Médecins Sans Frontières est une organisation humanitaire médicale internationale indépendante qui délivre une aide médicale d’urgence aux populations en danger touchées par les conflits armés, les épidémies, les désastres naturels et créés par l’homme et aux populations n’ayant pas accès aux soins de santé. MSF est présent dans plus de 70 pays et s’est réinstallée au Benin depuis février 2022.
POSTE : RESPONSABLE DE L’ADMINISTRATION DU PERSONNEL
OBJECTIFS DU POSTE :
Veiller à ce que MSF soit un employeur responsable tout au long de la mission, prendre en charge la bonne gestion des ressources humaines à tous les niveaux et assumer l’entière responsabilité de toutes les questions administratives et juridiques de la mission.
Responsabilités :
• Mettre en place des indicateurs de performance et en assurer le suivi au sein de chaque unité ; faire rapport de l’évolution de la situation au coordinateur à l’approvisionnement. Connaître la législation du travail en vigueur dans le pays de la mission ; se maintenir informé.e de toute modification apportée à la législation du travail à travers la vérification régulière des sources de la législation et / ou des rencontres régulières avec des avocats, d’autres autorités locales à ce niveau.
• Connaître toutes les politiques, procédures, outils, normes et principes de MSF s’appliquant au personnel (national, international, régional, etc.), conditions de travail, avantages sociaux et rémunération, profils de poste et grilles de fonctions, couverture maladie, etc. ; les adapter à la réalité de la mission et assurer une mise en œuvre équitable, efficace, transparente et responsable par tout le personnel concerné tout au long de la mission.
• Se charger de la bonne mise en œuvre et du suivi des règlements internes et des conditions des contrats de travail de tout le personnel national, et veiller à ce que l’ensemble du personnel soit employé dans un cadre offrant des conditions de travail équitables et conformes à la législation locale, à la vision, aux valeurs et aux principes RH de MSF.
• En étroite collaboration avec le coordinateur RH, veiller à organiser des réunions administratives régulières avec l’ensemble du personnel tout au long de la mission afin que chacun connaisse ses droits et devoirs et soit informé de tout changement susceptible de l’affecter dans la législation du travail et les conditions générales d’emploi (à savoir amendements juridiques, changements dans les pratiques locales, nouvelles politiques ou procédures RH-admin, modifications des règlements intérieurs, etc.)
• Veiller à ce que toutes les fonctions et les profils de poste au niveau de la mission concordent avec la grille de fonction approuvée par le siège et correspondent aux profils de poste standards et à la grille de fonction de MSF, et que toute nouvelle fonction ou modification de l’une d’elles (y compris les modifications importantes dans les responsabilités et/ou l’association de fonctions existantes) fasse l’objet d’une demande préalable au coordinateur des RH et Responsable RH pour validation par le siège. Identifier les écarts et les communiquer au coordinateur RH afin d’élaborer un plan d’action dans le cas où des corrections seraient nécessaires/appropriées.
• Veiller à ce que la rémunération du personnel national (salaire, ajustements a posteriori, compensations, soldes de tout compte, etc.) et les avantages (jours fériés, congés, couverture sociale, couverture de santé, etc.) correspondent à la grille des salaires de la mission validée par le siège, le règlement intérieur et les politiques RH, en s’assurant que MSF se comporte à tout moment en employeur responsable.
• En étroite coordination avec le coordinateur financier, garantir le respect de la législation nationale en ce qui concerne les impôts des employés et la sécurité sociale au niveau de la mission ; vérifier que les formulaires de déclaration mensuelle des impôts et que les cotisations de sécurité sociale de l’employé/employeur sont exactes et les transmettre au département finances.
• Dans le cas où un risque juridique est détecté dans son domaine de compétences, en informer le coordinateur RH et suggérer les mesures à prendre pour le prévenir. Assurer le suivi des réclamations des employés et tenir le coordinateur RH informé à tout moment.
• Veille à ce que MSF, en tant qu’employeur, ainsi que l’ensemble de son personnel respectent les mesures de sécurité et de prévention des risques telles qu’énoncées par la législation locale et/ou les politiques et procédures normalisées de MSF.
• Assure un système de classement efficace (fichiers physiques et numériques) de tous les fichiers administratifs au niveau de la mission, tout en garantissant la stricte confidentialité des dossiers personnels des employés et autres documents administratifs privés à la demande du coordinateur des HR ; veiller à la préparation en cas d’évacuation.
• Sur demande du coordinateur HR, rester en contact régulier avec les ministères, les administrations nationales, les autres sections MSF et toute autre ONG afin d’améliorer/tenir à jour les pratiques administratives.
• Maîtriser parfaitement Homere, en assurer le paramétrage approprié, l’utilisation correcte et la qualité des données dans toute la mission, être la référence technique de la mission en l’absence d’une personne spécifiquement responsable du système.
• Contrôler, en étroite collaboration avec le coordinateur RH et le service logistique, que tous les mouvements internationaux et internes à la mission sont correctement gérés (visas, billets, indemnités journalières le cas échéant, dates d’arrivée / de départ, etc.), et assure des conditions d’hébergement appropriées (c.-à-d. logement, nourriture, etc.) en informant toutes les personnes/départements concernés.
Responsabilités spécifiques
• S’assurer que les Assistants RH sur les projets mettent à jour Homère au quotidien et les appuyer techniquement si
nécessaire.
• Assurer la formation des Assistants RH sur Homère, à savoir : – Utilisation de l’outil statistiques ; – Installation Homère ; – Importation des paramètres.
• Vérifier les rapports RH et les salaires de la mission.
• Consolider les terrains Homère (en assurer la gestion quotidienne sur l’ensemble de la mission) et le rapport mensuel RH, en assurant le partage mensuel avec le siège.
• Suivre les dossiers du personnel auprès des autorités (Inspection du travail, Services des Impôts, CNSS, …).
• Veiller à ce que le processus de recrutement respecte les politiques en place, et s’assurer qu’un pool de réserve est
constitué après le recrutement.
• S’assurer que les congés sont planifiés par les différents superviseurs/ managers sur toute l’année en cours et que les congés sont pris selon la planification.
• S’assurer que le processus de feedback est planifié par les différents superviseurs.
• S’assurer que tout.e nouvel.le employé.e reçoive le briefing administratif.
Qualification et Expérience Requise
Formation : Diplôme de Master (BAC+5) en Gestion des Ressources Humaines ou diplôme équivalent en administration du personnel.
Expérience : Une expérience de trois ans au minimum dans le domaine de l’administration du personnel de préférence dans les ONG internationales.
Connaissance avérée des procédures RH de MSF (connaissance des politiques et outils administratif/RH)
Connaissance :
Une parfaite maitrise de l’outil Homère est indispensable avec une maitrise de la dernière version du système d’exploitation Microsoft et des applications professionnelles (Office365 : OneDrive / Sharepoint / Teams / Outlook / Word / Excel / PowerPoint etc.).
Compétences:
Langues:
– Gestion et développement du personnel, adhésion aux principes de MSF, souplesse de comportement, résultat et sens de la qualité, travail d’équipe et coopération.
– Excellente maîtrise du français, de quelques langues locales (fon, adja, dendi etc…). La maîtrise de l’anglais,
de préférence niveau B1, est un atout.
COMMENT POSTULER ?
Soumettre un dossier composé d’une lettre de motivation, d’un CV à jour, des attestations de travail et la copie des diplômes. Le dossier de candidature sera déposé au bureau de la coordination de Médecins Sans Frontières, au plus tard le 22 mars 2025 à 12h00 avec la mention « Candidature au poste de Responsable d’Administration du Personnel », et sera adressé à la Coordinatrice des Ressources Humaines de MSF au Bénin, Lot B5, C/316, Rue 374, Haie Vive Cotonou.
Le dossier peut être également envoyé en fichier unique par voie électronique à l’adresse suivante avec la même mention précédemment soulignée: [email protected]
MSF encourage les candidatures féminines.
Seuls les candidats sélectionnés seront convoqués à un test écrit et ensuite à un entretien oral.
MSF encourage les candidatures féminines.
NB : MSF se réserve le droit de ne pas donner suite à cette offre d’emploi.
