Management Sciences for Health (MSH) est une organisation mondiale à but non lucratif qui apporte des changements fondamentaux aux systèmes de santé afin de protéger les personnes contre les maladies et d’améliorer leur santé. MSH collabore avec des partenaires locaux, du ministère à la communauté, pour renforcer et compléter les systèmes de santé existants. Depuis 1971, MSH travaille dans plus de 150 pays pour assurer un accès durable, résilient et équitable à des soins de santé de qualité dans le monde entier.
Objectif principal de l’emploi
L’assistant(e) de bureau gérera l’organisation et le fonctionnement des opérations administratives quotidiennes du bureau d’État. Il/elle coordonnera les services de soutien logistique MSH fournis à tous les domaines techniques du programme et fournira un soutien logistique à tous les projets MSH dans l’État en travaillant avec l’USAID et le GON pour récupérer les cargaisons à la douane.
Responsabilités générales
- Tenir à jour l’inventaire (fournitures, articles, équipement) et les registres d’inventaire requis.
- Gestion des stocks, des magasins et des entrepôts.
- Codage des actifs et rapports d’inventaire.
- Sauvegarde des biens/fournitures.
- Aider à la préparation des audits internes et externes, y compris la mise en place de la documentation pertinente sur les véhicules et les dossiers logistiques.
- Aider à organiser l’expédition des marchandises et de l’équipement chaque fois que nécessaire et s’assurer que la liste de colisage, les lettres de voiture et les documents d’exportation sont préparés au besoin et s’assurer que les détails de l’expédition sont communiqués par écrit rapidement au destinataire.
- Renforcement des capacités des membres de l’équipe.
- Classez les demandes d’aide entrantes des utilisateurs finaux par téléphone et par e-mail de manière courtoise.
- Documentez toutes les informations pertinentes d’identification de l’utilisateur final, y compris le nom, le service, les coordonnées et la nature du problème ou du problème.
- Sous la direction de l’associé des TI du PMI-S, aider à effectuer l’entretien préventif, y compris la vérification et le nettoyage des postes de travail, des imprimantes et des périphériques sur une base mensuelle (rapport mensuel du travail effectué soumis au directeur des finances et des opérations sur le terrain).
- Préparez le projecteur et les autres supports de présentation pour des présentations de qualité.
- Testez les correctifs pour vous assurer que le problème a été résolu de manière adéquate.
- Effectuer des suivis post-résolution pour les demandes d’aide.
- Se rendre dans les bureaux du site chaque fois que cela est nécessaire et résoudre les problèmes de manière indépendante dans la mesure du possible.
- Possibilité de se déplacer 40% du temps dans divers bureaux de l’État.
- S’assurer que des systèmes sont en place dans le pays pour s’assurer que les opérations sont gérées et que le personnel agit en totale conformité avec les lois locales, qu’il respecte les exigences en matière de contrats/d’attribution et de donateurs, et qu’il se conforme aux politiques et procédures opérationnelles standard de MSH.
- Surveillez et assurez la conformité.
QUALIFICATIONS
Scolarité minimale requise
Diplôme universitaire
Expérience minimale requise
- 3 à 5 ans d’expérience professionnelle au sein d’organisations internationales au Nigeria.
- Personnalité chaleureuse avec de solides compétences en communication.
- Connaissance des procédures administratives et administratives.
- Connaissance de l’informatique et des logiciels pertinents.
- Connaissance des principes et des pratiques en matière de service à la clientèle.
- Capacité à faire fonctionner un standard téléphonique.
- Approche logique et flexible pour résoudre les problèmes, en particulier lorsque l’on travaille sous pression.
Connaissances et compétences
- Compétences linguistiques verbales et écrites en anglais requises
- Compétences téléphoniques
- Communication verbale
- Compétences Microsoft Office
- Ecoute, Professionnalisme
- Orientation client, Organisation
- Informer les autres
- Gère la pression.
Compétences
- Compétences en communication verbale et écrite
- Présentation personnelle professionnelle
- Orientation vers le service à la clientèle
- Gestion de l’information
- Organisation et planification
- Souci du détail
- Initiative
- Fiabilité
- Tolérance au stress
- Capacité à se déplacer si nécessaire.
MSH souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et n’exercera aucune discrimination à l’égard d’un employé ou d’un candidat à un emploi sur la base de la race, de la couleur, du sexe, de l’orientation sexuelle, du genre ou de l’identité de genre, de la religion, des croyances, de la citoyenneté, de l’origine nationale, de l’âge, du statut d’ancien combattant ou d’un handicap sans rapport avec les exigences du poste. MSH prendra des mesures positives pour s’assurer que les candidats qualifiés sont employés et que les employés sont traités sans distinction de race, d’âge, de couleur, de religion, de sexe, d’orientation sexuelle, d’identité de genre, d’origine nationale, d’ancien combattant et de handicap. Conformément à l’ordonnance 11246 du Département du travail des États-Unis, à l’article 503 de la loi sur la réhabilitation et à l’article 4212 de la loi sur l’aide à la réadaptation de l’ère vietnamienne, MSH a élaboré et maintient un programme et un plan d’action positive.
