PATH est une organisation mondiale à but non lucratif qui se consacre à la réalisation de l’équité en santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et une expertise en science, économie, technologie, plaidoyer et des dizaines d’autres spécialités, PATH développe et étend des solutions innovantes aux défis de santé les plus urgents au monde.
POSTE 1 : Responsable des opérations et des approvisionnements
Le responsable des opérations et des achats sera basé à Kinshasa et relèvera directement du directeur financier et administratif. Le responsable des opérations et des achats fournira un soutien aux opérations et aux achats dans le but global de maintenir l’efficacité des activités du programme et d’assurer le plein respect des politiques et procédures internes de PATH. Le responsable des opérations et des achats fournira également des orientations, des conseils et un soutien pour garantir que les opérations et les processus d’approvisionnement sont efficaces, efficients et éthiques et qu’ils offrent la meilleure valeur possible à PATH.
FINANCES – ADMINISTRATION
- Participer à la préparation des budgets annuels des installations pour tous les sites nationaux.
- Aider DAF à examiner les rapports de dépenses mensuels pour toutes les dépenses administratives récurrentes et les dépenses des sites.
- Examiner les comptes des principaux fournisseurs du pays, y compris, mais sans s’y limiter : la validité des contrats, les bons de commande, le chiffre d’affaires, les dettes impayées, les dates de livraison.
- Soutenir DAF dans l’examen des engagements en cours du pays liés aux principaux fournisseurs.
SÉCURITÉ / INSTALLATIONS / VÉHICULES :
- Servir de coordonnateur de la préparation aux situations d’urgence pour le bureau de Kinshasa en coordination avec le responsable de la sécurité mondiale.
- Superviser les systèmes de sécurité et les équipements/fournitures d’intervention d’urgence pour le lieu de travail, garantir que le personnel reste informé des politiques et procédures de sécurité.
- Gérer les installations de bureau de Kinshasa, y compris les services publics, l’installation des nouveaux employés, les fournitures et équipements de bureau, l’entretien ménager/lutte antiparasitaire, les améliorations, les réparations et les rénovations.
- Gérer la flotte de véhicules de PATH DRC, y compris les nouveaux achats, l’entretien, les cartes de carburant, les licences/permis, l’assurance/réclamations, l’utilisation et les rapports.
- Mettre à jour régulièrement le registre des actifs/inventaires, au moins deux fois par an.
- Superviser les processus d’archivage et de récupération des dossiers hors site.
ACHATS / VOYAGES :
- Superviser l’acquisition rentable d’une large gamme de biens et de services, responsable de la conformité du programme pays avec PATH et les politiques des donateurs et en particulier les achats, les voyages, les conflits d’intérêts et l’éthique.
- Développer et maintenir des processus de planification et d’analyse des achats pour l’acquisition en temps opportun des biens, coordonner avec les achats mondiaux si nécessaire et fournir des méthodes proactives, rigoureuses et logiques pour résoudre les défis liés aux achats dans le pays.
- Diriger les activités d’approvisionnement, y compris les appels d’offres, la sélection et la justification des fournisseurs, l’émission des bons de commande.
- Fournir des conseils aux équipes de projet sur la planification annuelle des achats.
- Gérer les relations avec les fournisseurs (y compris les agents de voyages et les hôtels) ; examiner et sélectionner les nouveaux fournisseurs ; examiner les contrats annuels des fournisseurs.
- Identifier de manière proactive les problèmes liés aux processus d’achat quotidiens et résoudre et/ou communiquer les problèmes à la direction en temps opportun, si nécessaire.
- Diriger la préqualification des fournisseurs et prestataires de services.
- Coordonner la mise à jour et le partage du suivi des achats pour le programme pays.
- Superviser la gestion des voyages pour le bureau de pays de la RDC. Coordonner les arrangements de voyage intérieur et d’hôtel liés aux activités du programme. Veiller à ce que toutes les demandes de voyage reçoivent une réponse rapide et efficace et que les arrangements soient conformes aux procédures PATH.
- Examiner et mettre à jour activement les politiques/procédures d’approvisionnement et de voyages, au moins une fois par an.
RESPONSABLE DES PERFORMANCES :
- Superviser les tâches et les activités des assistants administratifs, de l’assistant aux opérations, des agents des opérations et du responsable des achats.
- Faciliter la réussite de chaque membre de l’équipe grâce à la communication, au coaching, au mentorat et à l’évaluation des performances.
QUALIFICATIONS:
- Baccalauréat et minimum 7 ans d’expérience en administration/gestion des affaires, approvisionnement et finance.
- Forte résolution de problèmes et excellente prise de décision.
- Expérience avec les systèmes ERP. Une expérience avec Agresso ERP sera un avantage supplémentaire.
- Une expérience de travail dans une ONG internationale est souhaitable.
- Excellentes compétences dans la suite MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Access).
- Expérience de gestion et de supervision d’une équipe.
- Travaillez bien sous pression et établissez des priorités pour respecter les délais.
- Capacité à travailler de manière autonome avec un haut degré de fiabilité, de précision et de productivité.
- Solides compétences en communication orale et écrite ; La maîtrise du français et de l’anglais est requise.
- Capacité à entretenir des relations de travail harmonieuses et à résoudre efficacement des questions administratives complexes et sensibles.
- Doit avoir une autorisation légale pour travailler en RDC.
POSTE 2 : Assistante aux opérations
L’assistant aux opérations sera basé à Kinshasa et relèvera directement du responsable des opérations et des achats. L’assistant aux opérations fournira un soutien aux opérations et aux achats dans le but global de maintenir l’efficacité des activités du programme et d’assurer le plein respect des politiques et procédures internes de PATH.
Responsabilités globales
- Aider à gérer les installations de Kinshasa et/ou d’autres grands bureaux extérieurs en RDC.
- Suivre les fonctionnalités des équipements de bureau – à l’exception des équipements informatiques – et s’assurer que les équipements du bureau fonctionnent bien et signaler tout dysfonctionnement pour action.
- Coordonne la gestion du courrier au sein du service Admin-Finance, comme organiser la collecte des factures et du courrier ; trier et distribuer le courrier entrant; organiser le courrier sortant, y compris les services de messagerie internes.
- Maintient les stocks de fournitures de bureau : fournitures de cuisine, fournitures de bureau et papeterie.
- Aider à coordonner la maintenance du matériel de bureau et le transport des bureaux satellites.
- Coordonne et tient à jour les dossiers du stationnement des téléphones du personnel et de la petite caisse.
- Assure le paiement rapide des factures et des services publics et suit les paiements.
- Au besoin, effectuer des tâches de remplacement pour le responsable des achats, l’adjointe exécutive et la réceptionniste.
Approvisionnement
- Aider le responsable des achats lors de l’ouverture des offres et de la transcription des notes de réunion.
- Sur demande, contribuer aux activités d’approvisionnement pour soutenir le responsable des achats, y compris, mais sans s’y limiter, la tenue des dossiers des fournisseurs, la gestion des contrats, les mises à jour du suivi, etc.
- Assurer la liaison avec les PADM pour assurer un soutien efficace en matière d’approvisionnement aux projets et le respect de la politique en aidant le responsable des achats à préparer le plan directeur d’approvisionnement, les demandes d’approvisionnement spécifiques, etc.
Voyages et ateliers
- Aider les projets et le bureau de pays à réserver des billets d’avion, des hôtels, des véhicules et des services de restauration.
- Rapprocher mensuellement les bons de commande PATH avec les factures reçues, suivre le paiement des services/biens reçus et assurer une notification rapide des fournisseurs.
- Tenir le SADM ou le responsable des opérations au courant de tous les problèmes de réservation et des rapprochements mensuels.
Finance
- Effectuer la saisie des données dans Business World pour les projets et le bureau de pays, selon les besoins.
- Examiner les transactions de petite caisse et la saisie des données dans GL.
- Examiner les dépenses des installations sur une base mensuelle et signaler les écarts par rapport aux budgets au SADM.
Gestion de bureau
- Tenir et mettre à jour les documents d’inventaire des fournitures de bureau et de cuisine.
- Aider aux réservations de salles de réunion ainsi qu’à l’occupation d’autres salles de discussion.
- Superviser les nettoyeurs et veiller à ce que PATH reçoive un service de qualité supérieure.
- Mettre à jour le plan des sièges du bureau.
Rôle de supervision
- Superviser la réceptionniste.
Qualifications requises
- Un baccalauréat est requis.
- Au moins 3 ans d’expérience dans le soutien à la gestion de bureau et de projet, à l’administration, aux voyages, aux achats et aux finances.
- Excellentes compétences dans la suite MS Office (Excel, PowerPoint, Word, Access).
- Une certaine expérience en supervision.
- Travaillez bien sous pression et établissez des priorités pour respecter les délais.
- Capacité à travailler de manière autonome avec un haut degré de fiabilité, de précision et de productivité.
- Solides compétences en communication orale et écrite ; La maîtrise du français et de l’anglais est requise.
POSTE 3 : Responsable des subventions et de la conformité
Le responsable des subventions et de la conformité (GM) doit fournir un soutien technique global dans la gestion des sous-subventions, faciliter la formation en gestion de programme et financière aux sous-subventions, soutenir les sous-partenaires dans la gestion des sous-subventions et aider à l’examen des sous-subventions. les accords. Il / elle sera chargé de garantir le respect des diverses règles et réglementations des donateurs, ainsi que des exigences légales et réglementaires régissant les bourses.
Le responsable des subventions supervisera la conformité globale de la mise en œuvre des activités depuis l’élaboration des plans de travail et des budgets, les rapports, les subventions secondaires et l’administration budgétaire, comme assigné par le directeur des finances. En outre, il / elle sera impliqué dans le développement et l’intégration des meilleures pratiques pour se conformer aux règles financières des donateurs, en soutenant la budgétisation des propositions des donateurs, l’analyse des revenus institutionnels, le suivi des dépenses contractuelles des donateurs, le suivi et la fourniture d’informations de gestion sur les principaux risques, contribuant ainsi au mise en œuvre de systèmes et de processus financiers améliorés pour faciliter un meilleur reporting et une meilleure conformité des donateurs.
Responsabilités professionnelles.
- Coordonner la préparation et la soumission des rapports financiers et narratifs de toutes sortes aux donateurs en liaison avec le PADM/RPM et l’équipe des revenus et des rapports.
- Gérer toutes les phases des processus de sous-subvention du projet, depuis l’attribution jusqu’à la clôture, y compris les évaluations préalables à l’attribution, la préparation des accords de sous-attribution et l’obtention des approbations internes, l’examen des demandes de décaissement des demandes de trésorerie pour en vérifier l’exactitude et la conformité avec les sous-subventions. accords et le suivi et l’évaluation des performances des sous-bénéficiaires.
- Assurez-vous que tous les documents requis pour les sous-bénéficiaires sont archivés dans le système d’information de gestion des sous-subventions (Salesforce) et assurez-vous que les livrables et les copies des pièces justificatives pour les dépenses des sous-bénéficiaires sont disponibles pour audit.
- Soutenir les processus d’audit des récompenses et des sous-subventions, suivre les résultats de l’audit et prendre des mesures pour résoudre les résultats contenus dans les rapports d’audit, tels que les éléments de coûts remis en question ou les éléments de performance des partenaires non résolus.
- En tant que point de liaison entre les partenaires et les équipes de gestion de projet de PATH, il/elle est au courant de tous les succès et échecs des partenaires.
- Veiller à ce que toutes les évaluations (évaluations des risques, évaluations des capacités, évaluations techniques spécifiques, etc.) soient documentées dans les dossiers informatisés des partenaires pour une future consultation/évaluation par PATH des opportunités de collaboration entre PATH et ces partenaires.
- Informe les partenaires de tout retour de PATH concernant leurs performances, surveille de près les plans de renforcement des capacités des partenaires et assure leur succès.
- Déterminer les besoins de renforcement des capacités des sous-bénéficiaires et travailler avec diverses parties prenantes (direction du projet, programmes, Bureau des subventions et des contrats, finances, etc.) pour concevoir des modules de formation personnalisés, y compris le suivi post-formation et la documentation associée.
- Travailler en étroite collaboration avec l’administrateur du projet et le contact juridique, si nécessaire, pour rédiger de nouveaux sous-accords et modifications.
- Examinez les certifications, assurances et autres déclarations de PATH et des sous-bénéficiaires, et effectuez une diligence raisonnable auprès des bénéficiaires, notamment en examinant toutes les demandes d’alarme concernant les exigences légales.
- Veiller à ce que des canaux efficaces de communication interne et externe concernant les subventions secondaires soient établis et respectés.
- Maintenir des communications ouvertes et régulières avec la haute direction, le Bureau des subventions et des contrats et le siège de PATH pour les mises à jour de conformité, l’apprentissage des meilleures pratiques d’autres pays, les options de résolution de problèmes, le développement professionnel, etc.
- Soutenir les équipes de projet en fournissant des conseils d’experts sur l’applicabilité des diverses règles et réglementations des donateurs.
- Établir des forums pour le partage des connaissances entre les équipes de projet à travers la RDC.
- Surveiller les périodes de sous-attribution et les tendances des dépenses des sous-bénéficiaires et travailler avec les équipes de projet pour demander et obtenir toute modification en temps opportun,
- Doit également travailler avec l’équipe technique et le RPM pour identifier les termes de référence du travail à fournir par le partenaire, les livrables et le budget.
- Mettez à jour Salesforce avec les modifications liées au statut des bénéficiaires, aux rapports d’audit, aux rapports sur les taux indirects, etc.
- Coordonner les réunions avec les partenaires de mise en œuvre.
Qualifications et expérience
- Formation supérieure requise – au minimum Master (Bac+5) dans les domaines suivants : sciences de gestion administrative et financière, gestion de projet, droit des affaires, informatique de gestion, gestion des organisations non gouvernementales.
- Une qualification professionnelle est un avantage supplémentaire, par exemple en comptabilité, en sous-traitance, etc.
- Un minimum de 7 ans d’expérience pertinente dans le secteur des ONG à des postes supérieurs de gestion des subventions/conformité dans une ONG internationale ou dans le secteur privé.
- Expérience dans la gestion et la supervision d’équipes de collaborateurs.
Compétences requises
- Capacité démontrée à appliquer et à mettre en œuvre les systèmes de passation de marchés/attributions, les réglementations, les conditions générales et les processus des bailleurs de fonds.
- Expérience de processus complexes de planification et de budgétisation, y compris la capacité de fournir des orientations claires sur les politiques et procédures des donateurs.
- Capacité à effectuer des tâches de manière indépendante avec peu ou pas de directives.
- Capacité démontrée à travailler à distance dans un environnement d’équipe collaboratif.
- Excellentes compétences en matière d’organisation, de planification, de résolution de problèmes et d’analyse.
- Expérience dans la gestion de subventions pour des programmes financés par l’USAID, le CDC, le Fonds mondial et les fondations. /Associations caritatives, banques de développement.
- Expérience dans la fourniture d’une assistance technique pour renforcer la capacité organisationnelle des organisations.
- Expérience dans l’organisation des dossiers des bénéficiaires de subventions.
- Expérience dans l’utilisation de systèmes informatisés de gestion des subventions.
- Connaissance des aspects juridiques des contrats .
- Connaissance théorique et pratique du droit des affaires et de l’environnement juridique en RDC.
- Connaissance théorique et pratique du cycle de gestion de projet.
- Capacité à parler, lire et écrire de manière claire et concise en français et en anglais.
- Expérience de travail en RDC ou dans un contexte similaire.
PATH se consacre à bâtir une main-d’œuvre inclusive où la diversité est valorisée.
PATH est un employeur garantissant l’égalité des chances. Chaque candidat qualifié sera considéré pour un emploi.
PATH ne fait aucune discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, la caste, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, les informations génétiques, l’âge, l’origine nationale, l’état civil, le statut de handicap, l’idéologie politique, le statut d’ancien militaire ou d’ancien combattant protégé, ou toute autre caractéristique protégée. par la loi fédérale, étatique ou locale applicable.
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