L’International Rescue Committee, l’une des plus grandes agences humanitaires au monde, fournit des secours, une réhabilitation et un soutien à la reconstruction post-conflit aux victimes de catastrophes naturelles, d’oppression et de conflits violents dans 42 pays. L’IRC s’engage en faveur d’un leadership audacieux, de l’innovation et de partenariats créatifs. Actif dans les domaines de la santé publique, de l’éducation, des moyens de subsistance, de l’autonomisation des femmes, du développement de la jeunesse, ainsi que de la protection et de la promotion des droits, IRC aide les personnes en danger jusqu’à leur domicile.
Admin Assistant – Abuja
L’IRC est entré au Nigéria en octobre 2012 en réponse à une inondation catastrophique généralisée. L’équipe d’intervention d’urgence de l’IRC, avec son partenaire local CISCOPE (Civil Society Coalition for Poverty Eradication), a mis en œuvre un projet visant à soutenir les moyens de subsistance et à améliorer WASH dans l’État de Kogi de février à mai 2013. Cela a été suivi d’un programme de nutrition et de sécurité alimentaire de trois mois dans l’État de Kogi. au même endroit d’octobre 2013 à janvier 2014. L’IRC est actuellement en train d’établir une présence à long terme au Nigeria. Un bureau a été créé dans l’État d’Adamawa, au nord-est du Nigéria, et fournit une aide humanitaire essentielle aux personnes touchées par le conflit.
Aperçu/Résumé du poste :
L’assistant administratif travaillera sous la supervision du responsable administratif pour fournir un soutien efficace et efficient à la gestion quotidienne du bureau d’Abuja.
Ce rôle implique de superviser diverses tâches administratives, d’assurer le bon fonctionnement des activités administratives dans le bureau d’Abuja et de soutenir le personnel de l’IRC, y compris les visiteurs, les parties prenantes, les partenaires et les donateurs.
Principales responsabilités:
Gestion de bureau et soutien administratif :
- Entretenir et gérer les bureaux de l’IRC, en garantissant un environnement de travail propre, organisé et propice, et conformément aux SOP pertinentes.
- Coordonner l’approvisionnement en fournitures de bureau et maintenir le contrôle des stocks.
- Faire rapport à l’équipe de maintenance ou à l’équipe d’approvisionnement de toute réparation ou entretien d’équipement.
- Superviser la réception et les concierges des bureaux.
- Aider à organiser et à coordonner des réunions, des ateliers et d’autres événements IRC à Abuja.
Gestion de la documentation et des dossiers :
- Maintenir un système de classement efficace pour les dossiers physiques et électroniques.
- Assurer une documentation appropriée des communications officielles, des rapports et autres documents pertinents.
Administration financière:
- Soutenir l’agent administratif dans le maintien de la petite caisse et du suivi des dépenses.
- Aider à la préparation des rapports financiers et des budgets.
- Aider au traitement des paiements et des liquidations.
Relations de travail clés :
Le poste relève de : Agent administratif
Le poste supervise directement : les nettoyeurs, les cuisiniers et autres employés occasionnels.
Déclaration indirecte : Aucune
Autres contacts internes et/ou externes :
Interne : personnel de l’IRC
Externe : UNHAS/PAM, hôtels, agents de voyages et de visas, divers fournisseurs administratifs, etc.
Profil
- Études universitaires/enseignement supérieur en ressources humaines, en administration des affaires ou tout autre cours connexe.
- 1 an d’expérience dans un poste similaire.
- Une expérience antérieure dans une ONG sera un avantage supplémentaire.
- Solides compétences organisationnelles, interpersonnelles et de communication.
- Solides compétences en communication écrite et orale en anglais
- Excellentes compétences informatiques, notamment MS Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Capacité à présenter des informations de manière efficace ; expérience en matière de formation et de développement du personnel, un atout
- Solides compétences en collaboration avec des équipes multiculturelles et diversifiées
- Engagement à améliorer et développer constamment des solutions innovantes en réponse aux défis RH/organisationnels du programme pays.
Cette description de poste peut être modifiée à tout moment en fonction de l’évolution des activités d’IRC ou du contexte.
Normes de conduite professionnelle :
L’IRC et les travailleurs de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et principes décrits dans IRC Way – Standards for Professional Conduct . Ce sont l’intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
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