MSH, organisation mondiale à but non lucratif œuvrant dans le domaine de la santé, utilise des approches éprouvées, développées depuis plus de 40 ans, pour aider les dirigeants, les responsables de la santé et les communautés des pays en développement à bâtir des systèmes de santé plus solides et à optimiser leur impact sur la santé. Nous œuvrons pour sauver des vies en comblant le fossé entre connaissances et actions en santé publique.
Responsable des achats et de la conformité
Il supervise et forme les membres de l’équipe Achats sur les projets directs dans les bureaux extérieurs de MSH, veille à la conformité de MSH en saisissant et en soumettant les rapports de conformité requis, et facilite l’utilisation des solutions informatiques pour les achats et la conformité contractuelle. Le responsable Achats et Conformité forme le personnel chargé des contrats et des achats à l’utilisation de Costpoint, complète les dossiers contractuels pour les nouvelles attributions et veille à la mise à jour des sous-attributions et des modifications dans Costpoint.
Responsabilités
Gestion et approvisionnement de biens et de services commerciaux
- Agir en tant qu’expert principal en la matière (EM) pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement, élaborer des politiques et des procédures liées à l’approvisionnement en collaboration avec le directeur des contrats, de l’approvisionnement et de la conformité.
- Superviser le coordinateur des achats mondiaux et fournir un soutien quotidien aux responsables des achats sur les projets sur le terrain.
- Fournir un encadrement et un mentorat au personnel habilité à exécuter des fonctions d’approvisionnement.
- Exécuter des fonctions d’approvisionnement en biens et services, y compris la gestion logistique.
- Maintenir la connaissance des réglementations fédérales en matière d’importation/exportation, des réglementations fédérales en matière d’acquisition et de la conformité de MSH aux réglementations pour encadrer/former le personnel et assurer la conformité.
- Gérer et superviser l’achèvement des tâches effectuées par le personnel des achats.
- Assumer la responsabilité principale de l’approvisionnement en produits soumis à restrictions dans les pays assignés.
- Établir et améliorer les relations avec les fournisseurs pour stimuler les initiatives d’approvisionnement et les fournisseurs afin d’atteindre ou de dépasser la qualité des produits, le service et de fournir des réductions de coûts durables, tout en réduisant ou en atténuant les risques dans la chaîne d’approvisionnement.
Rapports de conformité
- Effectuer un audit annuel et demander les certifications annuelles requises des sous-bénéficiaires, en veillant à un examen approprié des audits et à un suivi.
- Développer et maintenir des procédures et des outils de suivi de démarchage d’audit et de certification annuelle.
- Saisie et soumission complètes des rapports de conformité requis tels que la TVA, la FFATA, la sous-traitance des petites entreprises, les rapports sur les contrats de services et la traite des personnes.
- Restez informé des modifications apportées aux directives relatives aux exigences de déclaration de conformité pour les clients
Costpoint et solutions informatiques pour les achats et la conformité contractuelle
- Faciliter l’utilisation de solutions informatiques pour les achats et la conformité contractuelle.
- Superviser le système d’achat de MSH, Costpoint, et fournir une orientation stratégique sur les actions d’approvisionnement, les flux de travail et les seuils, ainsi que le suivi lié aux demandes d’achat et aux bons de commande.
- Former le personnel chargé des contrats et des achats à l’utilisation de Costpoint pour les achats et au module contrats de Costpoint.
- Créer des enregistrements de contrat pour les nouvelles attributions dans Costpoint
- Effectuer des contrôles ponctuels trimestriels pour garantir que les responsables des contrats et des achats maintiennent les informations de Costpoint à jour et exactes avec les nouveaux accords, sous-attributions et modifications.
Divers
- Participer à toutes les réunions de l’équipe de soutien du projet et réaliser les livrables assignés.
- Assister aux réunions du personnel. Préparer et présenter les sujets assignés lors des réunions du personnel.
- Participer à l’élaboration du plan de travail du département/bureau.
Qualifications
- Titulaire d’un diplôme d’études supérieures en approvisionnement, en achat et en approvisionnement, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, un domaine d’études lié aux responsabilités assignées.
- 7+ années d’expérience connexe sont préférées.
- Connaissance des réglementations, des politiques et des procédures des donateurs.
- Capacité à travailler dans des environnements multiculturels et linguistiques
- Connaissance des stratégies, tactiques, processus, procédures et systèmes d’approvisionnement et d’approvisionnement mondiaux.
- Connaissance pratique de Costpoint.
- Connaissance pratique des réglementations des donateurs, notamment FAR, AIDAR et 2 CFR 200.
- Compétences avancées en tableur requises ; connaissance d’autres logiciels d’application Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et capacité à apprendre de nouvelles applications.
- Solides compétences organisationnelles pour gérer et coordonner une variété de tâches simultanément.
- Solides compétences en communication verbale et écrite.
- Bonnes compétences interpersonnelles.
- Maîtrise de l’anglais requise (y compris l’expression orale, écrite, la compréhension et la lecture).
- Une attention exceptionnelle aux détails.
- A démontré sa capacité à apprendre des procédures complexes.
- Capacité à travailler efficacement sous pression dans un environnement en évolution rapide, en gardant en tête plusieurs priorités.
- Capacité à faire preuve de jugement et à résoudre des problèmes.
- Capacité à travailler de manière autonome ainsi que dans un environnement axé sur le travail d’équipe.
- Capacité à voyager et à travailler dans les pays dans lesquels MSH opère.
- Environnement de bureau incluant l’utilisation du clavier, le tirage des tiroirs, le levage de papiers <10 lb.
