PSI est un réseau d’organisations locales et connectées à l’échelle mondiale qui œuvrent pour des soins de santé axés sur le consommateur – des systèmes de santé centrés sur la personne qui garantissent des soins de qualité et abordables partout et à tout moment. Nos origines en matière de santé sexuelle et reproductive se sont transformées en une mission plus large.
1. Assistance administrative
Nous recherchons un adjoint administratif et logistique dynamique et organisé pour rejoindre notre équipe. Le candidat idéal fournira un soutien administratif complet et aidera à gérer efficacement les opérations logistiques. Ce rôle nécessite une personne soucieuse du détail, capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de maintenir une communication efficace avec diverses parties prenantes.
Votre contribution
Vous serez responsable des éléments suivants :
- Soutien administratif:
- Gérer les appels entrants, les courriels et la correspondance, en les dirigeant vers le personnel approprié.
- Organiser et conserver des fichiers et des documents physiques et électroniques.
- Aider à planifier les rendez-vous, les réunions et les déplacements des membres de l’équipe.
- Préparer des rapports, des présentations et des feuilles de calcul selon les besoins.
- Coordonner l’approvisionnement en fournitures de bureau et maintenir les niveaux de stocks.
- Préparation des colis sortants pour les coursiers
- Coordination logistique :
- Aider à coordonner le transport et la distribution des marchandises selon les exigences de l’entreprise.
- Assurer la liaison avec les fournisseurs, les vendeurs et les compagnies maritimes pour assurer la livraison dans les délais des produits.
- Tenir des registres précis des stocks, des expéditions et des activités logistiques.
- Surveiller et suivre la progression de l’expédition, en résolvant tout problème ou retard qui pourrait survenir.
- Aider à optimiser les processus logistiques pour améliorer l’efficacité et réduire les coûts.
- Soutenir une vérification ponctuelle mensuelle appropriée des actifs du bureau.
- Maintient un réseau établi de contacts pour des informations générales.
- Démontre un haut niveau de précision et d’attention aux détails.
- Organiser la logistique de voyage des membres du personnel, y compris la réservation des vols, de l’hébergement et du transport.
- Gestion de bureau:
- Aider à coordonner l’entretien et les réparations du bureau, en garantissant un environnement de travail sûr et confortable.
- Gérer les relations avec les prestataires de services, y compris les entrepreneurs en nettoyage, sécurité et maintenance.
- Surveiller l’équipement de bureau et organiser les réparations ou les remplacements si nécessaire.
- Suivez la consommation de carburant du générateur et assurez-vous qu’il n’y a pas de rupture de stock.
- Soutenir la supervision du nettoyeur et de l’équipe de sécurité.
- Soutien à l’équipe :
- Fournir un soutien administratif aux différents départements selon les besoins.
- Aider à l’organisation d’événements, de réunions et de conférences d’entreprise.
- Collaborez avec les membres de l’équipe pour rationaliser les processus administratifs et améliorer la productivité.
- Gestion de flotte:
- La flotte de véhicules d’Oversea PSI, y compris la planification de la maintenance, les inspections et les réparations.
- Coordonner les affectations des véhicules et assurer la documentation et les permis appropriés pour tous les véhicules.
- Suivez la consommation de carburant, le kilométrage et les enregistrements de maintenance pour optimiser les performances et la rentabilité de votre flotte.
- Résolvez rapidement tout problème lié à la flotte, y compris les accidents, les pannes ou autres urgences.
- Mettre en œuvre des protocoles et des directives de sécurité pour garantir le fonctionnement sûr des véhicules de PSI.
- Aide financière :
- Aider à gérer les processus financiers tels que les rapports de dépenses, la facturation et le suivi du budget.
Que cherchons-nous?
Nous recherchons une personne avec :
- Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique, en logistique, en gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe, de préférence.
- Expérience antérieure dans des rôles de soutien administratif, de préférence dans une organisation à but non lucratif ou internationale.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d’autres applications logicielles pertinentes.
- Excellentes compétences organisationnelles avec la capacité de prioriser les tâches et de gérer efficacement le temps.
- Grande attention aux détails et à la précision dans le travail.
- Excellentes compétences de communication verbale et écrite.
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en collaboration dans un environnement en évolution rapide.
- Flexibilité et adaptabilité aux priorités et aux délais changeants.
- Soucieux du détail et axé sur l’exactitude de la tenue des dossiers et de la gestion des données.
- Engagement envers la mission et les valeurs de PSI.
- Solide autonomie avec un esprit stratégique
- Une référence sera requise.
- Le candidat retenu devra passer une vérification de ses antécédents.
Le candidat que nous recruterons incarnera les valeurs d’entreprise du PSI :
- Mesure : Vous utilisez des preuves concrètes pour prendre des décisions et guider votre travail. Vous fixez des objectifs clairs à l’avance et expliquez clairement si vous devez les déplacer.
- Pragmatisme : Vous vous efforcerez de fournir le meilleur résultat possible avec les ressources disponibles. Vous ne serez pas paralysé par le besoin de rendre les choses parfaites.
- Honnêteté : vous êtes propriétaire de vos erreurs et êtes ouvert sur vos lacunes – c’est la seule façon d’apprendre et de vous améliorer.
- Collaboration : vous établirez rapidement une carte mentale sur qui vous pouvez compter pour quoi, dans votre équipe, au siège et dans nos bureaux nationaux – si vous essayez de tout faire vous-même, vous n’y arriverez pas.
- Confiance : vous acceptez les limites de votre sphère de contrôle et accordez à vos collègues le bénéfice du doute.
- Engagement : Vous êtes engagé sur le long terme et souhaitez évoluer avec l’organisation, tout comme PSI sert ses consommateurs et ses partenaires avec les gouvernements des pays hôtes contre vents et marées.
2. Réceptionniste
Nous recherchons un(e) réceptionniste/réceptionniste professionnel et courtois pour gérer notre réception au quotidien et effectuer diverses tâches administratives et de bureau. Le réceptionniste sera le premier point de contact de notre entreprise, offrant un service client exceptionnel aux clients, visiteurs et employés. Le candidat idéal doit avoir d’excellentes compétences en communication, une attitude amicale et la capacité d’effectuer plusieurs tâches efficacement.
Votre contribution
Vous serez responsable des éléments suivants :
- Accueillir et accueillir les invités dès leur arrivée au bureau.
- Dirigez les visiteurs vers la personne ou le service approprié.
- Répondez, filtrez et transférez les appels téléphoniques entrants en temps opportun.
- Maintenir une zone de réception propre et organisée.
- Recevoir, trier et distribuer quotidiennement le courrier et les livraisons.
- Acheminer, tamponner, copier et livrer les lettres, fax et autres communications entrants,
- Réceptionner, trier, distribuer le courrier local et international entrant et poster le courrier sortant,
- Planifier des rendez-vous et tenir à jour des calendriers.
- Fournissez des informations de base et précises en personne et par téléphone/e-mail.
- Préparer les colis sortants pour les coursiers,
- Aider à l’organisation des réunions et à la préparation des salles de conférence.
- Effectuer des tâches de bureau telles que le classement, la photocopie, la numérisation, l’envoi et le remplissage, etc.
- Aider à l’entretien et aux réparations du bureau.
- Surveiller les fournitures de bureau et passer les commandes si nécessaire.
- Assurer un service de boissons (thé, café, eau) pour les clients et le personnel.
- Soutenir une vérification ponctuelle mensuelle appropriée des actifs du bureau.
- Maintient un réseau établi de contacts pour des informations générales.
- Démontre un haut niveau de précision et d’attention aux détails.
- Aider à la coordination des événements et des activités du bureau.
- Maintenir la sécurité en suivant les procédures et en contrôlant l’accès.
- Traiter les informations sensibles de manière confidentielle.
- Effectuer toute autre tâche assignée.
Que cherchons-nous?
Nous recherchons une personne avec :
- Un diplôme est requis : une certification supplémentaire en Office Management est un plus.
- Expérience professionnelle avérée en tant que réceptionniste ou rôle similaire.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office.
- Attitude et apparence professionnelles.
- Excellentes compétences de communication écrite et verbale.
- Solides compétences organisationnelles et capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Orienté vers le service client avec une attitude positive.
- Capacité à prioriser les tâches et à travailler de manière indépendante.
- Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et en collaboration dans un environnement d’équipe.
- Flexibilité et adaptabilité aux priorités et aux délais changeants.
- Engagement envers la mission et les valeurs de PSI.
- Solide autonomie avec un esprit stratégique
- Expérience avec les systèmes téléphoniques multilignes.
- Familiarité avec les procédures administratives et de bureau.
- Connaissance du matériel de bureau de base.
- Expérience dans le service à la clientèle ou dans le secteur de l’hôtellerie.
- Une référence sera requise.
- Le candidat retenu devra passer une vérification de ses antécédents.
Le candidat que nous recruterons incarnera les valeurs d’entreprise du PSI :
- Mesure : Vous utilisez des preuves concrètes pour prendre des décisions et guider votre travail. Vous fixez des objectifs clairs à l’avance et expliquez clairement si vous devez les déplacer.
- Pragmatisme : Vous vous efforcerez de fournir le meilleur résultat possible avec les ressources disponibles. Vous ne serez pas paralysé par le besoin de rendre les choses parfaites.
- Honnêteté : vous êtes propriétaire de vos erreurs et êtes ouvert sur vos lacunes – c’est la seule façon d’apprendre et de vous améliorer.
- Collaboration : vous établirez rapidement une carte mentale sur qui vous pouvez compter pour quoi, dans votre équipe, au siège et dans nos bureaux nationaux – si vous essayez de tout faire vous-même, vous n’y arriverez pas.
- Confiance : vous acceptez les limites de votre sphère de contrôle et accordez à vos collègues le bénéfice du doute.
- Engagement : Vous êtes engagé sur le long terme et souhaitez évoluer avec l’organisation, tout comme PSI sert ses consommateurs et ses partenaires avec les gouvernements des pays hôtes contre vents et marées.
Méthode d’application
Tous les candidats intéressés et qualifiés doivent envoyer leur curriculum vitae complet avec une lettre de motivation sous la forme d’UN seul document PDF/Word aux adresses e-mail [email protected] en utilisant le titre du poste « Assistance administrative » comme objet de l’e-mail avant le 30 avril. 2024.
*En raison du volume élevé de candidatures, seuls les finalistes seront contactés.
Retrouvez des opportunités sur notre compte Tiktok.
