Tout le monde mérite l’opportunité de construire un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde entier depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier de l’exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables de sortie de la pauvreté.
Les communautés à faibles revenus dans lesquelles nous travaillons sont pleines de gens entreprenants. Leurs petites exploitations agricoles et leurs entreprises sont les clés du développement économique. Mais elles sont confrontées à de nombreux défis: faible niveau d’alphabétisation, manque d’accès aux emplois et aux marchés, dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, effets du changement climatique.
Pour de nombreuses femmes et jeunes gens, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des personnes du monde entier se sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants… lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, celles-ci peuvent accéder à des soins de santé et à une éducation auparavant hors de portée. Les communautés et même des pays entiers s’en portent mieux.
Poste 1: Responsable des Opérations
Résumé du travail:
Sous la supervision de la Directrice Pays, le/la Responsable des Opérations dirige les opérations de la plateforme pays au Bénin afin de s’assurer que TechnoServe Bénin respecte les normes légales, les termes des contrats des bailleurs de fonds et les politiques internes. Il/Elle supervisera toutes les activités, coordonnera les équipes et les ressources opérationnelles de l’organisation.
Fonctions et responsabilités principales :
Gestion :
– des approvisionnements
- Mettre en œuvre le plan d’approvisionnement et superviser l’équipe du procurement dans la gestion les demandes d’achat.
- Mettre à jour périodiquement les plans d’approvisionnement approuvés.
- Mener la procédure de pré-qualification des fournisseurs pour garantir que nous pouvons rapidement acquérir des articles et services répondant aux spécifications dans le meilleur rapport qualité prix tout en respectant nos processus d’approvisionnement.
- Maintenir un registre des fournisseurs et le mettre à jour chaque trimestre.
- Gérer tous les processus d’approvisionnement pour les biens, services et consultations, y compris l’examen des appels d’offres (RFP) et des documents de soumission.
- Traitement des commandes dans le système Technoserve selon les procédures de l’ONG.
- Préparer divers documents, contrats, communications, directives, instructions, etc., relatifs aux opérations d’approvisionnement.
- Vérifier la conformité des produits et services commandés.
- Assurer une formation adéquate sur les procédures d’approvisionnement pour tout le personnel.
– des Opérations
- Agir en tant que point focal pour toutes les activités opérationnelles (Informatique, Approvisionnement, Logistique, Sécurité) en coordination avec les départements Finances et Ressources Humaines.
- Développer des relations avec les responsables de Projet pour rationaliser et renforcer les opérations.
- Développer et mettre à jour les plans opérationnels pour l’approvisionnement, la logistique et la gestion des véhicules et équipements.
- Définir et appliquer les normes pour l’infrastructure de TechnoServe : informatique, véhicules, etc., en conformité avec les politiques internes de TechnoServe dans ces domaines.
- Garantir et planifier l’utilisation efficace des ressources pour offrir un soutien opérationnel de qualité aux équipes de Projet.
- Développer des outils de prévision pour informer la planification et la prise de décision opérationnelle des Projets.
- Fournir des conseils proactifs aux équipes des Projets pour garantir des systèmes opérationnels optimaux tout en maintenant le respect des politiques pertinentes de TechnoServe (par exemple, véhicules, déplacements, approvisionnement, etc.).
- Évaluer et proposer des améliorations pour les activités opérationnelles susmentionnées.
- Identifier les lacunes en termes de connaissances et de compétences et fournir des formations au personnel.
- Conseiller les services demandeurs et bénéficiaires sur les questions relatives au processus d’achat, en leur apportant du soutien et des orientations à toutes les étapes du cycle d’approvisionnement
- Planifier, développer et gérer tous les aspects contractuels et d’achats de biens, de services, et de conseil pour le compte de TechnoServe y compris préparer ou réviser les dossiers d’appel d’offres et les demandes de propositions.
- Assurer/superviser la préparation et la publication des appels d’offres, et gérer/coordonner tous les aspects du processus d’évaluation des offres/propositions en consultation avec les Chefs de projet respectifs ou leur adjoint. La Directrice Pays selon la source du financement.
- Vérifier la conformité des produits et services commandés.
- Assurer la liaison avec le personnel des régions et du siège de TechnoServe pour toutes les questions relatives aux approvisionnements.
– administrative des bureaux
- Élaborer et mettre en œuvre des plans d’approvisionnement annuels et semestriels pour les opérations du bureau du pays ainsi que pour les projets financés par les bailleurs de fonds de TechnoServe, en veillant à ce qu’ils soient appropriés et conformes aux exigences et aux politiques des bailleurs de fonds.
- Rédiger, négocier et examiner des contrats (y compris des accords de service, des baux de bureaux, des bons de commande, etc.), en veillant à ce que toutes les conditions contractuelles nécessaires soient incluses et en obtenant la meilleure valeur pour le bureau du pays.
- Faciliter les arrangements logistiques tels que la gestion des voyages et de la flotte.
- Effectuer des tâches administratives pour garantir que TechnoServe respecte les exigences légales et statutaires locales, selon les besoins.
- Veiller à ce que les activités des projets et le personnel respectent les plans de sécurité du pays.
- Soutenir la planification d’événements et la logistique des projets selon les besoins avec les assistants administratifs des projets.
Sécurité:
- Superviser et assurer le suivi de l’élaboration et de la mise à jour du plan de sécurité pour les bureaux de TechnoServe au Bénin, en veillant à ce que le personnel et les visiteurs soient régulièrement informés et respectent les protocoles de sécurité.
- Encadrer les révisions périodiques des procédures de sécurité et des équipements, en collaborant avec le personnel local et les experts du siège pour identifier et recommander des améliorations.
- Fournir des conseils stratégiques et des recommandations sur la sécurité, la sûreté et la gestion des risques à l’équipe de direction et au personnel, en veillant à une bonne compréhension des enjeux.
- Organiser et coordonner des formations régulières et des exercices pratiques pour le personnel sur les procédures de verrouillage, d’évacuation et de simulations d’incendie, en s’assurant de leur efficacité.
- Accompagner la formation continue du personnel TNS en matière de sécurité, en garantissant que chaque membre ait les connaissances nécessaires pour réagir efficacement en cas de besoin.
- Maintenir un niveau élevé de préparation en anticipant les fluctuations contextuelles liées à la sécurité et en ajustant les plans opérationnels et programmatiques en conséquence.
- Collaborer avec les unités pertinentes de TechnoServe Bénin, notamment les Ressources Humaines, pour assurer un suivi et une gestion appropriée des violations des protocoles de sécurité de TechnoServe.
– d’équipe :
- Assurer la collaboration des équipes de Sécurité, logistiques et d’approvisionnement
- Assurer une gestion efficace des ressources humaines et techniques, en veillant à la motivation et à la performance de l’équipe.
- Accompagner l’équipe dans le développement de ses compétences professionnelles.
Le/la Responsable des Opérations assurera la gestion quotidienne, l’accompagnement et le suivi des performances et du développement professionnel de ses collaborateurs directs.
Qualifications de base:
- Avoir
- ou un niveau Licence (Commerce international ou Transport et logistique ou dans tout autre domaine connexe) et au moins sept (07) années d’expérience à des niveaux de responsabilité dans le domaine de la gestion des Opérations.
- ou un niveau Master (dans les domaines cités ci-dessus) et au moins cinq (05) années d’expérience à des niveaux de responsabilité dans la gestion des opérations.
- Avoir au moins trois (03) années d’expérience pratique au sein d’ONG Internationales
- Connaissance éprouvée des enjeux et défis liés aux projets de développement financés par les bailleurs de fonds
- Une bonne connaissance des procédures des bailleurs internationaux (USAID, UE, Banque Mondiale, etc. ) est un atout
- Bonne connaissance des outils informatiques, expérience notamment dans l’utilisation des logiciels de traitement de textes et de tableurs; une expérience avec les systèmes de gestion automatisée des flux de tâches est préférable.
- Excellente aptitude en communication orale et écrite avec une capacité avérée de transmettre l’information de façon claire et concise
- Capacité à coordonner des efforts interdépartementaux afin d’atteindre des objectifs communs en temps utile
- Faire preuve d’un sens aigu d’intégrité, d’objectivité et de confidentialité.
Langues requises:
Bonne maîtrise de l’anglais et du français (écrit, oral)
Savoir être:
- Devoir de réserve et discrétion
- Créativité, prise d’initiative, dynamisme et réactivité
- Aptitude au travail d’équipe, à la communication et à la collaboration avec divers corps de métier et un environnement multiculturel
- Faire preuve d’une éthique irréprochable.
Durée du poste :
Ce poste est à durée déterminée d’un an, renouvelable en fonction des performances et de l’évolution du projet.
Instructions aux candidats :
Les candidats (es) qualifiés (es) et intéressés (es) devront soumettre directement leur candidature comportant :
- une lettre de motivation
- un curriculum vitae détaillé
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 25 février 2025 18h00.
Seules les candidatures répondant aux qualifications minimales requises seront considérées.
Seules les candidatures électroniques seront considérées.
