MSH, une organisation mondiale à but non lucratif dans le domaine de la santé, utilise des approches éprouvées développées depuis plus de 40 ans pour aider les dirigeants, les gestionnaires de la santé et les communautés des pays en développement à mettre en place des systèmes de santé plus solides pour un plus grand impact sur la santé. Nous travaillons à sauver des vies en comblant l’écart entre les connaissances et les actions en matière de santé publique. Depuis sa fondation en 1971, MSH a travaillé dans plus de 100 pays.
Assistant de bureau
Objectif principal du poste
L’assistant de bureau gérera l’organisation et le fonctionnement des opérations administratives quotidiennes du bureau d’État. Il/elle coordonnera les services de soutien logistique MSH fournis à tous les domaines du programme technique et fournira un soutien logistique à tous les projets MSH dans l’État en travaillant avec l’USAID et le GON pour récupérer les expéditions auprès des douanes.
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
- Maintenir l’inventaire (fournitures, articles, équipements) et les registres d’inventaire requis.
- Gestion des stocks, des magasins et des entrepôts.
- Codage des actifs et rapports d’inventaire.
- Sauvegarde des actifs/fournitures.
- Aider à la préparation des audits internes et externes, y compris la constitution de la documentation pertinente sur les véhicules/registres logistiques.
- Aider à organiser l’expédition des marchandises et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de voiture et les documents d’exportation, si nécessaire, sont préparés et s’assurer que les détails d’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire.
- Renforcement des capacités des membres de l’équipe.
- Classez les demandes d’aide entrantes des utilisateurs finaux par téléphone et par courrier électronique de manière courtoise.
- Documentez toutes les informations pertinentes d’identification de l’utilisateur final, y compris le nom, le service, les coordonnées et la nature du problème.
- Sous la direction de l’associé informatique du PMI-S, aider à effectuer la maintenance préventive, y compris la vérification et le nettoyage des postes de travail, des imprimantes et des périphériques sur une base mensuelle (rapport mensuel des travaux effectués soumis au responsable des finances et des opérations sur le terrain).
- Préparez le projecteur et les autres supports de présentation pour des présentations de qualité.
- Testez les correctifs pour vous assurer que le problème a été correctement résolu.
- Effectuer des suivis post-résolution pour aider les demandes.
- Déplacez-vous sur le chantier chaque fois que cela est nécessaire et résolvez les problèmes de manière indépendante, dans la mesure du possible.
- Capacité à se déplacer 40 % du temps dans différents bureaux de l’État.
- Veiller à ce que des systèmes soient en place dans le pays pour garantir que les opérations sont gérées et que le personnel agit en totale conformité avec les lois locales, adhère aux exigences du contrat/de l’attribution et des donateurs, et se conforme aux politiques et aux procédures opérationnelles standard de MSH.
- Surveiller et assurer la conformité.
EXPÉRIENCE MINIMALE REQUISE :
- 3 à 5 ans d’expérience professionnelle pertinente auprès d’organisations internationales au Nigéria.
- Personnalité chaleureuse avec de solides compétences en communication.
- Connaissance des procédures administratives et de bureautique.
- Connaissance des ordinateurs et des logiciels d’application pertinents.
- Connaissance des principes et des pratiques du service à la clientèle.
- Capacité à travailler dans un standard téléphonique.
- Approche logique et flexible pour résoudre les problèmes, en particulier lorsque l’on travaille sous pression.
CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES:
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
- Compétences téléphoniques
- Communication verbale
- Compétences Microsoft Office
- Ecoute, Professionnalisme
- Orientation client, organisation
- Informer les autres
- Gère la pression
COMPÉTENCES :
- Compétences en communication verbale et écrite
- Présentation personnelle professionnelle
- Orientation vers le service à la clientèle
- Gestion de l’information
- Organisation et planification
- Attention au détail
- Initiative
- Fiabilité
- Tolérance au stress
- Capacité à voyager si nécessaire.
