SoCha (qui signifie « changement social ») est une société indépendante de suivi, d’évaluation et d’apprentissage (MEL) qui fournit des solutions sur mesure aux défis sociaux. L’ONG internationale SoCha LLC recrute un Spécialiste en approvisionnement/chaîne d’approvisionnement. Nous sommes une petite entreprise enregistrée aux États-Unis, détenue par des vétérans, et nous disposons de bureaux de soutien à Nairobi, Bangkok et à l’île Maurice. SoCha soutient actuellement des interventions d’assistance en Asie et en Afrique.
Arrière-plan :
SoCha, LLC est chargée de fournir des services techniques et consultatifs à l’Agence des États-Unis pour le développement international en République démocratique du Congo (USAID/RDC) dans le cadre du Programme d’appui stratégique à la mission (MSSP) d’une durée de 5 ans. L’objectif du MSSP est de fournir des services d’assistance à la mission en matière de suivi, d’évaluation et d’apprentissage des performances au niveau de la stratégie et des activités, notamment la collecte et la vérification des données, la visualisation des données, les évaluations de la qualité des données, les évaluations d’impact et de performance, les évaluations, l’apprentissage organisationnel et le renforcement des capacités en matière de MEL.
Objectifs et missions :
Le spécialiste des achats/de la chaîne d’approvisionnement travaillera en étroite collaboration avec le spécialiste des achats/des opérations et sera chargé de répondre aux besoins d’approvisionnement du programme, sous la supervision du directeur des finances et de l’administration. Il/elle jouera un rôle essentiel pour garantir l’intégrité, l’équité et l’ouverture des processus d’approvisionnement ainsi que le respect des politiques, des procédures et des contrôles. Le titulaire du poste assurera des opérations administratives efficaces et précises du projet MSSP en maintenant un classement approprié et en veillant à ce que toutes les transactions respectent les règles et réglementations de SoCha et de l’USAID.
Responsabilités :
Audit
- Préparez la documentation complète de sauvegarde des achats et soumettez-la au comptable.
- Communiquez des données financières précises au directeur des finances et de l’administration sur les activités d’approvisionnement prévues.
- Soutenir les examens réguliers de la documentation de sauvegarde liée aux achats afin de garantir l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité avant le paiement.
- Soutenir les audits ponctuels des dossiers d’approvisionnement ; assister et collaborer aux audits externes ou internes si nécessaire.
Politiques et procédures
- Maintenir l’intégrité du système d’approvisionnement et des dossiers conformément aux pratiques et politiques de SoCha et aux règles et réglementations de l’USAID. Assurer l’intégrité, la conformité, l’équité, l’exactitude et l’ouverture des processus d’approvisionnement.
Systèmes de gestion des achats
- Maintenir un système de suivi des activités d’approvisionnement et fournir des mises à jour régulières sur l’état d’avancement au directeur des finances et de l’administration et au personnel concerné.
- Examiner, mettre à jour et conserver les fichiers papier et les documents d’approvisionnement dans le référentiel de fichiers ERP et SharePoint pour garantir que tous les documents de sauvegarde sont inclus conformément aux politiques du projet. Réviser/corriger si nécessaire.
- Maintenir un système de classement systématique des copies électroniques de tous les achats et veiller à ce que les documents soient tenus à jour et complets.
Responsabilités générales en matière d’acquisition et d’approvisionnement
- Solliciter des offres et des devis auprès des fournisseurs conformément aux politiques, aux demandes approuvées et aux plans d’approvisionnement.
- Surveiller, suivre et accélérer toutes les activités d’approvisionnement du projet et l’état de livraison des biens/services.
- Fournir un soutien au personnel non chargé des achats sur les exigences relatives à la soumission de demandes, d’estimations de coûts, d’énoncés de travaux précis et complets ou pour déterminer d’autres spécifications techniques.
- Préparez des notes de sélection de sources, recueillez des informations sur les prix, effectuez des analyses de raisonnabilité et préparez des données d’évaluation des coûts.
- Aider le personnel à coordonner les réunions, à faciliter les discussions et à élaborer des notes d’information à l’appui du processus de sélection des sources.
- Assurez-vous que les achats sont approuvés par les autorités MSSP requises et/ou que les approbations des clients sont reçues avant l’attribution des attributions.
- Identifier et qualifier les fournisseurs et produits/services potentiels grâce à des études de marché. Veiller à ce que des relations avantageuses, éthiques et ouvertes avec les fournisseurs soient créées et maintenues conformément aux politiques d’approvisionnement.
- Connaissance et expérience de la gestion des prestataires de services et des entrepreneurs
- Compétence en matière d’orientation et de formation technique.
- Expérience avérée de travail avec des partenaires locaux, des autorités locales/gouvernementales
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à établir des relations de travail efficaces à tous les niveaux
- Solides capacités analytiques et conceptuelles, excellentes capacités de communication, calme et bon sens de l’humour
- Préparer les contrats avec les fournisseurs et maintenir les contrats après leur attribution.
- Vérifier les livrables d’approvisionnement et de logistique et soutenir le processus de paiement en collaboration avec l’équipe d’approvisionnement et de finances.
- Exécuter d’autres tâches et responsabilités selon les directives
Les tâches décrites ci-dessus sont indicatives, mais non exhaustives, car les rôles et autres tâches peuvent être assignés par le superviseur, le COP ou leur(s) représentant(s).
Qualifications :
Baccalauréat minimum en approvisionnement et chaîne d’approvisionnement, en administration des affaires ou équivalent.
- Au moins 5 ans d’expérience en approvisionnement, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience.
- Expérience préalable dans la gestion des achats pour des projets financés par l’USAID ou d’autres fonds du gouvernement américain et compréhension des réglementations gouvernementales américaines applicables en matière d’achats, y compris le règlement fédéral sur les acquisitions.
- Excellentes compétences informatiques dans MS Word et Excel, PowerPoint ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP
- Maîtrise de l’anglais écrit et parlé ou capacité démontrée à écrire et à communiquer clairement en anglais.
Durée :
Assistance technique à court terme d’une durée de 3 mois, avec possibilité d’un contrat à long terme sous réserve de performances et de disponibilité de financement.
Emplacement :
Kinshasa, RDC
Comment postuler ?
Pour soumettre votre candidature, veuillez fournir votre CV en utilisant le formulaire ci-dessous.
Trois références récentes sont requises.
Le poste restera ouvert jusqu’à ce qu’un candidat approprié ait été identifié.
