La Chaîne de l’Espoir est une ONG internationale fondée en 1994. Elle a pour vocation de renforcer les systèmes de santé pour donner à chacun et en particulier aux enfants les mêmes chances de survie et de développement, recrute.
POSTE ET MISSION
Le Responsable Logistique H/F assure le bon fonctionnement des services logistiques du bureau de Côte d’Ivoire, le respect des
procédures de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs. Il est à la charge de gérer l’ensemble des activités logistique sous la supervision directe de la Cheffe de Mission, avec un soutien technique du Référent Logistique du siège.
Le la Responsable Logistique est en charge de la :
1-Gestion logistique et support aux programmes,
2-Gestion logistique des locaux (service généraux),
3-Gestion de la sécurité du bureau Côte d’Ivoire en collaboration avec la Cheffe de Mission,
4-Appui au bon fonctionnement logistique de nos partenaires.
ACTIVITES PRINCIPALES
1. Suivi Logistique du bureau CDE Côte d’Ivoire :
-Assurer l’approvisionnement du bureau CDE Côte d’Ivoire (support et programme) et adresser les besoins- en veillant à ce que les procédures internes de la Chaîne de l’Espoir et des bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.
-Superviser le bon déroulement, le classement/archivage physique et numérique, effectuer le suivi des dossiers d’achats
-Veiller à ce que les bureaux disposent des équipements minimums convenables au travail des équipes, dans des conditions de sécurité et de confort optimales.
-Assurer l’organisation et la mise en œuvre de la maintenance et de l’entretien du local occupé par La CDE (électricité, plomberie,
2. Reporting et la circulation de l’information:
-Rédiger et partager les rapports internes et externes mensuels à la Cheffe de Mission et au référent logistique siège en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels logistiques)
– Participer aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
-Assurer une circulation efficace de l’information logistique aux équipes.
– Participer à la rédaction des documents de projets en apportant une expertise logistique (chiffrage, estimation des besoins et prépare les plans d’approvisionnement par projet) avec les personnes concernées. • Assurer la formation et le suivi des procédures logistiques de notre partenaire Croix Rouge Côte d’Ivoire.
-Participer à la préparation des pièces logistiques en vue d’éventuels audits.
-Assurer l’archivage et la gestion des dossiers via le SharePoint mission.
3. Gestion de la sécurité du Bureau
-Assurer la sauvegarde informatique régulière de tous les postes de travail.
-S’assurer du respect et de la mise en place des procédures préventives de sécurité au bureau: extincteur, anti-virus sur chaque poste informatique, liste d’urgence à jour et disponible à tous.
-Mettre en place une malle d’urgence régulièrement alimentée et vérifiée mensuellement.
– Prendre en charge la partie opérationnelle de la sécurité (moyens, bâtiments) dans le respect du plan de sécurité et en lien avec le Référent Sécurité de la CDE ;
-Contribuer à la gestion de la sécurité (gestion opérationnelle, remontées d’information).
4. Approvisionnement et dédouanement des marchandises:
Le la Responsable Logistique est garant de la partie locale de la chaine d’approvisionnement. A ce titre, il aura pour objectif de :
-Rédiger un Tableau de Passation de Marché par projet et effectuer son suivi.
-Réaliser et mettre à jour une cartographie d’importation.
-Assurer l’analyse du contexte local, l’organisation des différentes étapes des achats de biens et services commande, suivi, réception, contrôle de conformité et contrôle budgétaire.
-Maitriser et respecter les procédures internes CDE relatives aux achats :
-Participer à l’établissement des plans d’achat et d’approvisionnement pour le bureau et pour les programmes.
-Réaliser les achats tel que validés par son responsable, jusqu’à la réception des articles ou prestations.
-Constituer tous les dossiers d’achats originaux dans le respect des procédures CDE et/ou bailleurs applicables.
-Effectuer les commandes régulières pour le fonctionnement du bureau (produits d’entretien, papeterie…) et mettre en place des contrats cadre pour les achats récurrents.
-Tenir à jour le suivi des achats réalisés.
-Identifier un transitaire fiable et connaitre les mécanismes et règles d’importation applicables, y compris les possibilités d’exonération;
Renseignements généraux
-Type de contrat: Contrat à dure déterminée de 1 an renouvelable (CDD).
-Date de prise de fonction: 06 mai 2024.
-Localisation: Abidjan, Côte d’Ivoire. Peut être amené à se déplacer sur les zones d’intervention de la CDE et, exceptionnellement, en dehors de ces zones.
-Place dans l’organisation: Sous la responsabilité de la Cheffe de Mission.
-Lien fonctionnel: Responsable admin-fin-RH bureau CI+ Achats et logistique Siège + Responsable sécurité siège.
Profil du poste
Formation/ Compétences / Aptitudes requises
Formation & expérience professionnelle :
-Formation initiale en logistique, minimum bac+3 (Diplôme Bioforce apprécié).
-Solide expérience en logistique (avoir au minimum 3 années d’expérience en ONG sur ce profil).
-Expérience dans l’ouverture de bureau/mission serait un atout. • Avoir au moins une expérience dans le management.
Compétences & aptitudes :
Compétences & aptitudes :
Maitrise de la gestion des opérations et des ressources.
– Facilité pour la communication et la coordination.
– Proactivité dans la résolution des problèmes.
Bonne maitrise des outils informatiques (MS Office et internet).
– Sens de la diplomatie.
– Professionnalisme.
– Excellente capacité d’organisation.
– Sens de la confidentialité.
– Bonnes aptitudes interpersonnelles.
Adhésion aux principes humanitaires et au code éthique de La Chaîne de l’Espoir.
– Patience, flexibilité et capacité d’adaptation.
– Rigueur, esprit d’analyse et de synthèse.
– Autonomie et force de proposition.
– Disponible pour des déplacements.
Dossiers de candidature
Comment postuler ?
-CV,
-Lettre de motivations,
-Copie de diplôme et attestions de services rendus,
-3 Référent professionnels à envoyer sous la référence LOG_CI à [email protected] au plus tard le 19 avril à 17h.
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