Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui porte assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d’origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d’appartenance politique.
POSTE 1 : AGENT DE PRÉPARATION ET DE VOYAGE -PTO 6
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS ET TÂCHES
Organisation des départs sur le terrain du personnel international en mission MSF
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- Aide la personne à accéder à toutes les informations pertinentes concernant la mission de destination.
- Reçoit et classe les documents relatifs aux procédures d’entrée en emploi, aux permis de travail, aux traductions de diplômes, etc.
- Prépare tous les documents pour obtenir un visa ; demande les visas ou guide la personne sur la façon de faire la demande.
- Réserver des vols et des hôtels via une agence de voyages, conformément aux politiques et à l’éthique de MSF.
- Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des séances d’information.
- Après consultation avec le PM et le REHUCO, des formations techniques sont inscrites à l’ordre du jour.
- Transmet toutes les informations nécessaires concernant l’arrivée de la personne au HRCO de la mission.
- A chaque étape du processus, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations liées au départ.
Organisation des retours du personnel international travaillant dans les missions MSF
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- Centralise la gestion du retour du personnel international sur le terrain en collaboration avec le HRCO ; garantit que les procédures de voyage et les visas sont corrects ; informe tous les interlocuteurs concernés du retour de la personne.
- Reçoit les formulaires de fin de mission (FDM) et les met à disposition de l’unité administrative.
- Demande de visas pour tout le personnel international en cas de besoin.
- Réserver des vols et des hôtels via une agence de voyages, conformément aux politiques et à l’éthique de MSF.
- Prépare et envoie les documents de voyage au HRCO.
- Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des débriefings
- Vérifie, calcule et paie les indemnités journalières correspondant au séjour de l’employé au siège et aux autres dépenses conformément à la politique de voyage et d’indemnités journalières de MSF OCBA.
- A chaque étape du processus de retour, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations.
Autres tâches liées aux déplacements vers/depuis/entre les missions
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- En cas de détachements, recueille la documentation requise en matière de données personnelles auprès du HRCO et la met à la disposition de l’unité administrative.
- Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel international de MSF rentrant chez lui pour les vacances conformément aux politiques MSF OCBA.
- Organise les déplacements et les visas vers et depuis les missions pour les MIO (Mobile Implementation Officers), les mentors, les évaluateurs et informe de ces mouvements dans SAP.
Information, Communication et Gestion des Connaissances
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- Connaît la politique de voyage de MSF, s’engage à respecter l’éthique des dépenses de MSF et applique ces principes dans son travail quotidien.
- Collecte toutes les informations nécessaires concernant les pays gérés (visas, permis de travail, vols, exigences sanitaires, etc.) et les tient à jour.
- Maintient le contact et partage des informations avec son homologue dans d’autres sections MSF chaque fois que nécessaire.
- Fournit des informations et des conseils sur les visas aux personnes en charge de l’organisation d’ateliers, de semaines de coordination ou d’autres événements MSF OCBA.
- Est la personne référente pour toutes les questions concernant les contraintes de voyage (visas, délais, limites, permis de travail, etc.) dans les pays de mission.
- Partage et garantit le respect de la politique de voyage de MSF et communique avec tous les interlocuteurs concernés.
Autres
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- À la demande du responsable de la préparation et des voyages, prend le relais (temporairement ou à plus long terme) de tout autre PTO (y compris le PTO de l’unité d’urgence et le PTO de l’unité d’apprentissage) pendant les congés de maladie, les vacances, les changements opérationnels ou lorsque la charge de travail l’exige.
CRITÈRES DE SÉLECTION
- Un diplôme en tourisme est un atout.
- Expérience MSF.
- Expérience dans le secteur touristique (Agence de voyages, Compagnie aérienne, Coordination d’événements, Gestion de visas).
- Une expérience MSF dans un poste RH (HRCO, admin, etc.) est un plus.
- Une expérience dans la gestion des voyages/visas/permis de travail dans un environnement d’ONG est un atout.
- La maîtrise de l’espagnol, de l’anglais et du français est indispensable.
- Excellentes connaissances informatiques (environnement Microsoft Office).
- La connaissance de SAP sera un plus.
CONDITIONS
- Poste basé dans n’importe quel hub MSF OCBA (Barcelone, délégations du bureau MSF-Espagne, Amman, Bogota, Dakar ou Nairobi). Le lieu final sera soumis à l’employabilité du candidat présélectionné (résidence, permis de travail, etc.).
- Durée : Contrat à durée indéterminée avec un engagement minimum de 3 ans.
- Travail à temps plein.
- Salaire brut annuel : niveau 2C du siège + avantages annexes basés sur la politique de rémunération OCBA de MSF. Sous réserve des conditions locales.
- Date de début : mi-février.
COORDINNATEUR DE RECHERCHE OPÉRATIONNELLE
RESPONSABLE RÉGIONAL INTERSECTION D’APPRENTISSAGE ET DE DÉVELOPPEMENT
