MSH, une organisation mondiale de santé à but non lucratif, utilise des approches éprouvées développées sur 40 ans pour aider les dirigeants, les gestionnaires de la santé et les communautés des pays en développement à construire des systèmes de santé plus solides pour un plus grand impact sur la santé. Nous travaillons à sauver des vies en comblant l’écart entre les connaissances et les actions en matière de santé publique.
À propos du rôle :
- L’associé des finances et de l’administration de l’État est chargé d’assurer le bon fonctionnement des finances et de la logistique fournies par l’unité des opérations en fournissant un soutien financier et administratif.
- Elle ou il travaille avec le spécialiste principal des opérations et des achats et le spécialiste de l’État pour coordonner et gérer le fonctionnement et la mise en œuvre des activités du projet dans l’État.
Les responsabilités spécifiques comprennent :
- Préparer les bons de paiement et les calendriers pour les fournisseurs et les participants.
- Codez correctement toutes les transactions.
- Tenir les dossiers administratifs et comptables.
- Effectuer le suivi des paiements impayés des fournisseurs et assurer un rapprochement en temps opportun
- Veiller à ce que les paiements soient compilés, examinés et envoyés au bureau de pays en temps opportun pour traitement.
- Veiller à ce que les entrées soient saisies dans les journaux de suivi des activités du projet avec précision et en temps opportun.
- Gérer les paiements d’impôts et autres paiements légaux au niveau de l’État.
- Organiser un hôtel pour le personnel, les participants et les consultants qui viennent dans l’État pour des missions
- Aider à organiser l’expédition des marchandises et des équipements chaque fois que nécessaire et veiller à ce que la liste de colisage, les lettres de transport et les documents d’exportation, le cas échéant, soient préparés et veiller à ce que les détails de l’expédition soient communiqués par écrit dans les plus brefs délais au destinataire.
- Gestion du calendrier, en veillant à ce que les salles de conférence soient réservées et à la logistique des réunions/conférences/activités et en veillant à mettre à jour les dossiers régulièrement.
- Aménager des espaces pour les nouveaux employés en s’assurant que la disponibilité des bureaux, des chaises, etc. est prête à être utilisée le jour du début
- Gestion des stocks et des actifs
- Coordonner les profils d’activité approuvés en s’assurant que le matériel, l’équipement, etc. requis pour l’activité sont organisés et prêts pour l’activité.
- Coordonner l’approvisionnement et l’engagement des fournisseurs pour les biens et services.
- Coordonner les services de restauration pour les réceptions officielles à l’intérieur et à l’extérieur du bureau
- Contrôler la consommation du projet (essence, électricité, eau, téléphone,)
- Participer à l’amélioration du système comptable et du système de contrôle interne.
- Assurer le respect des politiques et procédures de MSH, y compris les systèmes de contrôle interne, les directives du fonds mondial ainsi que les réglementations du gouvernement du Nigéria.
- Créer mensuellement tous les rapports administratifs et financiers demandés par le superviseur.
- Veiller à ce que les activités de fin de mois et d’année soient effectuées avec précision et conformément aux politiques et procédures de MSH.
- Autres tâches assignées.
EXPÉRIENCE MINIMALE REQUISE
- Minimum de 1 à 3 ans d’expérience en tant que comptable et en administration
- Compréhension des aspects clés de la comptabilité
- Expérience avec les projets du Fonds mondial et du gouvernement américain
- Maîtrise des programmes Microsoft Office, en particulier des feuilles de calcul Excel, ou d’un logiciel comparable
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises.
- Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives.
- Capacité à apprendre des procédures de programme complexes.
Connaissances et compétences
- Bonnes compétences en dactylographie. Bonnes compétences en rédaction et en édition de mémos. Bonnes compétences informatiques avec une bonne connaissance des logiciels d’application couramment utilisés
- Familier avec les moteurs de recherche Internet et capable d’effectuer des recherches en arrière-plan sur des tâches bien définies
- Capable de travailler de manière autonome en gérant les priorités et la charge de travail dans le cadre de l’horaire général de travail, des instructions et des pratiques standardisées.
- Excellente maîtrise de l’anglais écrit et oral
- Prend des initiatives et peut démarrer/terminer des tâches avec une direction de base
- Excellente connaissance en informatique. Maîtrise de Word, Excel, Outlook, Power Point et connaissance de Photoshop. Apprendre et maîtriser le système de gestion de l’entreprise (appliqué) et d’autres logiciels ou sites Web de l’opérateur, selon les besoins
- Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser des projets en cours, en recherchant des moyens de devenir plus efficace dans l’exécution des tâches
- Cherche constamment des moyens d’aider à soutenir.
COMPÉTENCES
- Compétence démontrée pour évaluer les priorités, gérer une variété d’activités dans un environnement urgent et respecter les délais avec une attention aux détails et à la qualité.
- Solides compétences bureautiques et organisationnelles
- Capacité démontrée à travailler en tant que membre efficace d’une équipe dans un environnement complexe et en évolution rapide.
- Excellentes compétences interpersonnelles et capacité démontrée à interagir professionnellement avec du personnel, des clients et des consultants de cultures diverses.
- Adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, rapidité du travail, qualité du travail et relations d’équipe, utilisation efficace des ressources.
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