L’ONG internationale MSH recrute pour ce poste (21 Juin 2024)

Responsabilités globales :

L’associé aux opérations soutient le responsable des finances et des opérations dans la gestion financière et administrative du programme MTaPS Nigeria.

Ils aident à mettre en œuvre les activités du programme et à la gestion du bureau, y compris les tâches de secrétariat, la planification des réunions, la fourniture d’une assistance logistique, la préparation des documents, l’achat de biens et de services, le soutien aux tâches financières et le maintien d’opérations de bureau efficaces.

Ce poste adhère à la politique d’intégrité des achats de MSH et aide à protéger les actifs (financiers et physiques) de MSH et des donateurs contre la fraude, la perte ou l’utilisation abusive. L’associé assistera également le STA dans diverses tâches selon les instructions.

Ateliers et formations :

• Soutenir la STA et l’équipe dans la réservation des voyages et de l’hébergement et dans le traitement des autorisations.
• Réservation des salles et restauration pour les événements.
• Préparer le matériel de conférence/atelier, collecter les documents des participants et gérer les rapports de formation et les listes de présence.

Voyages, transports et logistique :

• Réservez des billets de voyage par itinéraire et organisez les transferts aéroport.
• Diffuser des informations de voyage pour les briefings des visiteurs.
• Organiser le transport terrestre et rédiger les itinéraires selon les demandes.

Réception et installations :

• Couvrez la réception, gérez les appels, les visiteurs, les livraisons et les expéditions.
• Coordonner et planifier les réservations des salles de réunion, mettre en place l’équipement nécessaire.
• Gérer la livraison et l’expédition du matériel, de la correspondance et des documents.
• Préparer les envois postaux et coordonner le courrier/l’expédition des documents vers/depuis les sites du projet.

Comptabilité:

• Aider à la préparation des bons, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient joints.
• Support général:
• Planifiez des réunions externes et pré-remplissez des documents tels que des demandes d’achat et des avances de voyage.
• Aider à la copie, à l’impression, à la numérisation de routine et au classement des documents de programme, financiers et de formation.
• Mettez à jour le suivi des actifs avec toutes les informations requises, à la demande de l’équipe.
• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction.

Exigences de l’emploi:

• Éducation minimale requise :
• Baccalauréat ou expérience pertinente équivalente.

Expérience minimale requise :

• Minimum d’une à trois années d’expérience dans un rôle similaire.
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit.
• Capacité à travailler de manière indépendante et à prendre des initiatives sous la supervision du STA.
• Capacité à apprendre des procédures de programmes complexes.

Connaissances et compétences:

• Solides compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Maîtrise de Microsoft Word et Excel.
• Bonne connaissance des exigences du poste.
• Maîtrise de l’anglais souhaitée.

Compétences professionnelles de base :

• Excellentes compétences en dactylographie, en composition de mémos et en édition.
• Maîtrise des applications logicielles couramment utilisées.
• Capacité à effectuer des recherches sur Internet et à effectuer des recherches en arrière-plan sur des tâches bien définies.
• Capacité à gérer les priorités et la charge de travail de manière indépendante.
• Maîtrise de Word, Excel, Outlook et PowerPoint ; la connaissance de Photoshop est un plus.
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à organiser efficacement les projets en cours.