Nous faisons un effort supplémentaire pour atteindre les personnes touchées par les urgences et les crises – sans distinction de race, de croyance ou de nationalité – vivre dans la dignité, à l’abri de la souffrance humaine et avec l’espoir d’un avenir meilleur.
Poste 1 : Responsable du support de projet
Aperçu du rôle
Le responsable de l’appui aux projets est responsable des fonctions de soutien à l’Adré qui soutiennent notre travail au Tchad et au Soudan. Ce rôle supervise les ressources humaines, les finances et la logistique.
Aperçu du projet
Medair répond à la crise actuelle des réfugiés due à la guerre au Soudan par le biais d’activités vitales axées sur les camps de réfugiés dans l’est du Tchad. La programmation fournira un soutien aux réfugiés et aux personnes vulnérables par le biais des secteurs de la nutrition et de l’eau, de l’assainissement et de l’hygiène dans les camps et les communautés d’accueil. Nous envisageons également de nouvelles réponses d’urgence qui se concentreront probablement dans un premier temps sur les CVA/NFI et WASH dans les zones difficiles d’accès avec des partenaires locaux. Le programme nécessite un personnel et des projets agiles capables de répondre rapidement à la création de nouveaux camps et de populations déplacées et de répondre aux besoins existants compte tenu de l’afflux de réfugiés au Tchad et des besoins élevés au Soudan. Le rôle de PSM assurera le leadership dans les secteurs de la logistique, des RH et des finances avec une équipe de personnel relevant de ce poste. Le PSM jouera un rôle déterminant dans le soutien des opérations nouvellement établies de Medair au Tchad et de toute réponse d’urgence future, et jouera un rôle clé dans le développement du personnel national et des partenaires locaux alors que nous fournissons des programmes vitaux aux besoins humanitaires dynamiques et changeants.
Principaux domaines d’activité
Logistique
- Gérer l’agent de logistique pour s’assurer que des procédures précises et efficaces sont maintenues dans la logistique, en particulier dans les domaines de l’approvisionnement, de l’entreposage, de l’équipement et de la flotte.
- S’assurer que le personnel logistique respecte la procédure d’approvisionnement de Medair, les réglementations des donateurs en matière d’approvisionnement, la tenue des registres et la gestion des informations.
- S’assurer que les procédures de transport sont suivies dans la gestion quotidienne de l’utilisation de la flotte et dans le travail avec les conducteurs. Aider à planifier les mouvements hebdomadaires de personnel en tenant compte de la disponibilité du personnel et de la flotte et des exigences du programme, en assurant l’utilisation la plus efficace des ressources Medair.
- Soutenir les sites sur le terrain où les stocks sont stockés pour s’assurer que les procédures d’entrepôt Medair sont respectées.
- Assurer la liaison avec les personnes-ressources externes pour s’assurer que les services sont fournis dans les délais, dans le respect du budget et selon des normes acceptables.
- Appui à la collecte d’informations pour faciliter le mouvement de la logistique au Tchad et au Soudan.
Finance
- Gérer l’agent des finances / RH et superviser toutes les activités financières pour s’assurer que tous les besoins en matière de gestion de trésorerie, les délais de déclaration, les paiements de salaire sont opportuns et que les exigences d’audit interne et externe sont respectées.
- S’assurer que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont respectées.
- Travailler avec les chefs de projet et les coordonnateurs de projet à la préparation et à l’élaboration des budgets pour le soutien et les coûts partagés.
Ressources humaines
- Superviser la fonction de gestion des ressources humaines sur le site du projet, superviser le responsable RH / Finance et soutenir les responsables hiérarchiques selon les besoins dans des domaines tels que le recrutement, l’intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc.
- Veiller à ce que les responsables hiérarchiques soient soutenus dans les procédures disciplinaires et de réclamation, en veillant à ce que les procédures correctes soient suivies et que les dossiers soient tenus conformément aux directives de Medair et aux lois du travail locales.
- Représenter Medair auprès de tous les ministères et commissions locales, en ce qui concerne les questions de travail.
- Fournir aux responsables hiérarchiques toute la formation, les conseils, le mentorat et l’encadrement nécessaires sur les procédures de gestion de la performance pour leur équipe.
Administration et conformité
- Élaborer, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en veillant à ce qu’ils restent valides et pertinents et que les termes et conditions soient respectés.
- Soumettre des rapports internes précis et en temps voulu selon les demandes de la direction sur le terrain et du Bureau général et contribuer sur demande aux rapports externes, en mettant l’accent sur le matériel, les biens et les fournitures, en particulier.
- Veiller à ce qu’une trace écrite claire et transparente soit en place pour toutes les transactions, que les enregistrements soient conservés de manière ordonnée et soient partagés régulièrement et ponctuellement dans le système de classement (archives), conformément aux exigences de Medair et des donateurs.
- Mettre en œuvre des mesures de lutte contre la corruption et la fraude, conformément aux politiques de Medair et aux procédures applicables aux bailleurs de fonds.
Coordination et communication
- Coordonner avec les autorités compétentes et d’autres ONG, le cas échéant, les questions relatives aux opérations de Medair dans la région.
- Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, les autres ONG et toute autre partie prenante, en représentant Medair et en assurant une bonne coopération et des partenariats.
- Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et solidaire avec les collègues pour s’assurer qu’ils sont tenus informés des activités et des exigences liées à la base.
Gestion
- Gérer la base à Adre, y compris le budget, la réparation des articles pertinents et la gestion de la ligne de nettoyage et de cuisiniers et d’autres membres du personnel de la base.
- En collaboration avec la direction et l’équipe, aider à la prévision du recrutement pour soutenir les activités du programme de manière adéquate.
- Développer une stratégie de recrutement qui permet la croissance des départements de soutien.
- Assurer le renforcement des capacités par une orientation adéquate sur les systèmes et procédures Medair, une formation continue en cours d’emploi et une formation par les pairs.
- À l’occasion, il faut passer des contrats et travailler avec de la main-d’œuvre occasionnelle ou des entrepreneurs pour accomplir des tâches précises et limitées dans le temps.
- Fixer des objectifs de performance pour les subordonnés directs et veiller à ce que tous les autres membres du personnel d’appui au programme aient des objectifs de performance fixés / examinés à la fin de la période et à des intervalles planifiés.
- Tenir régulièrement des réunions d’équipe avec le personnel d’appui au programme assigné, examiner les objectifs de l’équipe et les objectifs individuels et veiller à ce que les membres de l’équipe soient tenus informés des questions pertinentes pour leur travail.
Gestion de la qualité
- Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair et d’autres procédures opérationnelles avec le personnel de soutien, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les directives soient respectées.
- En collaboration avec les CP et les GP concernés, examiner, développer et mettre en œuvre des systèmes pour améliorer la transparence et détecter et finalement prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuer des inspections et des contrôles ponctuels réguliers, tant sur les systèmes que sur les travaux en cours, afin de garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.
Vie spirituelle d’équipe
- Refléter les valeurs de Medair avec les membres de l’équipe, le personnel local, les bénéficiaires et les contacts externes.
- Travaillez, vivez et priez ensemble dans nos équipes chrétiennes basées sur la foi. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, y compris les dévotions d’équipe, les prières et les mots d’encouragement.
- Encouragé à rejoindre et à contribuer au réseau international de prière de Medair.
Qualifications
- Diplôme dans une discipline pertinente telle que la logistique / la gestion / l’administration des affaires ou une qualification professionnelle / technique équivalente
- Solide connaissance pratique du français et de l’anglais (écrit et parlé)
Expérience
- 2 ans d’expérience professionnelle post-qualification dans un contexte humanitaire
- Connaissance et compréhension des normes humanitaires telles que Sphère et CHS
- Esprit d’équipe avec de bonnes compétences interpersonnelles et volonté de soutenir les autres et de partager la charge de travail
- Expérience dans la formation / le mentorat / l’encadrement du personnel et avec des partenaires locaux
- Capable d’établir clairement des priorités, de superviser plusieurs tâches et de prendre des initiatives
- Capable de faire respecter les procédures, de fixer des objectifs clairs pour le personnel et de déléguer
- Engagé dans un leadership consultatif et serviteur
- Capable de travailler sous pression et de gérer son niveau de stress personnel. Créatif, ouvert d’esprit, flexible, autodidacte
- Compétences avancées en matière de planification, d’évaluation et d’analyse. Solides compétences en négociation et en résolution de problèmes
- Domaines de connaissances en Finance / Comptabilité, Gestion des personnes / Ressources humaines, Logistique et entreposage, Sécurité
- Expérience de gestion dans des contextes interculturels.
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Responsable logistique
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