PATH est une organisation mondiale à but non lucratif qui se consacre à l’atteinte de l’équité en matière de santé. Avec plus de 40 ans d’expérience dans l’établissement de partenariats multisectoriels et une expertise dans les domaines de la science, de l’économie, de la technologie, de la défense des droits et de dizaines d’autres spécialités, PATH développe et développe des solutions innovantes aux défis de santé les plus pressants du monde.
Contexte
La République démocratique du Congo (RDC) est le plus grand programme national au sein du pôle Afrique centrale de la région Afrique de PATH.
Le directeur des finances et des opérations soutiendra le programme-pays de la RDC en matière de planification financière, de gestion et d’opérations efficaces et de services administratifs. Le MPO veillera à la conformité aux politiques de PATH et mettra en œuvre des processus opérationnels et financiers efficaces. Le MPO sera responsable des finances et de la comptabilité, des installations, de l’approvisionnement, de la gestion du parc automobile, de l’administration et des installations, de l’efficacité organisationnelle et de l’examen des politiques, de la conformité, de la gestion des risques et de la gestion des biens afin de s’assurer que tous les systèmes financiers et opérationnels répondent aux exigences que les opérations d’un programme en croissance rapide leur imposent.
Le directeur des finances et des opérations travaillera en partenariat avec les principaux départements, les équipes de programme et les dirigeants nationaux pour assurer une préparation appropriée en matière de sécurité et de sûreté. Le DAOP assurera également la supervision des autres pays du Carrefour. Il s’agit notamment d’assurer une bonne gestion financière, l’efficacité opérationnelle et le respect des politiques organisationnelles et des exigences des donateurs. Le rôle soutiendra les équipes pays dans le renforcement des contrôles internes, l’optimisation de l’utilisation des ressources et l’amélioration des systèmes opérationnels pour permettre une mise en œuvre efficace des programmes dans l’ensemble du centre.
Ce poste sera basé à Kinsasha, en RDC, et supervisera les équipes des finances, de l’administration, des achats, de la logistique et des installations. Le poste rendra compte au directeur national avec une ligne hiérarchique technique pointillée vers le directeur régional des opérations pour l’Afrique et en partenariat avec d’autres équipes régionales et mondiales.
Principales responsabilités :
Leadership et gestion
- Élaborer, coordonner et mettre en œuvre des plans de gestion financière, de planification et d’analyse, ainsi que d’exploitation et d’administration afin d’assurer une prestation de services efficiente et efficace et d’appuyer les activités de projet conformes.
- Diriger les équipes assignées, encadrer et perfectionner les employés, en leur fournissant des conseils au besoin.
- Assurer une dotation et un recrutement adéquats pour permettre la prestation des services en temps opportun ; faciliter et cascader l’établissement d’objectifs et les affectations d’équipe à l’appui des opérations du programme pays et de la prestation de services programmatiques, en travaillant en étroite collaboration avec la direction nationale et la direction des opérations régionales.
- Fournir un service à la clientèle d’excellence et diriger l’amélioration continue des processus pour une prestation de services efficace et efficiente.
- Travailler en étroite collaboration avec la direction nationale et le directeur des opérations régionales pour développer et mettre en œuvre des stratégies et des améliorations qui mènent à l’excellence opérationnelle.
- Contribuer à l’identification des possibilités de financement, à la planification stratégique de la croissance et au soutien à l’établissement de partenariats stratégiques, ainsi qu’à la conception et à la soumission de propositions de haute qualité
Gestion financière, planification et analyse
- Comptabilité : Superviser les processus comptables, y compris les dépenses, la paie, la conformité fiscale, les voyages et les décaissements, en veillant à ce que le service soit fourni en temps opportun et à la conformité aux politiques et procédures locales de PATH.
- Rapports et relations extérieures : Collaborer avec la direction du pays et les équipes de projet pour élaborer et compiler des informations pour les rapports ad hoc et requis pour les gouvernements, les donateurs et les autres parties prenantes.
- Assurer des rapports exacts, complets et opportuns sur le rendement financier et à des fins législatives.
- Point de contact principal avec les banques ; Gérer les relations avec les banques pour assurer une prestation de services efficace et rentable.
- Gestion des contrats et des sous-attributions : S’assurer que des processus, des systèmes de surveillance et de gestion adéquats sont en place et fonctionnent pour l’émission, la production de rapports et la surveillance des sous-attributions en temps opportun.
- Calendrier annuel et de projet : Formuler les budgets du programme pays. S’assurer que les équipes des finances et des PADM respectent les calendriers de budgétisation FP&A et que la planification et la budgétisation des projets locaux et des récompenses sont exactes et complètes, et que tous les budgets sont correctement téléchargés sur Business World (BW).
- Diriger le processus de prévision et les exercices trimestriels d’examen des activités. Mettez à jour périodiquement les prévisions financières, en mettant en évidence les principaux défis ou opportunités qui influencent le rendement par rapport aux objectifs.
- Lead PADM teams in ensuring the regular update of all forecasts in BW in and Sales Force. Obtaining necessary insights and providing narratives to the FP&A team.
- Manage Payroll and local payroll taxes, ensure compliance with local government regulations and with all financial and taxation laws, such as income tax, VAT, withholding tax, social security.
- Ensure adequate budgetary controls and adherence to these controls to ensure that all spend/expenses are properly vetted and approved against the right charge codes.
- Provide monthly financial performance reports, advising and implementing corrective actions to ensure actual results are in line with set targets.
- Support Finance Decision-making: Support the FP&A team with finance decision support in the areas to drive optimization, efficiency and agility in our operations and acting as a strategic, trusted advisor to the Country Director.
Administration et gestion des installations :
- Soutenir le gestionnaire des opérations et des achats de la DRC pour élaborer/examiner les directives et les exigences appropriées pour tous les bureaux régionaux de la DRC et s’assurer que toutes les installations nécessaires sont en place et adéquates. Cela comprend un mobilier approprié et approprié, un système de réapprovisionnement en fournitures de bureau et la sécurité du personnel.
- S’assurer que les bureaux de PATH RDC répondent aux besoins du personnel (biens mobiliers et immobiliers, espaces extérieurs le cas échéant).
- Établir, surveiller et maintenir les activités et les fonctions opérationnelles conformément aux politiques de PATH et au respect des exigences des donateurs.
- Gestion de bureau : Soutenir la gestion des bureaux physiques, des actifs, de la sûreté et de la sécurité de PATH dans tous les sites de PATH en RDC.
- Sécurité et conformité : Mettez en œuvre et maintenez des processus pour garantir un environnement de travail sûr, sain et conforme pour tous les employés et visiteurs.
- Travaille avec le Conseil civil, l’OGC et l’agent des partenariats de la RDC pour élaborer et exécuter des accords nécessitant l’examen de LA, tels que des accords d’équipe, des lettres d’engagement, des protocoles d’entente et des accords de collaboration.
- Travailler régulièrement avec les opérations régionales et s’assurer que les besoins en transport du programme-pays sont mis en œuvre de manière régulière, y compris une gestion efficace de la flotte.
- Superviser la fonction voyage du programme-pays. Superviser le respect des politiques de voyage mondiales de PATH pour le personnel de la DRC et concevoir, mettre en œuvre et maintenir des politiques de voyage spécifiques à la DRC qui complètent les politiques mondiales ; Gérer le personnel responsable de la mise en œuvre des politiques de voyage et de l’organisation des voyages ; demander toutes les autorisations nécessaires pour voyager.
- Assurer le bon entretien des bureaux et des installations.
- Examiner et obtenir une assurance responsabilité civile appropriée pour tous les bureaux et installations, y compris l’assurance des actifs.
- Veiller à ce que tous les bureaux occupés soient fournis d’autres services de base, y compris l’eau, les égouts, le nettoyage et l’entretien des terrains dans tous les bureaux occupés (au besoin).
- Au besoin, travailler avec l’équipe de DRC pour faciliter l’aménagement de nouveaux bureaux de projet, y compris l’acquisition et l’établissement d’espaces de bureaux, la négociation de baux, l’identification et l’approvisionnement de meubles et d’équipements, l’image de marque, etc.
- Travailler avec les équipes de projet et les opérations régionales pour faciliter la clôture du projet, y compris l’élimination ou la relocalisation appropriée des actifs, la fermeture et la sortie des bureaux.
- S’assurer que le registre des actifs est à jour et exact en liaison avec les équipes concernées.
Gestion des achats et des contrats :
- En collaboration avec le gestionnaire des opérations et des approvisionnements, superviser la fonction d’achat du CP, assurer la séparation des tâches, une concurrence adéquate et une sélection de fournisseurs rentables à l’appui des opérations dans les pays, en fournissant un leadership stratégique et un soutien pour des achats efficaces et efficients.
- Assurer un soutien en matière d’approvisionnement agile, efficace et centré sur le rapport qualité-prix qui permet une mise en œuvre efficace du programme.
- Fournir des conseils opportuns et appropriés sur la politique, la stratégie et la mise en œuvre de l’approvisionnement dans l’ensemble du PC.
- Accroître l’efficacité en élaborant des processus, des procédures et des pratiques exemplaires pour soutenir efficacement les programmes et les opérations dans tous les bureaux ; Créez des indicateurs de performance et de responsabilité.
- Diriger les processus d’appel d’offres et de préqualification en étroite collaboration avec l’équipe d’approvisionnement mondial et les opérations régionales.
- S’assurer que les calendriers de clôture de toutes les ententes sont dûment exécutés rapidement et que tous les documents pertinents sont soumis et déposés.
- Soutenir la mise en place d’un comité d’examen des marchés en RDC et veiller à ce que celui-ci fonctionne Façon transparente.
- Prendre l’initiative de veiller à ce que tous les dossiers et registres d’approvisionnement soient mis à jour et tenus à jour par les équipes d’approvisionnement des pays.
- Coordonner la collecte des plans annuels d’approvisionnement des RPM et les consolider dans le plan national.
- Développer et maintenir des relations solides avec les parties prenantes internes et externes afin d’assurer une performance optimale.
- Collaborer, négocier et s’engager avec les principaux fournisseurs et entrepreneurs pour assurer la livraison en temps opportun des biens et des services.
- Participer au processus de diligence raisonnable pour les fournisseurs.
- Superviser le service des achats, fournir le soutien administratif nécessaire pour les expéditions d’actifs et faciliter les exonérations, y compris fiscales, lorsque cela est viable.
- En étroite collaboration avec les responsables du programme et le responsable de la chaîne d’approvisionnement, s’assurer que toutes les fournitures du programme sont prêtes à être distribuées selon les dates de livraison convenues.
- Examinez les politiques et les seuils d’approvisionnement spécifiques à chaque pays.
- S’assurer que tout le personnel est formé sur les processus d’approvisionnement, au besoin.
Gestion du risque:
- Contrôles internes, audits et conformité fiscale : Travailler en étroite collaboration avec le directeur régional des opérations pour élaborer et superviser les procédures locales et le contrôle interne conformes aux politiques PATH.
- Coordonner les contrôles légaux et le dépôt des rapports annuels auprès des autorités gouvernementales compétentes.
- Travailler avec les opérations régionales etsuperviser tous les audits, en veillant à ce que les services d’audit et de fiscalité s’engagent en temps opportun en partenariat avec les parties prenantes internes concernées et à ce que les conclusions et recommandations de l’audit interne soient pleinement mises en œuvre.
- Soutenir la direction pays et le directeur des opérations régionales dans la fourniture de la gouvernance et de la gestion nécessaires à l’identification, à l’évaluation, à l’atténuation et au suivi des risques opérationnels du PC.
- Travailler en étroite collaboration avec les affaires juridiques et les opérations régionales pour assurer la conformité aux enregistrements, aux licences et aux exigences légales gouvernementales, y compris le dépôt des rapports annuels, le cas échéant.
- Examiner et mettre à jour régulièrement les plans de gestion de la sécurité PATH pour le pays, conformément au calendrier PATH et à l’adhésion de tout le personnel.
- Élaborer des outils, des pratiques et des politiques de gestion des risques pour analyseret rendre compte des risques de l’organisation et les gérer conformément au cadre de gestion des risques.
- S’assurer que les politiques et les stratégies de gestion des risques de l’organisation sont conformes aux normes établies et aux impératifs stratégiques.
- S’assurer que des couvertures d’assurance adéquates sont en place, mettre en œuvre des mesures de santé et de sécurité, établir des plans de continuité des activités pour limiter les risques et préparer des mesures d’atténuation.
- Fournir un soutien et organiser une formation au personnel pour renforcer la sensibilisation aux risques au sein de l’organisation.
- Soutien à l’examen des principaux contrats, des installations proposées et/ou des nouveaux paysages de programmes pour les implications des risques.
- Participer et superviser les examens et évaluer les politiques de gestion des risques, en suggérant des améliorations.
- S’assurer que les contrôles d’atténuation des risques sont mis en œuvre et fonctionnent efficacement dans les paysages et dans l’ensemble de l’organisation.
- Contribuer à l’expansion du pôle et aux efforts d’enregistrement de nouveaux pays.
- Examiner les recommandations de l’audit et s’assurer que les mesures correctives convenues sont mises en œuvre. Informer les collègues de l’équipe de haute direction, des finances et des gestionnaires des constatations récurrentes.
Rapports et relations extérieures :
- Soutenir le directeur pays et les directeurs/gestionnaires de projet dans la compilation des informations pour les rapports requis et la production de rapports pour les parties prenantes du gouvernement et des donateurs.
- Avec l’appui de l’équipe chargée des rapports aux donateurs et d’autres membres du personnel du Siège, diriger l’élaboration et la soumission des rapports financiers requis par les donateurs.
- Répondre aux demandes ponctuelles des donateurs si nécessaire.
- Rapports – développer et gérer un suivi des livrables.
- Échangez des connaissances et réseautez avec le personnel financier des organisations internationales pour comprendre l’environnement économique, social et politique du pays.
Sous-prix Administration/gestion :
- Gérer les contrats de consultants, les ordres de travail et les sous-accords et contrats de sous-traitance dans le pays, ainsi quel’élaboration et la mise en œuvre des sous-subventions et autres accords.
- Soutenir les équipes de projet des bénéficiaires dans l’élaboration de plans de travail, le suivi des progrès, le suivi des dépenses, la préparation de rapports et la facilitation de la conformité des bénéficiaires aux termes de leurs accords.
Expérience et compétences requises :
- Formation : BSC/BA en comptabilité, finance ou dans un domaine pertinent ;
- Qualification MSc/MA/MB&A ou CPA/ACCA fortement souhaitée.
- Expérience professionnelle : 10+ ans de gestion ou de direction d’équipes financières et opérationnelles au niveau national.
- Leadership : Compétences avérées en leadership avec une capacité à fournir des conseils et du soutien.
- Communication et collaboration : Excellentes capacités de communication et de relations interpersonnelles. Capacité à collaborer efficacement avec diverses équipes et parties prenantes.
- Compétences organisationnelles : Excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
- Sens financier : Connaissance approfondie des principes financiers et comptables, solide connaissance de l’analyse et des prévisions financières. Un esprit analytique doté d’une capacité stratégique.
- Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite en français et en anglais.
- Capacité à persuader et à influencer différents types de publics (contributeur unique, cadres intermédiaires et dirigeants).
- Maîtrise des logiciels : Solide maîtrise de MS Outlook, Word, Excel et des systèmes comptables ERP avancés. Connaissance d’Unit4 Business World et de Salesforce est un atout.
- Expérience dans une ONG : Une expérience antérieure dans une ONG ou un environnement similaire est très avantageuse.
- Connaissance des donateurs : Une connaissance de la gestion et de la conformité des projets des donateurs internationaux est un atout.
Compétences en leadership :
Instille la confiance : Gagner la confiance des autres grâce à l’honnêteté, l’intégrité et l’authenticité.
- Qualité des décisions : Prendre de bonnes décisions en temps opportun.
- Débrouillardise : Sécuriser et déployer les ressources de manière efficace et efficiente.
- Planifier et aligner (priorisation) : Planifier et prioriser le travail pour respecter les engagements alignés sur les besoins organisationnels.
- Génère des résultats : Obtenir des résultats de manière constante , même dans des circonstances difficiles.
- Collaborer : Établir des partenariats et travailler en collaboration avec d’autres pour atteindre des objectifs communs.
- Capacité et expérience à soutenir plusieurs programmes nationaux à travers le centre
- Adaptabilité situationnelle (agile et flexible) : Adaptation de l’approche en temps réel pour s’adapter aux exigences changeantes de différentes situations.
- Courage : S’attaquer à des problèmes difficiles, dire et faire ce qui est nécessaire, même lorsque cela n’est pas populaire, et aider le directeur pays à prendre les bonnes décisions, le cas échéant.
