Tout le monde mérite d’avoir la possibilité de se bâtir un avenir meilleur. Cette idée simple est au cœur du travail de TechnoServe dans le monde entier depuis plus de 50 ans. TechnoServe est un pionnier dans l’exploitation du pouvoir des entreprises et des marchés pour créer des voies durables pour sortir de la pauvreté.
Les communautés à faible revenu dans lesquelles nous travaillons regorgent de personnes entreprenantes. Leurs petites exploitations agricoles et leurs petites entreprises sont les clés du développement économique. Mais ils sont confrontés à de nombreux défis : un faible niveau d’alphabétisation, un manque d’accès aux emplois et aux marchés, des dynamiques politiques imprévisibles et, de plus en plus, les effets du changement climatique. Pour de nombreuses femmes et jeunes, les défis sont encore plus redoutables. En travaillant avec le personnel de TechnoServe, des gens du monde entier se sortent de la pauvreté. Les résultats sont étonnants… Lorsque les revenus augmentent et que les conditions de vie des familles s’améliorent, elles sont en mesure d’accéder à des soins de santé et à une éducation auparavant hors de portée. Des communautés et même des pays entiers s’en sortent mieux.
Résumé du poste :
TechnoServe recherche un professionnel très organisé et soucieux du détail pour aider le bureau national de TechnoServe Nigeria dans les fonctions administratives d’approvisionnement, ce qui comprend la recherche de fournisseurs clés et la négociation de contrats avec les fournisseurs dans les limites de la politique organisationnelle. Le poste sous la supervision du directeur des opérations est une fonction essentielle pour localiser les fournisseurs clés, négocier les ententes d’achat de l’entreprise et s’assurer que leurs matériaux et produits répondent aux spécifications de l’entreprise. De plus, ce rôle en tant que membre du département des opérations soutiendra les responsabilités de maintenance des bureaux tout en assurant le bon fonctionnement des bureaux à travers TNS Nigeria.
Fonctions et responsabilités principales :
Approvisionnement
- Faciliter les processus d’approvisionnement pour les projets selon les besoins et conformément à la politique et aux procédures d’approvisionnement établies. Initier et faciliter les achats de bureaux et de programmes partagés.
- Coordonner l’acquisition des fournisseurs, la gestion de la base de données des fournisseurs et la création de la carte des fournisseurs conformément à la politique.
- Préparer des demandes de devis et des propositions et négocier les conditions d’achat.
- Préparer et émettre des bons de commande et des ententes.
- Surveiller les performances des fournisseurs et résoudre les problèmes et les préoccupations.
- Soutenir le directeur des opérations pour travailler avec les membres du personnel et les guider sur les processus d’approvisionnement et les achats.
- Travailler avec le directeur des opérations pour inspecter et évaluer la qualité des articles achetés et résoudre les lacunes.
- Avec le directeur des opérations, analyser les tendances de l’industrie et de la demande tout en soutenant la haute direction dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies d’approvisionnement.
- Travailler avec le directeur des opérations pour inciter les gestionnaires de l’organisation à adhérer aux politiques et procédures afin d’atteindre les objectifs d’approvisionnement en temps opportun.
- Aider le directeur des opérations à proposer des approches innovantes pour mener à bien des formations et des mises à jour fréquentes sur les politiques et procédures d’approvisionnement au personnel du pays, au besoin.
Gestion des actifs et des stocks
- Assurer la gestion du registre des actifs du bureau nigérian et la mise à jour régulière du registre des actifs pour assurer le respect des règles des donateurs et de la couverture d’assurance.
- Superviser la gestion des fournitures de bureau et de l’inventaire en assurant une mise à jour régulière et un dénombrement physique.
- Suivre et assurer le renouvellement des documents des véhicules du projet, y compris l’assurance tous risques annuels.
Sécurité et sûreté
- Aider le gestionnaire des opérations avec les points focaux de la sûreté et de la sécurité dans le pays à coordonner les tâches de sûreté et de sécurité dans le pays.
- Soutenir la préparation et la rédaction de toute correspondance officielle liée aux opérations.
Voyager
- Guider l’administrateur des opérations dans la facilitation d’un ensemble convenu de demandes de voyages internationaux et nationaux pour les employés.
- Surveillez et signalez via l’application Itinéraires des véhicules et limites de vitesse Operations Manager.
Opérations générales – Supervision de deuxième niveau
- Fournir une supervision au personnel de soutien de l’équipe des opérations de niveau subalterne, comme les chauffeurs, le nettoyeur, l’assistant aux opérations, afin d’éclairer les décisions de la direction par l’intermédiaire du chef des opérations. Les guider pour qu’ils respectent régulièrement les normes opérationnelles.
- Guider l’administrateur des opérations pour coordonner les réunions du personnel, préparer et diffuser les ordres du jour des réunions et les notes d’information.
- Superviser le dépôt de documents et élaborer des procédures administratives de bureau améliorées.
- Rédiger de la correspondance, y compris des rapports, des processus et d’autres documents administratifs.
- Superviser les achats quotidiens et superviser la gestion de la petite caisse du bureau.
Qualifications de base :
- Baccalauréat en administration des affaires, en gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique ou dans d’autres domaines pertinents liés aux sciences sociales.
- La possession d’une certification d’approvisionnement est un avantage supplémentaire.
- Au moins 3 ans d’expérience professionnelle dans l’administration de bureau, la logistique et les achats, l’organisation de voyages et d’autres responsabilités de soutien opérationnel, de préférence au sein d’une ONG internationale. Alternativement, un master avec au moins 1 an d’expérience.
Qualification souhaitée
- Une expérience au sein d’une organisation à but non lucratif d’ONG internationales est un atout supplémentaire dans la gestion des responsabilités en matière d’approvisionnement.
Connaissances, compétences et aptitudes :
- Éthique de travail professionnelle élevée et intégrité.
- Capacité à raisonner objectivement, compétences claires et solides en communication stratégique.
- Bonnes compétences en relations interpersonnelles et en relations publiques.
- Solides compétences opérationnelles, analytiques et de supervision.
- Capacité de répondre aux exigences de priorités concurrentes avec un minimum de supervision.
- Capacité à travailler à la fois en tant que chef d’équipe et en tant que membre d’une équipe.
- Compétences efficaces en communication orale et écrite, et capacité à travailler de manière indépendante sur plusieurs tâches simultanément.
- Solides compétences interpersonnelles, organisationnelles et de communication.
- Expérience avec les progiciels pertinents, y compris la suite Microsoft Office et Google Workspace.
Langues requises : Maîtrise de l’anglais écrit et parlé
Voyage : Capacité de voyager à l’occasion
Responsabilités de supervision – Supervision directe à l’équipe des opérations quotidiennes du bureau (chauffeurs, nettoyeur, stagiaire aux opérations) et supervision secondaire à l’administrateur des opérations.
Déclaration finale : Nous encourageons toutes les personnes qualifiées qui partagent la vision de TechnoServe d’améliorer la vie des autres grâce à des solutions d’affaires éprouvées à postuler.
Grâce à notre engagement en faveur de la diversité, nous sommes fiers d’être un employeur garantissant l’égalité des chances et un employeur d’action positive et de ne pas faire de discrimination fondée sur le sexe, la race, la couleur, l’origine ethnique, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, le statut VIH/sida, le statut d’ancien combattant protégé, le handicap et toutes les autres classes protégées.
Nous sommes également fiers de notre engagement à protéger le personnel, les partenaires et les bénéficiaires contre les abus et l’exploitation, et nous vérifions minutieusement tous les candidats finaux par le biais d’une vérification rigoureuse des antécédents et des références.
Si vous souffrez d’un handicap qui affecte votre capacité à utiliser notre système en ligne pour postuler à un poste chez TechnoServe, veuillez contacter les ressources humaines au [email protected] ou appeler le +1 202 785 4515.
