Search for Common Ground (Search) est une organisation internationale dédiée à la transformation des conflits et à la construction d’une paix durable à travers le monde. Notre mission est de changer essentiellement la manière dont le monde aborde les conflits, en tentant de côté les approches antagonistes au profit de solutions conjointes et constructives. Dans la région du Sahel depuis 2011, nos programmes renforcent le tissu social d’une communauté à l’autre, empêchent la cohésion sociale et permettent une et un engagement à tous les niveaux dans les efforts politiques, sécuritaires, sociaux et de développement.
POSTE 1 : Coordonnateur financier – Delta du Niger
Résumé du poste
Le coordonnateur des finances relèvera du gestionnaire principal des finances. Il supervisera l’aspect financier du projet en s’assurant que les comptes sont à jour et que la subvention répond aux exigences des bailleurs de fonds et de SFCG. Il / Elle maintiendra les systèmes comptables, fournira des analyses financières et d’autres rapports de gestion clés, et fournira une assistance à la préparation du budget. Il / elle supervisera directement le responsable des finances sur le terrain et l’assistant financier et veillera à ce que la fonction de soutien financier soit effectivement assurée. Il/elle examinera les documents justificatifs de l’approvisionnement et effectuera des examens de conformité périodiques. En outre, il/elle s’occuperait de la paie et de la préparation des rapports financiers mensuels consolidés, effectuer des rapprochements de comptes et préparer des rapports budget vs réel pour examen mensuel avec les coordonnateurs de projet Il / elle travaillera en étroite collaboration avec le responsable de la mise en œuvre du programme et le chef de projet, ainsi qu’avec le chef de l’équipe des finances à Abuja.
À propos du projet
Search for Common Ground (Search), en consortium avec des co-applications locales, a proposé de mettre en œuvre une action de 18 mois dans le but global de favoriser des approches de sécurité communautaire inclusives pour lutter contre les moteurs systémiques de la violence et de la criminalité à Bayelsa, Delta et Rivers États. Réunissant quatre grandes organisations de consolidation de la paix et de développement dans le delta du Niger, le consortium propose une approche holistique centrée sur la communauté pour lutter contre les principaux moteurs de la criminalité, de la violence et des conflits dans la région, avec un accent particulier sur l’autonomisation et l’inclusion des jeunes dans la sécurité de leurs communautés respectives dans le delta du Niger. Les partenaires du consortium tireront parti des relations existantes avec les divers groupes cibles de l’action, y compris les jeunes à risque, les communautés locales touchées par la production de pétrole et le soutage de pétrole, les acteurs de la sécurité de l’État, le secteur privé, les journalistes et les acteurs des médias, les principales organisations de la société civile et les décideurs. aux niveaux étatique, régional, national et international, afin d’assurer une large adhésion et une participation à l’action. Dans l’ensemble, le projet cherchera à initier un changement dans la façon dont les acteurs concernés envisagent et abordent les problèmes de soutage de pétrole, de criminalité et de sécurité dans le delta du Niger enfaveur de perspectives plus ascendantes et centrées sur l’humain. Ce changement institutionnel et social est nécessaire pour réduire durablement la prévalence du soutage de pétrole et d’autres formes de criminalité et de violence dans la région à long terme.
La conception de l’action s’articule autour de quatre volets d’activités, chacun s’attaquant à un facteur systémique de division, de violence et de criminalité dans les États de Bayelsa, Rivers et Delta :
Le volet 1 favorisera la collaboration intracommunautaire autour des problèmes d’exclusion sociale, de manque d’opportunités économiques et de dégradation de l’environnement.
Le volet 2 renforcera la confiance et la collaboration entre les communautés, le gouvernement et les acteurs de la sécurité pour des opérations de sécurité plus participatives et centrées sur la communauté.
Le volet 3 tirera parti des approches fondées sur les arts et la culture pour favoriser la cohésion sociale entre des communautés divisées, à la fois en ligne et hors ligne.
Le volet 4 facilitera le changement de politique pour institutionnaliser les approches de sécurité centrées sur la communauté aux niveaux local, étatique, régional, national et international.
Tâches et responsabilités principales
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- Direction financière
- Superviser le responsable des finances sur le terrain et l’assistant pour assurer une prestation de services efficace ;
- Veiller à ce que la documentation appropriée des transactions soit conservée conformément aux politiques financières ;
- Assurez-vous que tous les documents financiers sont stockés sur papier et sauvegardés en les numérisant dans notre système de sauvegarde
- Superviser et maintenir la gestion de trésorerie du bureau du delta du Niger, le solde bancaire optimal et le rapprochement bancaire
- Suivi des gains/pertes de change en les enregistrant et en les réconciliant quotidiennement
- Suivi des fonds pour assurer la disponibilité des décaissements
- Assurer le rapprochement en temps opportun des comptes bancaires, des avances, des comptes des partenaires, des charges à payer, de la paie et des indemnités de départ, et s’assurer que les données dans les livres correspondent aux données dans le système (GP) sur une base mensuelle
- Correspondre avec les banques locales et les donateurs sur toutes les questions opérationnelles financières
- S’assurer que les rapports réglementaires et les obligations fiscales sont correctement préparés et signalés en temps opportun
- Préparer les rapports financiers mensuels (MFR) pour examen par le SFM et les télécharger dans le système financier mondial
- S’assurer que le bilan est examiné et qu’un calendrier des soldes impayés est préparé et envoyé au DFA pour examen
- Préparer les rapports du budget par rapport au projet réel et s’assurer que les réunions mensuelles sont organisées avec l’équipe du projet
- Préparer et organiser les audits internes et externes
- Assurez-vous que Search et ses partenaires ont des pratiques et des politiques qui facilitent les audits
- Faciliter les audits en temps opportun et les réponses aux auditeurs, tant au niveau local qu’au siège
- Le titulaire du poste se conduira tant sur le plan professionnel que personnel de manière à faire honneur à Search et à ne pas compromettre sa mission et ses objectifs ;
- Toute autre fonction qui lui est confiée par le Superviseur.
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Responsabilités de supervision
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- Supervision directe de l’équipe des finances dans les bureaux du delta du Niger
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Relations internes clés
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- Directeur de pays, responsable financier principal, responsable des sous-subventions, coordinateur du consortium et responsable de la mise en œuvre du programme.
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Relations externes clés
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- Personnel des finances et du programme dans les organisations partenaires et les donateurs.
Qualifications minimales
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- Un baccalauréat en finance, en administration des affaires ou en comptabilité est requis.
- Qualification professionnelle en comptabilité (ACCA, CPA ou équivalent)
- Minimum de cinq ans d’expérience professionnelle pertinente au sein d’une ONG, dont trois ans devraient travailler avec des fonds du gouvernement de l’UE et/ou des États-Unis. Une expérience de travail au sein d’une ONG internationale est un atout majeur.
- Expérience de la gestion d’un portefeuille de récompenses de plusieurs donateurs
- Expérience de la préparation d’audits internes et de la mise en œuvre des recommandations d’audit
- Capacité démontrée à renforcer les capacités et à diriger la formation du personnel et des partenaires.
- Aptitude avérée à être un superviseur efficace du personnel à différents niveaux de responsabilité
- Aptitude avérée à mettre en place et à mettre en œuvre des mécanismes de responsabilisation
- Aptitude avérée à la planification financière et à l’élaboration de budgets pour de nouvelles affaires
- Excellente maîtrise de l’anglais parlé et écrit
- La maîtrise d’Excel est indispensable
- Autonome, solides compétences organisationnelles et de planification
- Capacité à travailler de manière autonome et sous pression
- Excellentes compétences en communication, en coaching et en facilitation
- Possibilité de voyager jusqu’à 30% au Nigeria.
Ce poste prendra fin le 31 juillet 2023 .
POSTE 2 : Assistant Achats, Administration et Logistique (PAL)
Nous recherchons…
Search for Common Ground recherche un assistant d’approvisionnement, d’administration et de logistique pour fournir un soutien administratif et logistique, en liaison étroite avec l’équipe d’approvisionnement, d’administration et de logistique de Delta, Rivers, d’autres bureaux de recherche et l’équipe des finances pour assurer un soutien efficace, ainsi que assurer la liaison avec le personnel d’entretien ménager pour soutenir le bon fonctionnement du bureau.
L’assistant d’approvisionnement, d’administration et de logistique travaillera sous la supervision directe du coordinateur d’approvisionnement, d’administration et de logistique basé à Port-Harcourt. Le titulaire du poste supervisera les nettoyeurs. Le poste est à temps plein, basé à Bayelsa et Port Harcourt.
Secteur : Unité des opérations (achats et logistique)
Localisation : Port Harcourt et Bayelsa
Type d’employé : Régulier
Catégorie d’employé : Temps plein
Rôles et responsabilités:
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- Enregistrement mensuel des stocks et garantie d’un approvisionnement adéquat dans le bureau selon les besoins
- Aider à la planification et à l’entretien de la salle de conférence, y compris la mise en place des tables et des chaises pour les réunions.
- Tâches administratives générales comme le classement, la numérisation, la photocopie, la télécopie et la réponse au téléphone.
- Accueil des invités et des visiteurs à la réception.
- Gardez un œil sur le livre d’entrée et de sortie de l’horloge.
- Identifier les principaux défis administratifs et d’entretien et soulever le défi avec le superviseur.
- Faciliter l’achat de fournitures de bureau.
- Veiller à ce que le matériel de bureau soit maintenu en bon état.
- Appui à la gestion de la petite caisse.
- Travailler en étroite collaboration avec le fournisseur lors de l’entretien général de l’équipement de bureau.
- Coordonner la livraison et le ramassage des colis.
- Tenir à jour les dossiers du bureau.
- Effectuer des contrôles terroristes.
- S’assurer que la liste d’inventaire de SFCG est mise à jour à intervalles réguliers
Les compétences de base
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- Faire preuve d’intégrité et promouvoir les valeurs et les normes éthiques de SFCG ;
- Promouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques de SFCG.
- Démontrer une capacité à s’adapter à un contexte multiculturel, ainsi que la tolérance et le respect des questions liées au genre, à la religion, à la race et à la nationalité.
- Traite toutes les personnes équitablement, sans favoritisme et résout les problèmes de manière collaborative.
Compétences et expérience requises
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- Une attitude agréable
- Une attitude d’honnêteté et d’intégrité
- La capacité d’identifier et de résoudre les problèmes sur une base immédiate
- La maîtrise de l’anglais oral et écrit est indispensable ;
- Une bonne connaissance d’autres langues locales pourrait être un atout.
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Qualification
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- Un minimum de titulaire HND / BA / Bsc avec une bonne connaissance des fonctions d’administration
- Expérience antérieure en tant qu’assistant administratif et logistique ou expérience similaire
- Très organisé et systématique avec une excellente attention aux détails.
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, tant à l’écrit qu’à l’oral.
- Excellente communication interculturelle et compétences professionnelles, bénéficie d’un environnement de travail multiculturel ;
Indicateurs de succès ?
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- Capacité à effectuer des tâches administratives mineures
- Capacité à accomplir des tâches avec un minimum de supervision
- Capacité à effectuer la routine quotidienne pour assurer le remplissage et l’archivage détaillés des actifs et des documents
- Capacité à effectuer des tâches générales, y compris le soutien logistique.
- Capacité de stocker et d’étiqueter les fournitures de bureau et de tenir des registres de stock appropriés pour assurer un approvisionnement suffisant pour effectuer les tâches.
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Nous attendons:
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- Responsabilité
- Attention au détail
- Énergie
- Qualité de travail
- Initiative
Compétences requises
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- Souci du détail : capacité à traiter des informations détaillées de manière efficace et cohérente
- Coopération : La capacité de travailler efficacement avec les autres pour atteindre un objectif commun même lorsque l’objet en jeu n’a pas d’intérêt personnel direct
- Qualité du travail : Le travail est effectué avec précision, proprement et dans les délais. Le travail est cohérent, complet et nécessite un minimum de vérifications et de corrections
- Connaissances professionnelles et compétences techniques : Comprend les exigences du poste et les exigences de la politique. A une connaissance spécifique du contenu, le cas échéant
- Organisation du travail : Gère efficacement son temps et prend des initiatives, en trouvant des façons novatrices de faire le travail. Fait preuve d’autonomie et de débrouillardise
Ce poste prendra fin le 31 juillet 2023.
Postuler:
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CV actuel
Lettre d’accompagnement (qui comprend les attentes de rémunération et la date de début prévue)
POSTE 3 : Coordonnatrice des achats, de l’administration et de la logistique (PAL)
Résumé de la position
Le coordinateur PAL fournira le principal soutien logistique aux bureaux du delta du Niger (Port Harcourt, Delta, Bayelsa), en liaison étroite avec l’équipe du programme et l’équipe des finances pour assurer une bonne tenue des dossiers, ainsi qu’en liaison avec les agents administratifs et les assistants pour soutenir le bon fonctionnement du cabinet. Il/elle travaillera sous la supervision directe du PAL Manager et en étroite collaboration avec l’équipe des finances et des programmes. Le titulaire du poste supervisera l’agent PAL, les assistants PAL, le chauffeur et le personnel de nettoyage du bureau. Le poste sera basé à Port Harcourt, mais des déplacements vers les bureaux de Delta et Bayelsa seront parfois nécessaires.
Gestion des achats
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- Coordonner rapidement les activités d’approvisionnement en recherche en collaboration avec le responsable PAL conformément aux politiques de recherche et des donateurs
- Coordonner le processus d’approvisionnement des biens et services, assurer la documentation nécessaire
- Veiller à ce que les directives d’approvisionnement de Search soient respectées dans tous les bureaux de Search au Nigeria
- Faire respecter le seuil et les procédures d’approvisionnement
- S’assurer que les processus d’approvisionnement de Search sont légaux et éthiques
- Mettre à jour régulièrement le tracker PR pour refléter les étapes d’approvisionnement pour chaque demande
- Analyser les devis et rédiger des mémos de sélection
- Interagir avec les sous-traitants en coordination avec le responsable administratif et des achats
- Assurer le classement rapide et correct des documents liés à l’approvisionnement à la fois sur papier et en copie électronique
- Soutenir le processus d’appel d’offres.
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Gestion Administrative & Logistique
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- Superviser l’entretien du matériel de bureau et superviser les réparations
- Assurer la liaison avec le propriétaire des locaux du bureau et d’autres contacts opérationnels tels que les vendeurs, les fournisseurs et les services de messagerie pour maintenir le bureau entièrement fonctionnel
- S’assurer que la liste d’inventaire de SFCG est mise à jour à intervalles réguliers
- Assurez-vous que le système de sécurité de la porte et la gestion des clés fonctionnent correctement
- Gérer la flotte du bureau et approuver toute location de véhicule privé
- Superviser les réparations des véhicules
- Tenir à jour et examiner les journaux de bureau sur les déplacements, les stocks et la consommation de carburant pour les générateurs, les véhicules, etc.
- Soutenir les préparatifs de voyage du personnel, la documentation pertinente (billets, hébergement, etc.) et toute aide nécessaire au voyage
- Préparer et soumettre un rapport logistique mensuel sur ce qui précède au responsable des achats, de l’administration et de la logistique.
- Maintenir et mettre à jour la base de données du fournisseur pour les biens et services nécessaires
- Surveiller la qualité et contrôler les coûts de diverses fournitures de bureau, papeterie, hébergement à l’hôtel, transport et autres équipements
- Fournir un soutien aux RH si nécessaire
- Toute autre fonction requise pour entreprendre globalement en ligne avec les fonctions ci-dessus.
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Collaborations
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- Travailler avec les membres de l’équipe PAL pour rédiger des LPO pour les entrepreneurs
- Collaborer avec l’équipe PAL pour assurer un suivi d’inventaire régulièrement mis à jour pour tous les actifs achetés
- Coordonner avec le gestionnaire PAL pour rédiger les contrats
- Coordonner avec l’unité des finances pour s’assurer que les paiements aux fournisseurs sont effectués en temps opportun
- Collaborer avec l’équipe du programme pour assurer un soutien continu des activités du programme
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La gestion d’actifs
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- Assurer un suivi approprié de tous les actifs de recherche dans tout le pays
- Responsable du suivi approprié des actifs à l’aide des formulaires de sortie / réception d’équipement
- Soutenir le processus de vérification des actifs et la soumission des rapports sur les actifs au responsable de l’administration et des achats pour examen.
- Assurez-vous que des vérifications ponctuelles sont effectuées systématiquement, documentées et signalées pour tous les actifs, stocks et équipements de recherche.
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Autres fonctions
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- Tenir les collègues informés des développements dans leur propre domaine, le cas échéant
- Contribuer aux réunions du personnel et à d’autres réunions internes avec un contenu et des points de vue appropriés
- et suggestions
- Satisfaire aux exigences des processus internes de gestion du personnel, y compris les évaluations de performance, les réunions de supervision, etc.
- Développer des relations solides avec tous les collègues et partenaires de SFCG pour améliorer leur compréhension de l’administration/de la logistique et développer leurs connaissances.
Qualifications
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- 5 ans d’expérience professionnelle dans l’exécution de tâches administratives, logistiques et/ou opérationnelles
- licence
- Compétences efficaces en anglais oral et écrit.
- Bon niveau de maîtrise de Microsoft Word et Excel
- Bonnes compétences administratives et organisationnelles et capacité à garder la documentation en ordre et
- accessible
- Haut niveau d’attention aux détails et à la précision
- Capacité à planifier et à organiser efficacement plusieurs tâches simultanées
- Facilité à communiquer avec des collègues et des tiers par e-mail
- Capacité à travailler de manière autonome et à demander des éclaircissements si nécessaire
- Excellente étiquette téléphonique
- Un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées et un milieu de travail diversifié
Objectifs stratégiques
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- Achats : Achetez des biens et des services au bon moment et au prix le plus avantageux et avec les taxes et droits de douane appropriés, le cas échéant.
- Inventaire : assurer une gestion efficace du mouvement et du stockage des marchandises et maintenir l’inventaire à un niveau approprié pour éviter un excès ou une pénurie d’inventaire
- Logistique : Coordonner la logistique de transport et d’hébergement sans faille pour le personnel et les invités, à l’échelle nationale et internationale
- Administration : Assurer le bon fonctionnement de tous les bureaux
- Renforcement des capacités : Identifiez le manque de compétences de vos subordonnés directs et facilitez la formation requise
Vos compétences doivent couvrir :
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- Responsabilité : être responsable et transmettre la responsabilité de ses propres actions et de celles de ses collègues et de l’organisation.
- Souci du détail : capacité à traiter des informations détaillées de manière efficace et cohérente
- Collaboration : La capacité de travailler efficacement avec les autres afin d’atteindre un objectif commun – même lorsque l’objet en jeu n’a pas de possibilités d’intérêt personnel direct.
- Créativité : La capacité à proposer des idées et des solutions originales et innovantes, à adopter des points de vue en dehors des paramètres habituels.
- Concentrez-vous sur la qualité : Établissez des normes de qualité élevées et efforcez-vous d’améliorer et d’assurer la qualité en continu.
- Capacité d’apprentissage : la capacité d’absorber facilement de nouvelles informations et de les mettre en pratique efficacement
- Adaptabilité : La capacité de rester pleinement fonctionnel en s’adaptant aux circonstances changeantes (environnement, procédures et personnes).
Ce poste prendra fin le 31 juillet 2023.
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Lettre d’accompagnement (qui comprend les attentes de rémunération et la date de début prévue)
