Population Services International (PSI) est une organisation non gouvernementale à but non lucratif ayant son siège à Washington et qui utilise le marketing social et la communication pour le changement de comportement pour cibler et offrir des services et des produits de santé de qualité aux populations vulnérables et à faible revenu. L’ONG internationale PSI recrute un.e Directeur/directrice finance et des opérations.
Au Niger, PSI travaille essentiellement dans le domaine de la Santé de la Reproduction y compris les soins après-avortement, la prévention et traitement du paludisme chez les enfants et les femmes enceintes, l’assainissement et la nutrition.
Ainsi dans le cadre de la mise en œuvre de ses projets, PSI Niger recrute un(e) Directeur(rice) Finance et des Opérations pour diriger son département Finance et Opérations pour une durée de 1 an ( 1 mois d’essai ) renouvelable.
TACHES ET RESPONSABILITES
Management et Coordination des équipes
- Gérer directement les Responsables des départements au niveau des Finances et Opérations, participer à leur recrutement, contribuer à leur formation continue, et réaliser des entretiens d’appréciation professionnelle sur une base régulière (semestrielle et/ou annuelle) ;
- Animer les réunions au sein de son Département et participer aux réunions inter-Départements et interservices dès que nécessaire, s’assurer de la bonne circulation de l’information au sein de son Département et de la coordination avec les autres Départements de PSI Niger ainsi qu’avec toutes les Missions sous sa responsabilité ;
- Appuyer au quotidien ses Responsables de services et les éventuels autres collaborateurs sous sa responsabilité directe sur les besoins qui lui sont communiqués, arbitrer et prendre les décisions qu’il juge nécessaires ;
- Analyser l’activité de son Département, anticiper les besoins et proposer des évolutions quant à l’organisation de son équipe ;
- Valider et suivre les absences des membres de son équipe ainsi que leurs déplacements sur le terrain et autres visites auprès de bailleurs de fonds et partenaires de PSI Niger ;
- Gérer les conflits éventuels au sein de son équipe et avec les autres Départements de PSI Niger ;
- Encourager la formation continue des membres de son Département, notamment sur le site de l’Université PSI
- Elaborer les budgets annuels de tous les projets en collaboration avec les chefs de projet et en assurer la bonne gestion.
- Veiller à l’application des politiques et procédures administratives et financières existantes ;
- Proposer, en cas de besoin, de nouvelles politiques et procédures ou des révisions de celles existantes
- Participer à l’élaboration et la gestion des contrats des fournisseurs ;
- S’assurer dans la gestion générale du personnel du département dans les domaines suivants :
- Gestion du processus d’évaluation de performance annuelle ;
- Planification et gestion des congés annuels et absences ;
- Maintenance d’un climat agréable de travail et la promotion d’une collaboration franche entre le Département Finances, Operations et les autres départements.
- Suivi des partenaires : veiller à ce que les recommandations formulées soient mises en œuvre selon le calendrier convenu ;
- Veiller à ce que les politiques mondiales de PSI Global. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de PSI, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.
- Assurer une fiabilité accrue des systèmes financiers et une contribution efficace à l’atténuation des risques.
- Produire les réponses adéquates selon les requêtes de PSI/W et être le lien pour toutes les questions liées aux opérations.
Définition de la stratégie opérationnelle et mise en œuvre des activités de l’organisation
- Superviser le processus d’élaboration de la stratégie opérationnelle depuis les stratégies régionales jusqu’à la stratégie opérationnelle pluriannuelle de PSI Niger pour soumission au Représentant Résident ;
- Superviser la mise en œuvre des stratégies des missions, appuie et conseille les Responsables de service dans la conduite des opérations en réponse à leurs besoins ;
- Contribuer à la planification stratégique de l’organisation et à la définition des objectifs conformément au plan stratégique global de PSI
- En cas de nécessité, et en accord avec le Représentant Résident, il/elle arbitre les priorités opérationnelles sur l’ensemble des missions ;
- Anticiper, analyser et alerter le Représentant Résident et différents responsables des projets sur les risques liés à l’activité opérationnelle, dans ses aspects programmatiques, sécuritaires et financiers ;
- Être le/la garant(e) de la bonne mise en place et du respect des procédures internes de PSI Niger et des réglementations de nos partenaires institutionnels ;
- Participer selon les cas à la validation du recrutement du staff et à la préparation au départ.
Gestion financière et comptable
- Organiser la fonction Finance dans le pays et gérer le personnel, les activités et tous les aspects de l’équipe, conformément au plan approuvé, au budget et aux procédures pertinentes, afin de réaliser les objectifs du département. Développer et mettre en œuvre des méthodes et des procédures de travail innovantes et efficaces, y compris le maintien de la motivation et de la bonne humeur au sein de l’équipe ;
- Superviser les rapports financiers mensuels dans le délai et dans les modèles requis par les bailleurs ;
- Apporter un appui technique aux partenaires de mise en œuvre en matière de gestion, financière et rapportage financier et veiller à la liquidation dans les délais des avances payées ;
- Valider les pièces comptables des partenaires de mise en œuvre du projet ;
- Coacher les responsables des Projets, des Programmes et les partenaires appropriés sur les procédures des donateurs pour une meilleure application de celles-ci ;
- S’assurer que les procédures des bailleurs, la politique et les procédures comptables telles que prévues dans le Manuel des Opérations sont respectées ;
- S’assurer que tous les achats et paiements sont effectués dans la limite du budget avant tout traitement ;
- S’assurer que tous les rapports comptables et financiers sont prêts à temps et envoyés à temps ;
- Examiner et approuver les tableaux justificatifs, les rapports d’ancienneté et les rapprochements entre le grand livre auxiliaire et le grand livre général lors de la clôture mensuelle ;
- Examiner et approuver les avances sur les voyages, les sous-récipiendaires et les salaires, ainsi que les prépaiements aux fournisseurs
- S’assurer que toutes les liasses de paiement sont complètes et correctes avant approbation de la direction ;
- S’assurer que toutes les fiches ainsi que les documents de support originaux sont complètes et classées dans un endroit sécurisé ;
- S’assurer que les copies de toutes les pièces justificatives des projets soient classées tel que repris dans la procédure des bailleurs.
- Participer dans la planification stratégique et l’élaboration du budget annuel de PSI Niger ;
- Superviser tous les aspects liés à l’enregistrement comptable et poster les saisies dans Quick books ;
- Suivre mensuellement, avec le coordinateur financier, la situation des avances non liquidées des staffs ;
- Assurer la gestion financière et budgétaire des projets ainsi que mettre à jour le budget dans les plans consolidés ;
- Examiner et approuver les demandes d’avances de fonctionnement (OAR) pour les avances de trésorerie du siège ;
- Gérer les flux de trésorerie dans le bureau national et entretenir des relations avec les banques locales.
- Recommander des moyens innovants pour minimiser les risques liés à la trésorerie en utilisant les nouvelles technologies telles que la banque en ligne et l’argent mobile
- Examiner et approuver les régularisations, les affectations et les amortissements mensuels (par exemple, les avantages sociaux, les coûts directs communs et les charges payées d’avance)
- Veiller au respect strict de la législation fiscale nigérienne
- S’acquitter de toutes autres tâches en lien avec la position à la demande du superviseur.
- Proposer, en cas de besoin, de nouvelles politiques et procédures ou des révisions de celles existantes
- Exécuter toutes autres activités en relation avec sa qualification et une définition large du poste.
- Membre du groupe des signataires sur les comptes bancaires de PSI.
- Approbation des transactions et opposition aux paiements électroniques effectués via le système bancaire en ligne.
Accompagnement & suivi financier des partenaires
- Avoir la situation financière (budget, staff & Equipment appropries) de départ dans un Dashboard de tous les partenaires du projet ;
- Etablir un plan de travail (de suivi et d’appui) des activités financières de tous les partenaires du projet ;
- Faire un rapport mensuel de la fermeture mensuel du projet pour chaque partenaire ;
- Etablir un plan de support pour le personnel financier du projet ;
- Faire le point mensuel avec les responsables des Projets et le Superviseur Hiérarchique sur l’état financier des projets et celui de chaque partenaire.
- Présenter un rapport trimestriel de progrès et difficultés rencontrées de chacun des partenaires.
Supervision des équipes approvisionnements et Logistiques tout en veillant à leur efficacité en vue d’atteindre les résultats suivants
- Conformité de PSI Niger aux règles et règlements de l’organisation sur le terrain et élaboration des stratégies d’approvisionnement du bureau, y compris la stratégie de sélection des fournisseurs, de choix et évaluation des fournisseurs, la gestion de la qualité, la gestion des relations avec la clientèle, l’introduction et la promotion de l’utilisation des instruments électroniques et la mesure des performances.
- Élaboration de la stratégie contractuelle de PSI Niger, notamment les procédures d’appels d’offre et d’évaluation de ces dernières, la gestion des marchés et des titulaires des marchés ainsi que leurs implications juridiques. Contrôle des procédures d’approvisionnement et des services logistiques conformément aux règles et règlements de PSI Niger.
- Gestion adéquate des biens, installations et services logistiques du PSI.
- La gestion de conflit d’intérêt : Veillez à ce que les mêmes fournisseurs ou partenaires ne soient pas les seuls à gagner les marchés ou contrats et vérifier la récurrence et les propositions financières pour résoudre le problème ;
- Encadrer le personnel financier pour qu’il atteigne ses objectifs et se développe professionnellement
- Assurer la liaison avec le siège pour la formation, l’établissement de rapports, la résolution de problèmes, les questions liées au système et d’autres besoins, le cas échéant.
Assure une gestion et une supervision avisée et clairvoyante de l’équipe des services informatiques, en vue d’atteindre les résultats suivants :
- Exploitation des fonctionnalités du système comptable QBE en vue d’améliorer les résultats des activités et des services offerts aux utilisateurs.
- Identification des opportunités et des moyens de convertir les procédures de travail en systèmes électroniques en ligne afin de résoudre les problèmes d’efficacité et de totale responsabilité comptable.
- Entretien un environnement d’infrastructures sûr et fiable pour les technologies de l’information et de la communication, et une planification adéquate des catastrophes et récupérations (back up).
- Identification et promotion des différents systèmes et applications à des fins de gestion optimale du contenu, de partage des connaissances, de fourniture d’information et de formation, notamment des tracker de réquisitions, la gestion des stocks en ligne, des systèmes de gestion de fournitures de bureau en ligne, etc.
Audit :
- Assurer le lead pour toutes les missions d’audit externes ou internes
- Veiller à la conformité des opérations de PSI Niger avec le manuel des opérations et les textes fiscaux et légaux du pays ;
- Participer activement dans la préparation et le déroulement des audits comptables et à la préparation d’un plan d’action de mitigation des risques identifiés à la suite de chaque audit ;
- Assurer la mise en œuvre des recommandations d’audit.
Autres tâches
- Assumer d’autres tâches dans le cadre de ses fonctions et compétences sur demande de son Superviseur hiérarchique.
- Exécuter toute autre tâche à la demande du Superviseur et de la direction de PSI Niger.
QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES
- Avoir un diplôme de niveau bac+5 en Comptabilité, finance, Business Administration publique ou un autre diplôme équivalent,
- Disposer d’une expertise démontrée d’au moins 10 ans en comptabilité et gestion financière d’une organisation internationale du secteur du développement ou une entreprise connue ;
- Disposer d’une expérience ou familiarité avec les logiciels comptables tel que le QBE ou autre
- Disposer d’une capacité des compétences analytiques, organisationnelles et interpersonnelles, une capacité de travailler rapidement et en équipe et sous pression.
- Excel, avancé (formules VLOOKUP, SUMIF, TRIM et MID ; opérateur « & » ; tableaux croisés dynamiques et graphiques croisés dynamiques)
- Connaissance pratique des règles et règlements du gouvernement américain en matière d’accords de coopération et autres bailleurs de fonds
- Avoir une très bonne aptitude rédactionnelle et un bon sens de la communication ;
- Être autonome et avoir une bonne résistance physique et morale ;
- Être doté d’excellentes capacités d’encadrement et de gestion d’une équipe ;
- Expérience démontrée dans la coordination d’une équipe ;
- Un niveau moyen de la langue anglaise est nécessaire ;
- Avoir une bonne ouverture d’esprit et savoir travailler dans un environnement multiculturel ;
- Être dynamique, motivé et pro actif ;
- Avoir l’aptitude à travailler de manière indépendante, gérer simultanément de multiples fonctions et de travailler sous pression ;
- Être engagé de travailler sur les problèmes liés à la planification familiale et à l’avortement sécurisé légal,
- Forte capacité de leadership
- Très bon esprit de créativité, d’innovation, et de vision
- Forte capacité à prendre des initiatives.
Comportements (nos valeurs en pratique)
Le/la candidat (e) que nous recrutons incarnera les valeurs de PSI suivantes :
- Mesure : Vous utilisez des preuves tangibles pour prendre des décisions et guider votre travail. Vous définissez des objectifs clairs à l’avance et expliquez clairement si vous devez les modifier.
- Pragmatisme : vous vous efforcerez d’obtenir le meilleur résultat possible avec les ressources disponibles. Vous ne serez pas paralysé par le besoin de rendre les choses parfaites.
- Honnêteté : vous êtes responsable de vos erreurs et êtes ouvert au sujet de vos faiblesses – c’est le seul moyen d’apprendre et d’améliorer vos connaissances.
- Collaboration : vous établirez rapidement une carte mentale sur laquelle vous pouvez compter, pour votre équipe, au siège et dans nos bureaux de pays – si vous essayez de tout faire vous-même, vous ne réussirez pas.
- Confiance : vous acceptez les limites de votre sphère de contrôle et donnez à vos collègues le bénéfice du doute.
- Engagement : vous visez le long terme et souhaitez évoluer au même rythme que l’organisation, tout comme PSI sert ses consommateurs et ses partenaires avec les gouvernements des pays dans lesquels nous intervenons.
MODALITES DE CANDIDATURE
1ere étape : Veuillez cliquer ICI pour répondre objectivement aux questions qui y sont posées.
2eme étape : Veuillez envoyer votre CV renommé au format : CV_DFO_PSI_NIGER_NOM_PRENOMS à l’adresse électronique [email protected] avec en objet « Candidature Recrutement Directeur des Finances et Opérations ».
Date limite : 03 avril 2024 à 18h00.
NB : PSI Niger ne prend pas les dossiers de candidature physiques, toute candidature doit se faire en ligne à travers le lien et l’adresse emails donnés ci-haut.
Pour toute question ou demande de clarification prière de nous contacter au 20722930 ou via [email protected].
Seules les candidatures sélectionnées seront contactées. NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
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