Medair est une organisation non gouvernementale chrétienne internationale d’aide humanitaire. Medair apporte une aide d’urgence et de reconstruction dans les domaines de la santé et de la nutrition, de l’eau, l’assainissement et l’hygiène, ainsi que du logement et des infrastructures. L’ONG internationale MEDAIR recrute un Chef de projet support (itinérant).
Aperçu du rôle
Le responsable de projet itinérant est essentiel au bon fonctionnement des opérations dans la zone à laquelle il est affecté. Ce rôle varié et stimulant implique de couvrir les fonctions de soutien, notamment le responsable du soutien au projet, le responsable des ressources humaines, le responsable de la logistique et le responsable des finances. Plus précisément, cela impliquera de coordonner et de gérer les principales fonctions de soutien, notamment l’administration générale, la gestion de la base, les finances, les ressources humaines, la logistique et la sécurité. Il est responsable de la gestion hiérarchique du personnel impliqué dans les rôles de soutien. En l’absence du coordinateur de projet, le responsable de projet itinérant représente également Medair lors des réunions pertinentes avec les entrepreneurs, les autorités locales, les ONG et d’autres parties prenantes.
Aperçu du projet
Medair fournit des interventions multisectorielles vitales aux populations touchées par des situations d’urgence dans l’est de la RDC, dans des zones difficiles d’accès et malgré les défis sécuritaires. Les secteurs d’intervention sont la santé, la nutrition et l’EAH. En termes d’épidémies, la partie orientale de la RDC où Medair apporte son soutien connaît de fréquentes épidémies de maladies, telles que la rougeole et le choléra. Dans ce contexte, l’accès et la qualité des soins de santé primaires sont une priorité.
Principaux domaines d’activité
Gestion du soutien aux projets mobiles
- Assurer le bon fonctionnement de la base assignée, y compris la supervision du personnel, l’entretien et la liaison avec les propriétaires, les entrepreneurs et les fournisseurs
- Superviser toutes les activités financières pour garantir que tous les besoins de gestion de trésorerie, les délais de reporting et les exigences d’audit interne et externe sont respectés.
- S’assurer que tous les contrôles financiers internes sont en place et que les directives de Medair et des donateurs sont suivies, superviser la préparation des rapports de clôture hebdomadaires et des rapports financiers mensuels, examiner les rapprochements effectués par les assistants financiers.
- Gérer le(s) budget(s) de base, s’assurer que les dépenses sont conformes aux directives établies, en veillant à ce que tous les fonds soient dépensés correctement et en temps opportun, conformément aux exigences et aux délais des donateurs.
- Superviser toutes les activités liées aux ressources humaines, en soutenant les responsables hiérarchiques selon les besoins dans des domaines tels que le recrutement, l’intégration, la formation, les évaluations, les mesures disciplinaires, etc.
- Veiller à ce que toutes les exigences légales nationales et internationales relatives à l’emploi soient respectées, y compris les contrats, les retenues légales, la tenue de dossiers, etc.
- Fournir un soutien logistique au personnel du programme et aux bases sur le terrain, y compris la gestion de la chaîne d’approvisionnement, des véhicules, des actifs, du matériel informatique et de communication et la formation du personnel logistique
- Assurer le maintien de procédures précises et efficaces en matière de logistique, notamment dans les domaines de l’approvisionnement, du stockage et du transport
- Surveiller l’exécution régulière des sauvegardes informatiques, des mises à jour antivirus et de la maintenance de routine et fournir un dépannage informatique si nécessaire
- En collaboration avec le PC, travailler avec les responsables de terrain et le personnel du GSO à la préparation et au développement des budgets pour le soutien et les coûts partagés, en veillant à ce qu’ils répondent à toutes les exigences pertinentes de Medair et des donateurs.
- Gérer et suivre les dépenses du budget attribué, notamment en aidant les chefs de projet à effectuer des analyses trimestrielles du pipeline, en veillant à ce que les dépenses soient conformes aux exigences et aux délais des donateurs et en informant les responsables de terrain concernés de tout ajustement nécessaire.
Gestion de la sécurité
- En l’absence du PC, assister à toutes les réunions externes de coordination et de sécurité et transmettre les informations aux gestionnaires et au personnel concernés.
- Suivez les instructions du PC pour assurer la disponibilité du matériel d’urgence
- Fournir un soutien dans la gestion des incidents de sécurité selon les besoins, y compris la rédaction et la soumission de rapports d’incident
Administration
- Rédiger, gérer et réviser périodiquement les contrats entre Medair et les fournisseurs externes, en veillant à ce qu’ils restent valables et pertinents et que les termes et conditions soient respectés
- Soumettre des rapports internes précis et opportuns, comme l’exigent la direction sur le terrain et le siège, et contribuer sur demande aux rapports externes.
- Veiller à ce qu’une trace écrite claire et transparente soit en place pour toutes les transactions, que les dossiers soient conservés de manière ordonnée et opportune et que le système de classement (archivage) soit conforme aux exigences de Medair et des donateurs.
Gestion du personnel
- Gérer et superviser le personnel de soutien au programme assigné, y compris le recrutement, la gestion quotidienne, le suivi des performances, la discipline, le développement et la formation, l’évaluation, etc.
- Tenir des réunions d’équipe régulières avec le personnel de soutien du programme affecté, examiner les objectifs de l’équipe et individuels et s’assurer que les membres de l’équipe sont tenus informés des problèmes liés à leur travail.
Communication
- Développer et maintenir une structure de communication transparente, honnête et encourageante avec les collègues pour s’assurer qu’ils sont tenus informés des activités et des exigences liées au soutien
- Développer et entretenir des relations positives avec les fournisseurs, les autorités locales, les autres ONG et toute autre partie prenante, en représentant Medair et en garantissant une bonne coopération et des partenariats
- Travaillez à renforcer la communication interne, le soutien et la compréhension mutuelle entre les fonctions de soutien et les programmes, en fonction de votre niveau de travail et de votre zone d’influence.
Gestion de la qualité
- Promouvoir et utiliser la bibliothèque électronique Medair et d’autres procédures opérationnelles, en veillant à ce que tous les formats standardisés soient utilisés et que les versions les plus récentes soient respectées et que les directives soient respectées
- En collaboration avec les responsables concernés, examiner, développer et mettre en œuvre (le cas échéant) des systèmes visant à améliorer la transparence et à détecter et, en fin de compte, à prévenir les pertes ou les fraudes. Effectuer des inspections régulières et des contrôles ponctuels, tant sur les systèmes que sur les travaux en cours, afin de garantir la meilleure utilisation des actifs et des ressources de Medair.
Équipe Vie Spirituelle
- Refléter les valeurs de Medair auprès des membres de l’équipe, du personnel local, des bénéficiaires et des contacts externes.
- Travaillez, vivez et priez ensemble dans notre équipe basée sur la foi chrétienne. Contribuez pleinement à la riche vie spirituelle de votre équipe, notamment par des dévotions, des prières et des paroles d’encouragement.
- Encouragé à rejoindre et à contribuer au réseau international de prière de Medair.
Qualifications
- Diplôme universitaire dans une matière pertinente ou qualification professionnelle/technique équivalente
- Bon niveau de français (parlé et écrit). Bon niveau d’anglais (parlé et écrit).
Expérience
- Expérience de gestion post-qualification dans une profession pertinente
- Expérience de travail dans un environnement interculturel, de préférence dans un rôle de soutien
- Capacité à travailler sous pression et à gérer son niveau de stress personnel
- Créatif, ouvert d’esprit, flexible, autodidacte
- Bonne compréhension des enjeux interculturels. Diplomatie
- Attentif et hospitalier envers les collègues, les visiteurs à la maison de l’équipe
- Capacité à faire face à des conditions de vie élémentaires sur le terrain et lors des sorties sur le terrain. Capacité à résoudre des problèmes
- Excellent communicateur. Bonnes compétences en calcul et en rédaction de rapports.
- Capable de superviser plusieurs tâches, de les prioriser et de déléguer selon les besoins
- Excellentes compétences en leadership. Style de gestion consultatif. Prise de décision responsable
- Capacité à établir la confiance et à faire respecter les procédures. Excellentes compétences en matière d’organisation et de gestion du temps.
- Compétences en coaching et formation.
