Dans un monde souvent divisé, Search for Common Ground représente le pouvoir de rassembler des personnes diverses pour trouver des solutions. En participant à ce moment avec Search, vous rejoignez un puissant mouvement mondial pour la paix qui croit en l’impact profond d’une multipartialité courageuse – que toutes les voix doivent être entendues et respectées pour façonner un monde meilleur et plus connecté et qu’une vision collaborative est essentielle pour une paix durable.
Résumé du poste
- Le coordinateur des achats, de l’administration et de la logistique (PAL) fournira le principal soutien logistique aux bureaux du delta du Niger (Port Harcourt, Delta, Bayelsa), en étroite collaboration avec l’équipe du programme et l’équipe financière pour assurer une bonne tenue des dossiers, ainsi qu’en assurant la liaison avec les agents administratifs et les assistants pour soutenir le bon fonctionnement du bureau.
Responsable : Responsable des achats, de l’administration et de la logistique (PAL) et sous la responsabilité hiérarchique du responsable de la mise en œuvre du programme Delta du Niger
Relations de travail : Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des finances et des programmes
- Le titulaire du poste supervisera les agents, les assistants, les chauffeurs et le personnel de nettoyage du bureau du PAL.
Durée : 6 mois
Gestion des achats
- Coordonner rapidement les activités d’approvisionnement de recherche en collaboration avec le responsable PAL conformément aux politiques de recherche et de donateurs
- Coordonner le processus d’approvisionnement des biens et services, assurer la documentation nécessaire
- Veiller à ce que les directives d’approvisionnement en matière de recherche soient respectées dans tous les bureaux de recherche au Nigéria
- Assurer le respect des seuils et des procédures d’approvisionnement
- Veiller à ce que les processus d’approvisionnement en recherche soient légaux et éthiques
- Mettre à jour régulièrement le suivi des relations publiques pour refléter les étapes d’approvisionnement pour chaque demande
- Effectuer des analyses de devis et rédiger des notes de sélection
- Interagir avec les entrepreneurs en coordination avec le responsable administratif et des achats
- Assurer le dépôt rapide et correct des documents relatifs aux achats, tant sur papier qu’en version électronique
- Soutenir le processus d’appel d’offres.
Gestion administrative et logistique
- Superviser l’entretien du matériel de bureau et superviser les réparations
- Assurer la liaison avec le propriétaire des locaux du bureau et d’autres contacts opérationnels tels que les vendeurs, les fournisseurs et les services de messagerie pour maintenir le bureau pleinement fonctionnel
- Veiller à ce que la liste d’inventaire de SFCG soit mise à jour à intervalles réguliers
- Assurez-vous que le système de sécurité des portes et la gestion des clés fonctionnent correctement
- Gérer la flotte du bureau et approuver toute location de véhicule privé
- Superviser les réparations des véhicules
- Tenir à jour et examiner les journaux de bureau sur les déplacements, l’inventaire et la consommation de carburant du générateur, des véhicules, etc.
- Organisation des déplacements du personnel de soutien, documentation pertinente (billets, hébergement, etc.) et toute assistance de voyage nécessaire
- Préparez et soumettez un rapport logistique mensuel sur les points ci-dessus au responsable des achats, de l’administration et de la logistique.
- Maintenir et mettre à jour la base de données des fournisseurs pour les biens et services nécessaires
- Surveiller la qualité et contrôler les coûts de diverses fournitures de bureau, papeterie, hébergement hôtelier, transport et autres équipements
- Fournir un soutien aux RH en cas de besoin
- Toute autre fonction requise pour entreprendre des tâches largement conformes aux fonctions ci-dessus.
Collaborations
- Travailler avec les membres de l’équipe PAL pour rédiger des LPO pour les entrepreneurs
- Collaborer avec l’équipe PAL pour assurer un suivi d’inventaire régulièrement mis à jour pour tous les actifs achetés
- Coordonner avec le responsable PAL pour rédiger les contrats
- Coordonner avec l’unité financière pour garantir que les paiements aux fournisseurs sont effectués en temps opportun
- Collaborer avec l’équipe du programme pour assurer un soutien transparent aux activités du programme
Gestion d’actifs
- Assurer un suivi adéquat de tous les actifs de recherche dans tout le pays
- Responsable du suivi approprié des actifs à l’aide des formulaires d’émission/réception d’équipement
- Soutenir le processus de vérification des actifs et la soumission des rapports sur les actifs au responsable administratif et des achats pour examen.
- Assurez-vous que des contrôles ponctuels sont effectués systématiquement, documentés et signalés pour tous les actifs, l’inventaire et l’équipement de recherche.
Autres fonctions
- Tenir ses collègues informés des évolutions dans son propre domaine, le cas échéant
- Contribuer aux réunions du personnel et à d’autres réunions internes avec un contenu et des points de vue appropriés
- et suggestions
- Répondre aux exigences des processus internes de gestion du personnel, y compris les évaluations de performance, les réunions de supervision, etc.
- Développer des relations solides avec tous les collègues et partenaires du SFCG pour améliorer leur compréhension de l’administration/logistique et approfondir leurs connaissances.
Qualifications
- 5 ans d’expérience professionnelle dans la réalisation de tâches administratives, logistiques et/ou opérationnelles
- licence
- Compétences efficaces en anglais oral et écrit.
- Bon niveau de maîtrise de Microsoft Word et Excel
- Bonnes compétences administratives et organisationnelles et capacité à garder la documentation en ordre et
- accessible
- Haut niveau d’attention aux détails et à la précision
- Capacité à planifier et à organiser efficacement plusieurs tâches simultanées
- Facilité de communication avec des collègues et des tiers par courrier électronique
- Capacité à travailler de manière autonome et à demander des éclaircissements si nécessaire
- Excellente étiquette téléphonique
- Un engagement démontré envers des normes éthiques professionnelles élevées et un milieu de travail diversifié
Objectifs stratégiques
- Achat : Acheter des biens et des services au bon moment et au prix le plus avantageux et avec les taxes et droits appropriés, le cas échéant.
- Inventaire : Assurer une gestion efficace du mouvement et du stockage des marchandises et maintenir l’inventaire à un niveau approprié pour éviter les stocks excessifs ou les pénuries
- Logistique : Coordonner la logistique transparente du transport et de l’hébergement pour le personnel et les invités, à l’échelle nationale et internationale
- Administration : Assurer le bon fonctionnement de tous les bureaux de Jos
- Renforcement des capacités : Identifiez les lacunes en matière de compétences de vos subordonnés directs et facilitez la formation requise
Vos compétences doivent couvrir
- Responsabilité : Être responsable et transmettre la responsabilité de ses propres actions et de celles de ses collègues et de l’organisation.
- Souci du détail : la capacité à traiter des informations détaillées de manière efficace et cohérente
- Collaboration : La capacité de travailler efficacement avec d’autres afin d’atteindre un objectif commun – même lorsque l’objet en jeu ne présente aucune possibilité d’intérêt personnel direct.
- Créativité : Capacité à proposer des idées et des solutions originales et innovantes, à adopter des points de vue en dehors des paramètres habituels.
- Focus sur la qualité : établir des normes de qualité élevées et s’efforcer d’améliorer et d’assurer la qualité en continu.
- Capacité d’apprentissage : La capacité d’assimiler facilement de nouvelles informations et de les mettre en pratique efficacement
- Adaptabilité : Capacité à rester pleinement fonctionnel en s’adaptant à des circonstances changeantes (environnement, procédures et personnes).
