MSH, une organisation mondiale à but non lucratif dans le domaine de la santé, utilise des approches éprouvées développées depuis plus de 40 ans pour aider les dirigeants, les gestionnaires de la santé et les communautés des pays en développement à mettre en place des systèmes de santé plus solides pour un plus grand impact sur la santé. Nous travaillons à sauver des vies en comblant l’écart entre les connaissances et les actions en matière de santé publique. Depuis sa fondation en 1971, MSH a travaillé dans plus de 100 pays.
Aperçu
Le responsable des finances et de l’administration de l’État est chargé de veiller au bon fonctionnement des finances et de la logistique assurées par l’unité des opérations en fournissant un soutien financier et administratif. Il ou elle travaille avec le spécialiste principal des opérations et des achats et le spécialiste de l’État pour coordonner et gérer le fonctionnement et la mise en œuvre des activités du projet dans l’État.
Responsabilités
- Préparer les bons de paiement.
- Coder correctement toutes les transactions.
- Contrôler et saisir toutes les dépenses financières de manière appropriée.
- Prise en charge des frais, y compris les indemnités journalières et de transport, des participants lors des activités sur le terrain.
- Préparer et contrôler les avances.
- Assurez-vous que les soldes des parties inutilisées des avances sont déposés sur le compte MSH.
- Préparez les bordereaux de dépôt pour que l’argent soit déposé sur le compte bancaire.
- Assurer le suivi des avances en cours et des paiements des fournisseurs pour assurer un rapprochement rapide.
- Rapprocher les avances, y compris la vérification des reçus, le codage des dépenses sur le bon général.
- Veiller à ce que les pratiques de trésorerie dans le pays minimisent l’exposition de trésorerie de MSH.
- Assurez-vous que les entrées sont saisies dans le système financier avec précision et en temps opportun.
- Organiser l’hôtel pour le personnel, les participants et les consultants qui viennent dans l’État pour des missions
- Aider à organiser l’expédition des marchandises et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de voiture et les documents d’exportation, si nécessaire, sont préparés et s’assurer que les détails d’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire.
- Gestion du calendrier, s’assurer que les salles de conférence sont réservées et assurer la logistique des réunions/conférences/activités et veiller à la mise à jour régulière des dossiers
- Aménagez les espaces pour les nouveaux employés en vous assurant que les bureaux, les chaises, etc. sont prêts à être utilisés dès le jour de leur entrée en fonction.
- Gestion des stocks et des actifs
- Coordonner les profils d’activité approuvés en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité
- Coordonner l’approvisionnement et l’engagement des fournisseurs de biens et de services.
- Coordonner les services de restauration pour les fonctions officielles à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
- Préparer les calendriers de paiement pour les fournisseurs et les participants.
- Coder correctement toutes les transactions.
- Tenir à jour les dossiers administratifs et comptables.
- Contrôler les consommations du projet (essence, électricité, eau, téléphone,)
- Participer à l’amélioration du système comptable et du système de contrôle interne.
- Assurer la conformité avec les politiques et procédures de MSH, y compris les systèmes de contrôle interne, les directives du Fonds mondial ainsi que les réglementations du gouvernement nigérian.
- Créer tous les rapports administratifs et financiers mensuellement tel que demandé par le superviseur.
- Gérer les paiements des impôts et autres paiements statutaires au niveau de l’État.
- Veiller à ce que les paiements soient compilés, examinés et envoyés au bureau de pays en temps opportun pour traitement
- Assurez-vous que les entrées sont saisies dans les journaux de suivi des activités du projet avec précision et en temps opportun.
- Assurez-vous que les activités de fin de mois et d’année sont effectuées avec précision et en conformité avec les politiques et procédures du MSH.
- Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour garantir que les opérations soient gérées et que le personnel agisse en totale conformité avec les lois locales, adhère aux exigences du contrat/de l’attribution et des donateurs, et se conforme aux politiques et aux procédures opérationnelles standard de MSH.
- Des systèmes sont en place pour garantir que les membres du personnel concernés connaissent et comprennent les lois, les exigences des contrats/attributions et des donateurs, ainsi que les politiques et procédures de MSH.
- Surveiller et assurer la conformité.
- Les responsabilités et les devoirs sont donnés à titre indicatif seulement et sont susceptibles d’être modifiés pour répondre aux besoins du projet, de l’organisation et du donateur.
- Autres tâches demandées par le superviseur.
QUALIFICATIONS
Qualifications
- Diplôme universitaire/HND en comptabilité ou certification équivalente d’une école technique de commerce.
- Minimum de 4 à 5 ans d’expérience en tant que comptable et administrateur
- Compréhension des aspects clés de la comptabilité
- Expérience avec les projets du Fonds mondial et du gouvernement américain
- Maîtrise des programmes Microsoft Office, en particulier des feuilles de calcul Excel, ou de logiciels comparables
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des initiatives
- Capacité à apprendre des procédures de programmes complexes.
- Faire preuve de bon jugement et de bon « bon sens » financier
- Bonnes compétences en dactylographie. Bonnes compétences en rédaction et en édition de notes de service. Bonnes compétences informatiques et bonne connaissance des logiciels d’application couramment utilisés.
- Connaissance des moteurs de recherche sur Internet et capacité à effectuer des recherches d’arrière-plan sur des tâches bien définies.
- Capable de travailler de manière autonome en gérant les priorités et la charge de travail dans le cadre d’un calendrier de travail général, d’instructions et de pratiques normalisées
- Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral
- Prend des initiatives et peut démarrer/achever des tâches avec des instructions de base
- Excellentes connaissances informatiques. Maîtrise de Word, Excel, Outlook, Power Point et connaissance de Photoshop. Apprendre et maîtriser le système de gestion de l’entreprise (Applied) et d’autres logiciels ou sites Web de l’entreprise, selon les besoins.
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser des projets en cours, en recherchant des moyens de devenir plus efficace dans l’accomplissement des tâches
- Cherche constamment des moyens d’aider et fournit du soutien
- Compétences en matière de collaboration
- A démontré sa capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété d’activités dans un environnement où le temps est important et à respecter les délais en prêtant attention aux détails et à la qualité.
- Solides compétences de bureau et d’organisation.
- A démontré sa capacité à travailler en équipe de manière efficace dans un environnement complexe et rapide.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à interagir de manière professionnelle avec un personnel, des clients et des consultants de cultures diverses
MSH est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne discriminera aucun employé ou candidat à un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son genre ou de son identité sexuelle, de sa religion, de ses croyances, de sa citoyenneté, de son origine nationale, de son âge, de son statut d’ancien combattant ou de son handicap sans rapport avec les exigences du poste. MSH prendra des mesures positives pour garantir que les candidats qualifiés sont embauchés et que les employés sont traités sans tenir compte de leur race, de leur âge, de leur couleur, de leur religion, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leur identité sexuelle, de leur origine nationale, de leur statut d’ancien combattant et de leur handicap. Conformément au décret exécutif 11246 du ministère américain du Travail, à l’article 503 de la loi sur la réadaptation et à l’article 4212 de la loi sur l’aide à la réadaptation après la guerre du Vietnam, MSH a élaboré et maintient un programme et un plan d’action positive.
L’égalité des chances en matière d’emploi est la loi – Français
L’égalité des chances en matière d’emploi est la loi – Espagnol
Affiche sur la transparence des salaires et la non-discrimination
Connaissez vos droits – La discrimination sur le lieu de travail est illégale
Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
Loi sur la protection des employés contre le polygraphe
