travail efficaces avec les clients, les sous-traitants, les partenaires, les fournisseurs et les collègues.
- Solides compétences organisationnelles requises.
- Connaissance du français écrit et oral requise. La maîtrise de l’anglais est préférable.
