Ipas est une organisation non gouvernementale internationale qui cherche à accroître l’accès à des avortements sûrs et à la contraception.
Poste 1: Associé Financier et Comptable
Objectif du poste
L’Assistant Financier et Comptable aidera le conseiller/gestionnaire des finances dans le cadre de l’ensemble des opérations financières, administratives et de ressources humaines en fournissant un soutien général en matière d’administration, de comptabilité et de bureau, notamment en ce qui concerne le suivi des contrats, les achats et l’approvisionnement, le traitement et la compilation des documents sources appropriés pour les rapports financiers, le versement des paiements et d’autres domaines selon les besoins. L’associé aux finances peut être responsable du traitement des documents financiers, de la saisie des données dans un logiciel financier et de contribuer à la préparation en temps utiles d’états et de rapports financiers précis et opportuns.
Résumé des responsabilités
Gestion financière et des risques
- Rédaction et contrôle/suivi des contrats relatifs aux subventions, sous-contrats et services
- Fourniture aux sous-bénéficiaires d’Ipas d’une assistance technique dans le domaine financier pour la préparation de leurs rapports financiers et pour veiller à ce que tous les justificatifs concernant les dépenses soient conformes aux normes d’Ipas.
- Maintenance des registres des immobilisations et de tous les actifs d’Ipas et consignation des entrées et sorties de trésorerie
- Contrôle de ce que l’ensemble des justificatifs requis pour tout paiement soient en ordre et correctement organisés
- Remplissage des formulaires de demande de paiement, en veillant à ce qu’ils soient complets et exacts
- Préparation et mise à dispositions des documents financiers pour les audits internes et externes.
Conformité et suivi des procédures
- Analyse des relevés de frais de déplacement, examen et organisation des documents financiers en rapport avec les sous-contractants et les sous-bénéficiaires et suivi avec les personnes concernées pour consigner les avances consenties à des membres du personnel et les paiements anticipés de frais d’hôtels
- Maintenance de la documentation « bien reçu » et « contrôle de conformité » pour tous les achats de biens et gestion des stocks.
- Analyse des flux de gestion internes conformément aux procédures
- Effectuer des sessions de formations et/ou rappel sur la conformité en matière de justification de dépenses conformément à la politique en vigueur à Ipas AF.
Gestion fiscale et de la trésorerie
- Rapprochement des comptes de caisse,
- Préparation des prévisions mensuelles de paiements avant soumission au département financier
- Contrôle du respect des calendriers fiscaux et classement des déclarations fiscales
- Vérification et contrôle des entrées ou comptabilisation dans tous les documents comptables
- Suivi de l’historique des ressources financières jusqu’à attribution.
Clients / Fournisseurs internes et extérieurs et tierces parties
- Collaboration quotidienne avec le/a Conseillère Financière pour faire en sorte que toute la documentation soit complète, exacte et conforme aux normes et procédures
- Soutien le Directeur financier pour l’exécution des tâches et des charges qui lui sont assignées, dont les rapports mensuels et contractuels des bailleurs.
- Fourniture de rapports au Directeur Financier en matière de flux de travail, de dates limites, de rapports et de politiques
Gestion des relations avec les entités externes, notamment avec les prestataires, l’administration et consultants externes.
Exigences minimales pour le poste
Expérience
- 3 à 4 ans d’expérience pertinente en procédures financières de base
- Bonnes connaissances de l’environnement des ONG Internationales
- Excellentes compétences organisationnelles et en communication interpersonnelle
- Connaissance de la gestion des fonds de divers donateurs
- Connaissance de la comptabilité des fonds, des lois fiscales locales et nationales, et des normes comptables
- Maîtrise de la compréhension des procédures de traitement des paiements et des retards potentiels pouvant avoir un impact sur les délais de traitement.
- Connaissance des systèmes comptables (ERP) notamment WORKDAY
- Un engagement profond en faveur de la santé et des droits sexuels et reproductifs, notamment l’accès à l’avortement et à la contraception
- Maîtrise de l’anglais au niveau professionnel (parler, lire et écrire) est un atout.
Éducation
- Diplôme de Bac+3 en comptabilité et/ou finance.
Environnement de travail
- Capacité à voyager jusqu’à 10 % à l’intérieur du pays (avec des déplacements régionaux ou mondiaux occasionnels, le cas échéant).
