Fondé en 1933, l’International Rescue Committee (IRC) est une organisation internationale de premier plan travaillant dans les domaines des secours, de la réhabilitation, de la protection, du développement post-conflit, des services de réinstallation et du plaidoyer pour les personnes touchées par les pires crises humanitaires du monde. À l’œuvre aujourd’hui dans plus de 40 pays et 26 villes américaines, l’IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour perdurer.
Grants Manager – Mali
Descriptif du poste
Basé au Mali, le/la Grant Manager fournira un soutien à la gestion des subvention (Grants) et à l’établissement de rapports pour l’ensemble du portefeuille du Mali. Le/la Grant Manager travaillera en étroite collaboration avec le personnel des programmes, du M&E, des finances, des opérations et de l’équipe de direction (SMT) pour assurer une gestion de qualité des fonctions de subventions (Grants) avant et après l’attribution. Le/la Grant Manager veillera à la conformité avec les donateurs, à l’établissement de rapports en temps voulu, au classement des documents de projet et à la visibilité interne/externe. Le titulaire du poste participera au renforcement des capacités d’une assistante chargée des Grants et travaillera en étroite collaboration avec la des partenariats et la responsable de la communication. La coordinatrice des subventions supervisera le/la gestionnaire des Grants.
Ce poste est géré par la coordinatrice des Grants et est basé à Bamako, avec de fréquents déplacements sur le terrain.
Responsabilités principales
Rapports bailleurs
• En coordination avec la coordinatrice des Grants, l’assistante des Grants et l’autre Grants Manager, établir les calendriers des rapports narratifs et financiers ainsi que des annexes. Assurer leur partage et suivi auprès de tous les membres de l’équipe impliqués dans le processus d’écriture et de relecture.
• Coordonner l’écriture des rapports narratifs des bailleurs de fonds, y compris les annexes. Assurer une relecture complète et de qualité, en respectant le schéma de validation et de communication interne de la mission, ainsi que les délais imposés par le siège et les donateurs.
• Signaler à la coordinatrice des Grants tout problème de non-conformité ou de sous-performance significative détectée lors de l’examen des rapports.
• Avec le soutien de la coordinatrice des Grants, coordonner l’élaboration de rapports narratifs de haute qualité et des annexes connexes avec les équipes concernées. Agir en tant que rédacteur principal si nécessaire.
• Gérer toutes les échéances de rapports, coordonner et consolider les rapports pour s’assurer que les documents sont de la plus haute qualité et conformes aux exigences des donateurs.
Suivi des subventions
• Assurer le suivi efficace des subventions en cours avec la mise à jour régulière des outils de suivi standard et internes (OTIS et le tracker de suivi des subventions). Diffuser ces informations à tous les collègues concernés.
• Contrôler et soutenir les outils de gestion des subventions/projets tels que FM01, BvA, PCM et OTIS pour assurer un suivi précis des opportunités, des rapports et des ajustements programmatiques tout au long du cycle de vie du projet.
• En collaboration avec la coordinatrice des Grants et la responsable des Grants, maintenir les flux de travail et les archives des opportunités OTIS à jour.
• Fournir des conseils techniques sur les règlements de l’IRC et des donateurs pour assurer la conformité à travers l’IRC Mali. Soulever de manière proactive et résoudre les problèmes identifiés.
Réunions de cycle de projets
• Soutenir l’équipe Grants dans l’organisation des réunions de gestion de cycle de projets (PCM), en préparant les documents nécessaires et en assurant la logistique.
• Contribuer de manière proactive aux réunions du cycle de projet en collaboration avec les chefs de projet concernés. Garantir une mise en œuvre de qualité et en temps voulu du projet.
• Vulgariser les outils de gestion de cycle de projets (PCM) au sein de la mission. Assurer la formation continue des équipes support et programme dans l’utilisation des outils PCM, en collaboration avec l’équipe Grants.
Orientation quotidienne des staffs sur les questions de redevabilité
• Orienter les staffs programmes et opérations sur les questions de redevabilité en répondant à leurs questions relatives aux règles des bailleurs au quotidien.
• Renforcer les capacités des équipes sur les exigences et les attentes des donateurs dès que pertinent, par le biais de sessions de formation et de mentorat individuel.
• En collaboration avec la coordinatrice des Grants, organiser des sessions de formation pour le personnel de l’IRC Mali sur les rapports et les exigences des donateurs.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe chargée des Grants et des partenariats pour assurer une compréhension commune des exigences de redevabilité.
Conformité
• Maintenir une connaissance complète et à jour des directives des donateurs relatives au portefeuille du Mali, y compris, mais sans s’y limiter : BHA, ECHO, SDC, SIDA, DG INTPA.
• En collaboration avec la coordinatrice des Grants, fournir une formation au personnel de l’IRC sur la conformité et les exigences spécifiques aux donateurs.
• Assurer le signalement immédiat des problèmes de conformité présumés par le biais des mécanismes de signalement appropriés.
• Agir en tant que point focal pour les collègues du siège chargés de l’administration des Grants et de la conformité, y compris le maintien des soumissions sur le système de suivi de la gestion des opportunités en ligne de l’IRC (OTIS).
Recherche de financements
• Appuyer la planification, la rédaction et la révision des propositions de projet pour s’assurer qu’elles répondent aux exigences des donateurs et aux besoins sur le terrain.
• Contribuer à l’élaboration de la stratégie de mobilisation des ressources et à l’identification de nouvelles opportunités de financement en collaboration avec l’équipe de direction et les départements concernés.
Partenariats
• Soutenir l’équipe chargée des partenariats dans la conduite des processus de vérification des antécédents des partenaires, en collectant et en analysant les informations nécessaires.
• Faciliter la coordination avec les partenaires locaux et internationaux, en veillant à ce que les objectifs du partenariat soient alignés avec les stratégies de l’IRC.
• Appuyer l’équipe des partenariats dans la gestion des relations avec les partenaires, y compris la préparation et le suivi des accords de partenariat.
• Assurer la conformité des partenaires avec les exigences des donateurs et de l’IRC, en fournissant des orientations et des formations au besoin.
• Participer aux évaluations des performances des partenaires et proposer des améliorations pour renforcer les capacités des partenaires.
Gestion de l’information
• Agir en tant que gardien de la documentation des connaissances institutionnelles et des activités de programme en coordination avec les superviseurs et coordinateurs de secteur concernés.
• Maintenir des dossiers électroniques complets pour les programmes. S’assurer que les collègues de l’IRC ont accès aux dossiers et informations pertinents, en facilitant l’organisation et l’accès aux documents nécessaires.
Communication et visibilité
• Appuyer la coordinatrice des Grants dans la représentation de l’IRC au Mali en préparant des fiches d’information, des résumés de projets, ou tout autre type de document demandé.
• Appuyer la coordinatrice des Grants et la chargée de communication pour renforcer la visibilité de l’IRC au Mali en soutenant la mise en œuvre d’activités de communication externe, telles que des communiqués de presse, des rapports annuels et des campagnes de sensibilisation.
Relations avec les donateurs et communication
• En consultation avec la coordinatrice des Grants, assurer la liaison avec les donateurs et les donateurs potentiels, ainsi qu’avec les autres partenaires opérationnels. Participer à des réunions et représenter l’IRC et ses intérêts en entretenant des relations positives et constructives.
• En coordination avec les collègues concernés, répondre aux demandes d’information des donateurs sur la conformité et répondre aux questions de conformité des donateurs, le cas échéant.
• S’assurer que les membres du personnel concernés sont au courant de toutes les communications des donateurs, des changements de réglementation et des réunions ou événements.
• Soutenir le développement des mises à jour/communications du programme pour une diffusion externe. Participer à la préparation de bulletins d’information, de rapports de progrès et de documents de communication pour les donateurs.
• Faciliter et participer aux visites et/ou aux réunions des donateurs, en préparant les agendas, les présentations et en coordonnant les aspects logistiques.
Exigences du poste :
• Diplôme universitaire en affaires internationales, développement, économie politique internationale ou autre sujet pertinent.
• 2 à 3 ans de travail dans la gestion des subventions et le développement/la conception de propositions et d’activités.
• Connaissance des règlements de conformité des donateurs (BHA, USAID, ECHO, DG INTPA, etc.)
• Expérience antérieure réussie dans l’élaboration de projets et de rapports aux donateurs.
• Bon communicateur avec de fortes capacités d’organisation, de gestion du temps et d’analyse.
• Maîtrise de l’anglais, parlé et écrit
• Solides compétences en matière de rédaction et d’édition, avec un grand souci du détail.
• Souci du détail avéré, capacité à suivre les procédures mais aussi à faire preuve d’initiative, à respecter les délais et à travailler de manière indépendante et en collaboration avec les membres de l’équipe.
• Flexibilité pour s’adapter aux exigences et aux circonstances changeantes
• Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter les délais et à travailler sous pression dans un environnement peu sûr.
• Aptitude à s’adapter à un contexte différent en ce qui concerne la sécurité, la culture, le climat ou les questions de santé
• Volonté de voyager
• Engagement envers les droits des femmes et la vision, la mission et les valeurs de l’IRC, y compris la sensibilité aux contextes culturels.
• Connaissance préalable des donateurs et bonne compréhension de la mise en œuvre et de la gestion des diverses exigences de conformité des donateurs dans le contexte du partenariat.
• Capacité à travailler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression.
• Une expérience de l’IRC est un atout.
Environnement de travail :
Le/la Grants Manager sera basé à Bamako et devra régulièrement visiter les projets de l’IRC et dans sur nos terrains.
Le/la Grants Manager vivra dans une maison individuelle à Bamako. Il s’agit d’un poste non-accompagné.
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