Le Service Jésuite aux Réfugiés (JRS) est une organisation catholique internationale et une œuvre de la Compagnie de Jésus. Il est fondé en 1980 et se retrouve de nos jours dans une cinquantaine de pays. Sa mission est d’accompagner, servir et défendre les droits des réfugiés et des personnes déplacées de force.
Poste 1 : Associé Logistique
Responsabilités principales
Dans un contexte opérationnel complexe à l’Est du Tchad, l’associé(é) logistique joue un rôle essentiel pour garantir la bonne marche des projets. Il doit faire preuve d’adaptabilité et de réactivité pour s’ajuster aux contraintes logistiques propres à cette région. Il sera chargé de coordonner l’ensemble des activités liées à la chaîne d’approvisionnement pour les programmes du JRS implantés à l’Est du Tchad, avec comme missions principales la gestion des achats, du parc automobile, des stocks, la coordination avec ls fournisseurs et de la coordination logistique des projets.
Responsabilités spécifiques
- Logistique
– Il/Elle réalise des analyses approfondies des marchés locaux, élabore et met en œuvre des stratégies d’approvisionnement optimales, en tenant compte des contraintes budgétaires et des besoins des projets.
– Il/Elle appui dans l’identification, la sélection et l’évaluation des fournisseurs, négocie les contrats, assure le suivi des performances et garantit la conformité aux normes de qualité.
– Il/Elle apporte un appui aux Assistants logistique des bureaux de JRS à l’Est, dans l’ensemble du processus d’achat, de la demande à la réception, en veillant au respect des procédures et des délais en conformité avec les procédures d’achat de JRS et des bailleurs de fonds.
– Il/Elle met en place et gère un système de gestion des stocks efficace, en optimisant les niveaux de stock, en assurant la disponibilité des biens et en réduisant les pertes.
– Il/Elle suit l’avancement des travaux d’entretiens du bureau et guest house, s’assure de la qualité des réalisations, tout en garantissant la sécurité et confort des utilisateurs.
– Il/Elle coordonne l’ensemble de la chaîne logistique, de l’approvisionnement à la livraison, en veillant à la fluidité des opérations et à la satisfaction des bénéficiaires.
- Gestion du parc automobile
– Il/Elle planifie, coordonne et supervise toutes les opérations liées au parc automobile des bureaux de JRS à l’Est du Tchad.
– Il/Elle coordonne et suit le programme de maintenance préventive et curative des véhicules, négocie les contrats de maintenance avec les prestataires, et s’assure de la disponibilité constante du parc automobile.
– Il/Elle planifie et coordonne les déplacements des véhicules, optimiser les itinéraires, gérer les réservations et assurer la sécurité des chauffeurs et des passagers.
– Il/Elle participe au recrutement, forme et participe à l’évaluation les chauffeurs, s’assurer de leur conformité aux procédures de sécurité de JRS, et développer leurs compétences.
– Il/Elle met en place et coordonne les systèmes de suivi des consommations de carburant, des kilométrages et des coûts d’entretien. Il analyse les données pour identifier les pistes d’amélioration et optimise la gestion du parc automobile.
– Il/Elle s’assure du respect des règles de sécurité routière, et met en place des procédures de sécurité adaptées et sensibilise les chauffeurs aux risques.
– Il/Elle se rassure de la mise à jour la documentation administrative liée au parc automobile (carnets de bord, assurances, etc.) et garanti la conformité avec la réglementation en vigueur.
- Gestion du parc équipement et télécoms
– Il/Elle tient à jour l’état de parc en temps réel.
– Il/Elle optimise la répartition du matériel selon les besoins des activités.
– Il/Elle organise l’installation, la sécurisation et le suivi et le bon usage du matériels et équipements.
– Il/Elle installe et assure une maintenance régulière des moyens de communication.
– Il/Elle forme les équipes à l’utilisation des moyens de communication.
- Gestion des stocks
– Il/Elle conçoit et met en œuvre une organisation optimale des espaces de stockage, en tenant compte des contraintes logistiques et des normes de sécurité.
– Il/Elle garantit la conservation optimale des produits en respectant les conditions de stockage spécifiques à chaque article (température, hygrométrie, etc.) et en effectuant des contrôles
– Il/Elle supervise les opérations d’entrée et de sortie de stock, en veillant à la conformité avec les procédures internes et les réglementations en vigueur.
– Il/Elle se rassure de la tenue à jour de la documentation liée aux stocks (fiches d’inventaire, bons de livraison, etc.) et garantir la traçabilité des mouvements de articles.
– Il/Elle se rassure des inventaires physiques réguliers (mensuel, semestriel et annuel) des stocks afin de vérifier la conformité des stocks physiques avec les stocks théoriques et d’identifier les éventuelles anomalies.
- Sécurité
– Il/Elle met en œuvre et maintient les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les biens et les personnes sur tous les sites sous sa responsabilité.
– Il/Elle suit de près l’évolution du contexte sécuritaire et adapte les mesures de sécurité en conséquence.
– Il/Elle assure la gestion et la maintenance du parc de véhicules, des équipements de communication et des stocks de sécurité, en garantissant leur disponibilité et leur bon état de fonctionnement.
- Animation
– Il/Elle joue un rôle clé dans l’animation et le développement des équipes logistiques des programmes JRS à l’Est du Tchad.
– Il/Elle conçoit et anime des formations, coache les équipes sur le terrain et favorise une culture de la performance et de l’amélioration continue.
– Il/Elle assure une communication régulière avec les équipes et rend compte de leurs activités à la Coordinatrice Nationale Logistique.
- Représentation
– Il/Elle représente JRS au sein du cluster logistique et d’autres forums de coordination humanitaire, avec les représentations des Nations Unies, les autres Agences et partenaires humanitaires et l’Administration locale.
– Il/Elle assure la liaison logistique avec les autres acteurs humanitaires, et contribue à l’élaboration de stratégies logistiques communes.
– Il/Elle participe activement aux réunions de coordination et s’assure de la mise en œuvre des décisions prises.
- Rapportage
– Il/Elle met en place et maintenir à jour une base de données centralisée des fournisseurs, des prix, et de la documentation douanière (import-export, exonérations, taxes), afin de faciliter les recherches et les analyses.
– Il/Elle assure un suivi rigoureux des commandes, depuis la demande jusqu’à la livraison, en informant les demandeurs de l’avancement en temps réel et en résolvant les éventuelles anomalies.
– Il/Elle garantit la fluidité des échanges d’informations logistiques entre les différents acteurs, en utilisant des outils de communication adaptés et en mettant en place des procédures de partage d’information claires.
– Il/Elle élabore et transmet mensuellement un rapport logistique des programmes JRS à l’Est du Tchad consolidé à la coordination nationale, présentant une synthèse des principales activités, des indicateurs de performance clés et des éventuels points de blocage.
– Il/Elle met à disposition de la coordination l’ensemble des données et des informations nécessaires à la production des rapports d’activité, en respectant les délais impartis.
– Il/Elle se rassure de l’archivage les dossiers d’achat des projets clôturés conformément aux procédures en vigueur et les mettre à disposition de la coordination nationale sur demande.
Profil recherché
Formation, expériences et compétences requises :
- Être détenteur d’un Bac +3 en logistique ou certification en discipline associée aux fonctions logistiques.
- Une expérience significative d’au moins 4 ans dans différentes fonctions de la logistique dans le secteur humanitaire serait un atout.
- La capacité à gérer une équipe et à déléguer les tâches est un atout indispensable.
- Maîtrise des logiciels MS Word, Excel et Outlook.
- Maitrise des processus logistique.
- Capacité de négociation.
- Capacité à rédiger les rapports et à gérer une équipe.
- Aptitude à travailler en équipe et en autonomie.
Langues :
- Maîtrise du français et Anglais (lu, écrit et parlé), et Arabe (parlé et lire) serait un atout.
Qualités :
- Adhérer aux valeurs du JRS et respecter le code de conduite.
- Capacité à prendre des initiatives et à apporter idées novatrices.
- Sens de la communication et bonnes relations interpersonnelles.
- Sens de la discrétion et de la responsabilité.
- Sens d’organisation et rigueur.
- Sens de dynamisme, honnêteté et de l’organisation.
- Sens d’analyse et de négociation.
- Orienté vers les résultats.
- Capacité à s’adapter à des conditions de travail et à des tâches qui peuvent changer avec la réalité du terrain.
- Capacité à travailler dans un environnement sous pression.
Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature à l’adresse [email protected] en mentionnant le titre du poste en objet, au plus tard le 19 janvier 2025.
Les candidatures doivent comporter uniquement votre curriculum vitae reprenant 3 personnes des références, ainsi qu’une lettre de motivation.
Les candidatures seront traitées au fur et en mesure que nous les recevrons
Les candidatures féminines sont encouragées.
Poste 2 : Coordonnateur de Projets HCR
Responsabilités spécifiques
- Planification et Supervision de la Mise en œuvre des activités du projet
– Préparer la programmation du plan d’exécution des activités prévues dans le projet en collaboration avec les coordonnateurs sectoriels et les directeurs des projets ;
– Elaborer le plan de travail opérationnel et la documentation sur le projet concernant des changements éventuels par rapport au plan initial ;
– Organiser les visites régulières de supervision des activités dans les sites afin de s’assurer de la qualité des activités et le niveau de satisfactions des parties prenantes
– Définir et faire le suivi des indicateurs d’atteinte des résultats en collaboration avec les directeurs des projets et la coordination des programmes ;
– Veiller aux aspects de visibilités de bailleurs et le marketing social du projet
– Veiller au respect des procédures JRS et du bailleur de fonds dans toutes les activités et actions liées au projet, opérationnelles, administratives, financières ou logistiques
- Suivi, évaluation et Reporting
– S’assurer que les outils de suivi programmatiques sont disponibles et tenus à jour (plan de travail, et le Tableau de suivi des Indicateurs).
– Rédiger les rapports d’activité et les rapports techniques ainsi que tous les comptes rendus avant de les soumettre au NPO & DNPO ;
– Assurer le suivi du calendrier de rapportage, et faire préparer un premier draft du rapport narratif dans le format exigé par le bailleur de fonds et soumet à la coordination programme pour validation
– Organiser les réunions Bimensuelle de suivi de la mise en œuvre du projet en collaboration avec le NPO /DNPO et en assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations
– Coordonner toutes les questions de rapportage liés au projet avant de partager avec le bailleur de fonds (UNHCR)
- Gestion et suivi budgétaire du projet
– Effectuer le suivi des dépenses effectuées sur les activités de projet UNHCR-EST pour une meilleure maîtrise des niveaux de dépenses par ligne dans le budget validé
– Elaborer le plan des dépenses mensuelles et partager avec la coordination de finance en collaboration avec le NPO & le DNPO
– Valider les dépenses programmatiques du projet en fonction du seuil autorisé en collaboration avec le NPO & DNPO
– Faire les propositions des révisions Budgétaires sur la base des consommations et des réalités de terrain
– S’assurer que tous les engagements du projet sont pris en compte dans l’analyses du niveau de consommation de budget
- Gestion et Suivi des aspects logistiques du projet
– S’assurer que le plan d’achat du projet est mis à jour et suivi systématiquement à tous les niveaux
– Valider toutes les réquisitions des achats sur le projet et en assurer le suivi en collaboration avec la coordination logistique
– Veiller à la qualité des matériels achetés et affectés au projet et s’assurer qu’ils soient bien utilisés et bien inventoriés par le responsable de la logistique.
– S’assurer que les plans de distributions et les Way bills des matériels & fournitures sont correctement archivés au niveau de chaque bureau
- Représentation et coordination avec les parties prenantes
– Faciliter de bonnes relations institutionnelles avec les personnes que nous servons, les partenaires du projet, les autorités locales et le bailleur de fonds, en collaboration avec la coordination pays et dans le respect des lignes de conduite de JRS
– Représenter JRS dans les réunions stratégiques et opérationnelles organisées par l’UNHCR pour l’amélioration de la mise en œuvre du projet
– Représenter JRS dans les réunions humanitaires organisées par UNOCHA dans la zone d’intervention de ce projet
– Participer aux différentes missions d’audites, suivi programmatique et évaluation mi-parcours planifiés par le bailleur UNHCR.
– Accompagner le Bailleur de fonds lors de visites ponctuelles des activités du projets sur terrain
– Organiser les réunions mensuelles de la coordination du consortium en collaboration avec le programme et les partenaires de mise en œuvre (HIAS).
- Gestion RH, Renforcement des capacités et accompagnement des équipes du projet et des partenaires
– Elaborer le Plan RH en fonction du Budget valider et S’assurer que les équipes du projet sont en place au complet dans toutes les bases et aux partenaires.
– Participer à l’évaluation des besoins en formation des équipes du projets et faire les propositions de renforcement des capacités à la coordination RH et programme pour appui.
– Organiser les visites mensuelles d’appui et accompagnement des équipes du projet UNHCR en fonction des besoins identifiés
– Participer aux processus de préparation et organisation des formations (TDR, Budget, agenda) des prestataires et équipes des partenaires
- Participe au développement de la stratégie programme du pays
– Participer au processus de rédaction des nouvelles propositions des projets initiées par la coordination de programme et le GRANT
– Contribuer au processus de planification stratégiques de la mission
– Contribuer à l’identification des besoins pour la rédaction de nouveaux projets ;
– Participer à l’évaluation des projets et assurer que les budgets et les propositions traduisent ces évaluations.
Profil recherché
Formation, expériences et compétences requises :
- Être détenteur d’un Bac +3 dans le domaine de gestion, gestion de projets, sociologie ou autre domaine des sciences sociales, ou une certification en gestion de projets.
- Une expérience significative d’au moins 5 ans dans la gestion des projets humanitaire ;
- Une expérience pratique dans la conception, mise en œuvre, suivi et évaluation des projets d’urgence est OBLIGATOIRE.
- Une expérience dans la préparation de proposition, la budgétisation de projets et le reporting (narratifs et financiers) est IMPERATIF.
- Maîtrise des logiciels MS Word, Excel et Outlook.
Langues :
- Maîtrise du français et Anglais (lu, écrit et parlé), et Arabe (parlé et lire) serait un atout.
Qualités :
- Adhérer aux valeurs du JRS et respecter le code de conduite.
- Capacité à prendre des initiatives et à apporter idées novatrices.
- Sens de leadership et gestion.
- Sens d’écoute, de la communication et bonnes relations interpersonnelles.
- Sens de la proactivité, d’analyse et de négociation.
- Orienté vers les résultats.
- Capacité à s’adapter à des conditions de travail et à des tâches qui peuvent changer avec la réalité du terrain.
- Capacité à travailler dans un environnement sous pression.
Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur candidature à l’adresse [email protected] en mentionnant le titre du poste en objet, au plus tard le 19 janvier 2025.
Les candidatures doivent comporter uniquement votre curriculum vitae reprenant 3 personnes des références, ainsi qu’une lettre de motivation.
Les candidatures seront traitées au fur et en mesure que nous les recevrons
Les candidatures féminines sont encouragées.
