MSH, une organisation mondiale à but non lucratif dans le domaine de la santé, utilise des approches éprouvées développées depuis plus de 40 ans pour aider les dirigeants, les gestionnaires de la santé et les communautés des pays en développement à mettre en place des systèmes de santé plus solides pour un plus grand impact sur la santé. Nous travaillons à sauver des vies en comblant l’écart entre les connaissances et les actions en matière de santé publique. Depuis sa fondation en 1971, MSH a travaillé dans plus de 100 pays.
Dans le cadre des activités du Projet de Renforcement des Systèmes de Santé (PReSS) financé par l’USAID et mis en œuvre par MSH au Bénin, l’organisation recherche deux (02) Assistants en Finances et Administration, pour ses bureaux régionaux de Lokossa et Djougou.
RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES
L’Assistant(e) en Finances et Administration fournita un soutien à la gestion des opérations, la gestion des finances, et l’administration en général.
Il/elle apportera une assistance à l’approvisionnement en biens et services, à la planification et à la logistique des ateliers, à la coordination avec les partenaires locaux gouvernementaux et non gouvernementaux, et à tout autre soutien administratif requis par la Directrice des Finances et de Opérations ou d’autres membres du personnel de MSH au besoin.
Il/elle assurera la conformité avec les politiques et procédures de MSH, y compris les systèmes de contrôle interne.
L’Assistant en Finances et Administration apportera également un soutien à la préparation des plans d’activités et des budgets, à la coordination de la logistique des voyages, à la prise de notes et à la planification des réunions, à la préparation de documents pour les réunions et ateliers, et à la gestion des fournitures de bureau.
RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES
2.1 Responsabilités administratives
- Fournir un soutien administratif à l’équipe financière, à l’équipe du bureau régional et au personnel du projet en général, pour assurer des opérations de bureau fluides et efficaces.
- Assurer la gestion du bureau et des fonctions de support telles que la couverture de la réception, la réception et le passage d’appels, la gestion de la correspondance, y compris la gestion des courriers entrants et sortants, l’acceptation et la signature des livraisons, la gestion des services de messagerie, le classement et la saisie de données, etc.
- Soutenir l’organisation et la tenue de diverses réunions en assistant aux réunions et prendre des notes si nécessaire, en circuler l’ordre du jour avant les réunions lorsque demandé.
- Gérer (réception et distribution) des fournitures de bureau, de l’approvisionnement et de l’inventaire des articles de bureau, gérer les niveaux de stock et garantir une utilisation correcte.
- Préparer la correspondance et la communication au nom du personnel et des consultants selon les besoins.
- Gérer les installations de bureau et collaborer avec les fournisseurs pour les services de maintenance.
- Soutenir l’organisation logistique et les arrangements de voyage pour le personnel du bureau régional et les consultants, y compris en soutenant les arrangements pour le transport terrestre
- Participer à l’organisation logistique pour tous les ateliers, conférences et réunions, y compris la détermination des besoins en restauration, la préparation des documents de conférences/ateliers, la distribution et la gestion des invitations, l’assistance à l’organisation des voyages , de l’hébergement et de l’inscription des participants.
- Vérifier les listes de présence et les pièces de missions requises avant la préparation de la liste de paiement
2.2 Assistance à la Gestion des véhicules
- Organisateur du planning des véhicules, ainsi que du planning des chauffeurs pour les missions
- Coordonner les activités des chauffeurs pour la transmission des courriers et autres cours.
- Assister les chauffeurs pour le remplissage de leur feuille de temps mensuel.
2.3 Responsabilités Financières :
- Soutenir la revue des budgets d’activités pour assurer l’exactitude et l’efficacité des coûts
- Vérifier les rapports de frais de voyage et garantir l’exactitude et l’exhaustivité des documents justificatifs.
- Assurer les décaissements de la caisse de petite monnaie, le renflouement et le décompte de la petite caisse, classer tous les dossiers pertinents.
- S’assurer que les transactions de petite monnaie sont appuyées et enregistrées quotidiennement.
- Gérer les comptes créditeurs – réception des biens et des factures et s’assurer de l’exhaustivité des documents justificatifs pour le paiement.
- Examiner régulièrement les coûts encouragés par rapport aux activités du projet selon le plan de travail et signaler toute divergence à la Directrice des finances et des Opérations.
- Maintenir les dossiers électroniques des réclamations et de la documentation à l’appui
- Soutenir l’équipe finance sur les questions financières et aider à produire des listes d’actions avec une résolution rapide
- Aider l’équipe financière à préparer les prévisions annuelles pour les dépenses administratives
- Assister l’équipe financière dans la compilation du budget et les rapports de gestion financière sur une base mensuelle et ad hoc
- Soutenir l’équipe des finances et de l’administration pendant les heures de pointe et couvrir les autres membres du personnel pendant les vacances et autres absences
PROFIL RECHERCHE
Diplôme de premier cycle (BAC+3) en Administration des affaires, en Comptabilité Gestion ou dans un domaine connexe.
3.2 Expériences professionnelles
- De 2 à 4 ans d’expériences professionnelles pertinentes dans un poste administratif et financier est nécessaire.
- Une expérience dans le travail administratif de soutien à une équipe internationale est nécessaire
- Une expérience dans des projets-programmes dans le domaine de la santé, au sein d’ONG est un atout important
- Une bonne connaissance des bailleurs internationaux et spécifiquement de l’USAID est un atout supplémentaire
3.3 Compétences et connaissances
- La Maîtrise du français, y comprenant les compétences en lecture, écriture et communication orale est indispensable
- Des connaissances et compétences de base en gestion des opérations et en approvisionnement sont indispensables.
- Des connaissances et compétences de base en comptabilité et finance sont nécessaires.
- Compétences fonctionnelles : Souci du détail avec d’excellentes compétences interpersonnelles et capacité à travailler en équipe. Organisation démontrée, planification, gestion du temps et résolution de problèmes. Capacité à travailler de manière autonome, prioriser les tâches et prendre des initiatives.
- Avoir la capacité à garantir la réalisation des résultats : orientation client, gestion et mesure du travail, partage d’informations, établissement de priorités et résolution de problèmes.
QUALIFICATIONS
- Compétences personnelles de base : éthique et valeurs, intégrité et confiance, jugement éclairé, capacité à travailler dans un environnement orienté vers l’équipe ; excellentes compétences en écoute, communication orale et écrite.
- Compétences MSH de base : adaptabilité, communication, résolution de problèmes, créativité et innovation, ponctualité du travail, qualité du travail et relations d’équipe, utilisation des ressources.
MSH est un employeur garantissant l’égalité des chances et ne discriminera aucun employé ou candidat à un emploi en raison de sa race, de sa couleur, de son sexe, de son orientation sexuelle, de son genre ou de son identité sexuelle, de sa religion, de ses croyances, de sa citoyenneté, de son origine nationale, de son âge, de son statut d’ancien combattant ou de son handicap sans rapport avec les exigences du poste. MSH prendra des mesures positives pour garantir que les candidats qualifiés sont embauchés et que les employés sont traités sans tenir compte de leur race, de leur âge, de leur couleur, de leur religion, de leur sexe, de leur orientation sexuelle, de leur identité sexuelle, de leur origine nationale, de leur statut d’ancien combattant et de leur handicap. Conformément au décret exécutif 11246 du ministère américain du Travail, à l’article 503 de la loi sur la réadaptation et à l’article 4212 de la loi sur l’aide à la réadaptation après la guerre du Vietnam, MSH a élaboré et maintient un programme et un plan d’action positive.
L’égalité des chances en matière d’emploi est la loi – Français
L’égalité des chances en matière d’emploi est la loi – Espagnol
Affiche sur la transparence des salaires et la non-discrimination
Connaissez vos droits – La discrimination sur le lieu de travail est illégale
Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
Loi sur la protection des employés contre le polygraphe
